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SCOR harmonise sa politique voyage et sa gestion des dépenses au niveau international
Mener un projet de déploiement d’une solution de gestion des frais d’envergure internationale n’est pas toujours simple, voire risqué. D’ailleurs, selon Standish Group Chaos Report 2018, 84% des projets informatiques n'aboutissent pas ou pas dans les temps. Pour éviter ce genre de déconvenues, mieux vaut baliser le déploiement à chaque étape, d’autant plus quand l’entreprise est présente partout dans le monde. Quels aspects convient-il de ne pas négliger ? Retour d’expérience avec Mathieu Defour, Chef de projet IT chez SCOR.
Quatrième groupe mondial de réassurance, avec 38 bureaux dans le monde et opérant dans 160 pays, SCOR est confronté à la complexité de déployer une solution de gestion des frais et déplacements professionnels au niveau international. Equipée initialement d’un simple outil de notes de frais, l’entreprise a besoin de rationaliser la gestion de ses voyages et d’améliorer le contrôle de ses coûts ; le choix se porte alors sur SAP Concur.
Faire preuve d’écoute
Dans le développement de ce projet, SCOR avait pour challenge d'implémenter la solution dans des régions aussi disparates que l’Europe, les Etats-Unis et Singapour. “Ce n’est jamais facile d’harmoniser une politique voyage pour plusieurs pays où les usages, cultures et habitudes sont ancrés. Dans un premier temps, nous avons analysé les politiques locales, afin de faire la différence entre besoins légaux avec lesquels on ne peut pas déroger et règles de confort. Nous avons dû arbitrer en écoutant chaque pays, mais aussi en faisant preuve de fermeté parfois”, témoigne Mathieu Defour, Chef de projet IT chez SCOR.
Identifier des ambassadeurs
Pour intégrer les spécificités et les attentes, Mathieu Defour procède à la consultation de nombreuses parties prenantes : l’IT et les chefs de projet en premier lieu, les Travel Managers, mais aussi les utilisateurs et les assistantes. Ces dernières ont d’ailleurs joué un rôle important d'ambassadrices tout au long du projet. Elles ont été sollicitées pour tester la solution en avant-première, suivre une formation plus poussée que la plupart des collaborateurs, donner leur feedback au fur et à mesure, etc. Autre initiative mise en place : la création d’un poste de Global Travel Manager pour porter les choix en concertation avec le CEO. “Ce dernier était à la fois le Business Owner de la solution et le garant du Core Model”, indique Mathieu Defour.
Communiquer avant, pendant et après le projet
L’une des clés de réussite réside aussi dans la communication continue du projet. “Il y a souvent des résistances évidemment. C’est pourquoi il faut informer l’ensemble des collaborateurs sur le déploiement d’une nouvelle solution tout au long du déploiement et susciter l’envie de changer. Nous avons organisé des réunions massives dans notre auditorium, créé du contenu vidéo et des leaflets expliquant les différentes étapes pour enregistrer une note de frais ou réserver un voyage, ajoute Mathieu Defour. Une fois la solution mise en place, nous avons aussi envoyé une partie de l’équipe projet à Singapour et aux Etats-Unis pour venir en renfort.”
Une solution simple pour une meilleure adoption
Parmi les différentes populations concernées par l’implémentation de la nouvelle solution SAP Concur, les comptables ont été particulièrement séduits. “Ils étaient très satisfaits du projet, car les notes de frais sont enregistrées au fil de l’eau, ils n’ont pas à faire de double saisie, les erreurs sont automatiquement corrigées dans l’outil, et cela simplifie la dématérialisation fiscale. Ils y trouvent un vrai confort de travail, se réjouit Mathieu Defour. Mais quelle que soit la typologie d’utilisateurs, la solution doit être simple et claire pour être bien adoptée. Plus c’est simple, moins les coûts de gestion sont élevés”, conclut-il.
