Tableau de bord de gestion : quelles sont les fonctionnalités essentielles ?

Difficile de piloter une stratégie sans indicateurs de performance. En particulier à l'ère du big data. Or, ce qui vaut pour le marketing, le commercial ou la finance, vaut également pour la gestion des notes de frais. Les frais professionnels constituent pour les entreprises l'un des postes les plus importants en matière de dépense. Pour en savoir plus, l'analyser et le garder sous contrôle, il est donc important d'avoir une vue à 360 degrés de ses KPI qui sert autant à maîtriser sa trésorerie, qu'à anticiper les dépenses à venir, s'assurer de la conformité de sa politique interne et détecter les fraudeurs. Et rien de mieux qu'un tableau de bord de gestion pour cela !

Pour connaître les détails des dépenses

Plus le volume des voyages grossit, plus il est difficile d'avoir une visibilité complète sur ses dépenses. Avec une plateforme de gestion de frais professionnels, il existe de nombreux tableaux de bord que les Travel Managers peuvent consulter. Ainsi, chaque détail des dépenses de votre société est connu grâce à l'analyse des données liées aux déplacements, aux frais et aux factures, depuis les cartes de crédit jusqu’à l’ERP. Autant d'informations qui sont d'ailleurs susceptibles d'intéresser également vos auditeurs, comptables et managers opérationnels. 

Avec un tableau de bord bien construit, vous savez quel service ou quel collaborateur dépense quoi, et à quel moment. Indispensable pour établir des règles de bonnes pratiques sur le plan financier, ou pour actualiser votre politique de voyage interne selon les tendances de dépenses.

Pour consolider les données par fournisseur

Lorsque chaque collaborateur fait sa réservation directement auprès d'un fournisseur, l'entreprise doit passer beaucoup de temps et mobiliser des ressources importantes pour obtenir une vue précise de vos dépenses. Grâce à un tableau de bord global, vous savez en temps réel combien d'argent est dépensé pour chaque fournisseur voyage grâce au rapprochement et au nettoyage automatique de vos transactions par carte. Cette fonctionnalité permet aussi d'utiliser les capacités de normalisation de vos données fournisseurs voyages qui rapprochent automatiquement l’ensemble de vos transactions par carte bancaire. Il devient facile d'exploiter une information précise sur vos dépenses par groupes de fournisseurs. Le budget de chaque compagnie aérienne, chaîne hôtelière ou loueur de véhicules devient transparent et offre des leviers utiles pour une négociation plus efficace au moment de remettre les budgets voyage en jeu.

Pour lutter contre les fraudeurs

Au sein de votre tableau de bord, vous pouvez choisir les statistiques qui comptent pour votre société, et générer les rapports, KPI et données sur mesure dont vous avez vraiment besoin. Ce sont des informations précieuses pour identifier les dépenses inhabituelles ou les écarts importants qui auraient pu passer sous les radars des processus de validation internes. Avec un tableau de bord, vous pouvez identifier toutes les dépenses qui dépassent les plafonds habituels. C'est toujours utile pour corriger et mettre à jour votre politique interne, si le besoin s'en fait sentir, mais également pour creuser le sujet avec les collaborateurs concernés et ainsi éviter tout risque de fraude.

Pour anticiper les fluctuations de trésorerie

La gestion de trésorerie est une discipline qui doit être particulièrement rigoureuse, en particulier dans les PME et les ETI. Ne pas anticiper les dépenses de voyage, c'est se mettre potentiellement en danger. C'est pourquoi un tableau de bord permet également de produire automatiquement des rapports et des alertes selon vos besoins. Vous pouvez configurer la génération automatique de données spécifiques selon les besoins uniques de vos utilisateurs.

À tout moment, vous savez combien de déplacements ont été approuvés et pour quelle estimation de budget. Vous savez aussi combien de notes de frais sont créées, en attente de validation et en cours de paiement. Maîtriser ce workflow permet de garder sa trésorerie sous contrôle et ne pas être pris par surprise, afin de gérer son entreprise de manière plus responsable.

Les tableaux de bord intelligents et mis à jour en temps réel facilitent considérablement la vie des managers qui ont ainsi une vision macro de toutes les interactions liées aux voyages d'affaires. Parce qu'ils peuvent facilement se personnaliser, vous pouvez identifier facilement vos axes d’améliorations : rentabilité, conformité, négociation et détection des fraudes. Quand le pouvoir des données se met au service de l'efficience de votre organisation, les déplacements professionnels deviennent plus clairs, mieux anticipés et plus performants.