Réservations d'hôtel de dernière minute : comment les éviter ?

Rien de tel qu’un voyage d’affaires bien planifié, n’est-ce pas ? Pourtant, les déplacements de dernière minute sont inévitables, le plus souvent en raison d’impondérables : réunions reprogrammées, vols retardés ou annulés, ou nécessité imposée par un client. Si un rapport publié l’année dernière révélait que les réservations de dernière minute étaient plus onéreuses pour les vols, celles des chambres d’hôtel infléchissent cette tendance.

Si l’on observe les différentes fenêtres de réservation, nos données montrent que les taux médians les plus bas se situent dans la fenêtre de 0 à 3 jours, alors que la plupart des chambres sont réservées 15 à 30 jours à l’avance, voire plus. En clair, les voyageurs perdent de l’argent en réservant avant que les prix soient au plus bas.

Tendances des réservations dans la zone EMEA

La figure 1 présente les pourcentages de réservations de nuitées, en fonction du nombre de jours précédant le séjour (dans la zone EMEA, en 2017). Les réservations sont les plus nombreuses 15 à 30 jours avant le séjour, alors que les prix sont les plus avantageux 0 à 7 jours avant le départ. L’équilibre doit donc être trouvé entre la disponibilité et le tarif au moment de la réservation.

Figure 1

Est-il possible de réaliser des économies en réservant tôt ?

La figure 2 montre la tendance des prix des chambres par trimestre, par rapport au prix médian, en 2017. Tandis qu’aux deuxième, troisième et quatrième trimestres les tarifs sont inférieurs à la moyenne à partir de 4 à 7 jours avant la date du séjour, ils restent toujours inférieurs au prix médian pendant le premier trimestre (et suivent la même tendance à la baisse). Cet écart important est lié à l’intensification des voyages à mesure que l’année avance, comme le révélait notre précédente étude consacrée aux jours où les déplacements sont les plus nombreux. Un voyageur avisé réaliserait donc des économies en se déplaçant au cours du premier trimestre.

Figure 2
 

Réservations de dernière minute pour voyages éclair

Les figures 1 et 2 montrent que les voyageurs qui réservent leur chambre à la dernière minute obtiennent des tarifs avantageux. Pour affiner encore ce contexte, la figure 3 (ci-dessus) présente la durée moyenne de séjour dans chaque fenêtre de réservation. Les voyageurs qui réservent à la dernière minute, soit entre 3 et 0 jours avant le départ, restent en moyenne 1 à 2 nuits seulement, laissant donc penser qu’il s’agirait de prolongations de séjour. Au vu des offres promotionnelles, ces données pourraient plutôt indiquer que des séjours complets légèrement plus longs sont réservés au plus près de la date de départ, et qu’il ne s’agit pas de simples prolongations. Ces informations sont utiles lorsque la disponibilité des chambres est élevée. 

Figure 3

Habitudes de réservation au Royaume-Uni, en France et en Allemagne

La figure ci-dessus illustre la répartition des tarifs des nuitées au Royaume-Uni, en France et en Allemagne, par fenêtre de réservation. Il est intéressant de noter que si les tarifs baissent régulièrement dans les trois pays, c’est dans la fenêtre des 14 à 8 jours précédant la réservation qu’ils descendent sous le tarif médian au Royaume-Uni et en France, tandis qu’ils restent légèrement supérieurs en Allemagne où le passage sous ce seuil se produit dans la fenêtre des 4 à 7 jours.

Dans les trois pays, les tarifs baissent significativement dans la fenêtre des 0 à 3 jours. Ils sont toutefois inférieurs de 13 % seulement au tarif médian en Allemagne, alors qu’ils chutent à moins 26 % au Royaume-Uni. La variation des tarifs est certainement plus justifiée en Allemagne, mais voyageurs et responsables de voyages feraient bien de réserver plus tardivement, au regard de ce qui se produit en France et au Royaume-Uni.

Figure 4

Répartition par ville

Il est possible de plonger plus en profondeur dans ces données en observant les catégories d’hôtel réservées dans les différentes fenêtres précédant le séjour, à Londres (figure 5), Francfort (figure 6) et Paris (figure 7). Dans chaque ville, nous avons déterminé trois catégories d’hôtel en divisant le tarif moyen des nuitées en trois parts égales.

Si les tarifs des hôtels parisiens haut de gamme baissent régulièrement jusqu’à marquer une légère hausse le jour 0, leur moyenne est supérieure de 50 à 90 % au tarif médian. Cette situation est largement moins avantageuse qu’à Francfort et à Londres, justifiant que cette catégorie d’hôtel soit évitée.

Par comparaison, les tarifs à Francfort suggèrent que les voyageurs effectuant tardivement leur réservation s’orientent vers un hôtel de milieu de gamme. Cela gonfle la demande et fait grimper le tarif moyen jusqu’à 9 % en dessous du tarif d’une réservation effectuée le jour 0 dans un hôtel haut de gamme. Soucieux d’offrir les meilleures conditions aux collaborateurs en déplacement, les responsables de voyages seraient donc bien inspirés de les faire profiter d’un hôtel haut de gamme.

Pour les voyageurs qui se rendent à Londres, les tarifs dans les hôtels d'entrée de gamme sont largement moins élevés que le tarif moyen dans les deux autres villes. Remarquablement stables, ils constituent un argument favorable pour les voyageurs à la cherche d’un hôtel dans cette catégorie.

Figure 5

Figure 6

Figure 7

Obtenir les meilleurs prix, à la dernière minute

Malgré leurs meilleures intentions, les voyageurs ne maîtrisent pas toujours les arcanes des réservations hôtelières. Voici donc quelques conseils pour obtenir les meilleurs tarifs :

- Réserver pendant la période d’annulation. Les annulations s’effectuent généralement 48 à 24 heures avant l’heure d’arrivée, offrant ainsi des disponibilités à des tarifs avantageux.

- Adhérer aux programmes de fidélité. Les programmes de fidélité proposent souvent des surclassements exclusifs, indépendamment de la date de réservation.

- Éviter d’adopter une approche universelle. Les données montrent que les tendances en matière de réservation de dernière minute varient d’une ville à l’autre. Utilisez-les donc à bon escient. Planifiez des voyages lorsque les chances d’un déplacement de dernière minute sont plus élevées — en novembre, par exemple.

Ces informations révèlent une tendance lourde : la puissance des données. En effet, nous avons pu dégager des tendances majeures à partir de cette présentation de l’ensemble des réservations effectuées via le système Concur, l’année dernière, dans ces trois pays et ces trois villes.

Si cet article vous a plu, nous vous invitons à découvrir notre offre Concur Travel ainsi que l'étude réalisée par GBTA et SAP Concur sur les comportements des voyageurs d'affaires.