Quels sont les enjeux du poste de travel manager ?

Toutes les organisations doivent gérer des déplacements professionnels. Mais un déplacement ne vient jamais seul. Il concerne les fournisseurs avec qui vous travaillez, les protocoles internes que vous mettez en place pour cadrer les voyages, les assurances que vous prenez pour vous protéger, les règles de conformité pour être aligné avec la réglementation en vigueur, et la gestion budgétaire qui va avec pour éviter tout dérapage. Le travel manager (ou gestionnaire de voyages) joue un rôle important auprès de vos équipes. Dans un environnement toujours plus numérique, mobile et incertain, le travel manager doit s'adapter au quotidien à de nouvelles contraintes et de nouveaux enjeux. C'est l'occasion d'en savoir plus sur ce sujet qui concerne toutes les organisations.

Travel manager : un rôle clé pour fluidifier et faciliter les déplacements

Plus une organisation grossit, plus ses collaborateurs sont susceptibles de se déplacer. Or, chaque déplacement prend du temps à organiser. Il faut gérer les détails logistiques, organiser les transports, valider les autorisations en interne et s'assurer de réserver auprès des bons fournisseurs. À partir du moment où la gestion des déplacements prend de plus en plus de temps, d'énergie et de ressources, l'intégration d'un travel manager prend tout son sens. 

Les responsabilités du travel manager sont de gérer les voyages et déplacements professionnels des collaborateurs de son organisation. Pour cela, il est en contact direct avec les fournisseurs pour tout ce qui a trait aux déplacements professionnels, gère le budget, assiste les voyageurs dans leur besoin de prestations de voyages (agence de voyage, hôtellerie, billetterie aérienne et ferroviaire, location de véhicules, taxis, visas, etc.) et est souvent le premier interlocuteur pour toutes les questions liées aux voyages, que ce soit en matière de notes de frais, de sécurité des voyageurs ou de politique de voyage interne.

Les enjeux des missions du Travel Manager

Selon un récent sondage mené par GBTA, au cours des cinq dernières années, le rôle de gestionnaire de voyages a évolué pour offrir une valeur encore plus importante à l'entreprise. Pour apporter cette valeur ajoutée, les travel managers ayant au moins 15 ans d'expérience passent plus de temps à se concentrer sur de nouvelles responsabilités :

• 65% à la gestion des données, à l'analyse et à la production de rapports.
• 70% pour l'évaluation des nouvelles technologies.
• 64% à la gestion de la sécurité et des communications des voyageurs.

L'évolution du travail du manager est intimement liée aux nouveaux enjeux de notre société. Illustrations.

Les enjeux financiers : conformité et dépenses invisibles

Deux réservations d'hôtel sur cinq sont faites en dehors des canaux de l'entreprise. Cette statistique est identique entre les entreprises ayant des politiques de voyage strictes et les entreprises ayant des politiques de voyage plus souples. Malgré les règles et les cadres imposés, il peut être difficile de s'assurer que tous les collaborateurs respectent leurs obligations. Si un acte isolé n'est pas un problème en soi, c'est la répétition et le volume de ces erreurs qui peuvent nuire à l'entreprise. Pour y remédier, le travel manager doit trouver des outils et des stratégies pour mieux flécher les dépenses et encadrer tous les achats liés aux voyages. La question d'une plateforme globale allant de la réservation du déplacement au remboursement des notes de frais est un sujet qui peut alors s'avérer structurant.

Les enjeux de sécurité : duty of care et assistance

Même lorsqu'un salarié est en déplacement (en France ou à l'étranger), son employeur est responsable de sa sécurité. Par conséquent, vos collaborateurs s'attendent à ce que vous communiquiez et puissiez intervenir en cas de besoin.

Risques climatiques, naturels ou terroristes, accidents dans les transports, maladies… tous les déplacements ont leur lot de risques potentiels. Or, pour joindre, conseiller et assister efficacement leurs équipes, les entreprises doivent intégrer cette notion (parfois baptisée par l'anglicisme "duty of care") dans leur politique et leur manière de travailler. La solution ? Un outil global capable de géolocaliser les salariés en cas de besoin et d'agréger les données liées au déplacement afin de retracer le parcours du voyageur pour intervenir le plus rapidement possible.

Les enjeux de satisfaction : transformation digitale et fidélisation

Pour un salarié, voyager dans le cadre de son travail peut être fluide, simple et facile; ou chronophage, lourd et complexe. Tout dépend de la manière dont vous considérez les impacts organisationnels liés aux voyages professionnels. En effet, gérer et organiser un voyage peut prendre beaucoup de temps. Il faut obtenir des validations, poser des options, coordonner les calendriers, comparer les prix et les prestations, et faire des réservations. Après coup, le voyageur doit faire ses notes de frais, faire valider ses dépenses et attendre parfois de très longues semaines pour obtenir un remboursement. 

Chacune de ces étapes peut être automatisée ou simplifiée. Parce que la transformation digitale touche également le secteur du voyage d'affaires, le travel manager est en première ligne pour accompagner l'évolution et la transformation digitale de son organisation. Ce travail permet de travailler plus efficacement avec les bons outils, mais en plus, il contribue à la satisfaction des salariés. Avec une technologie de voyage mobile et facile à utiliser, il n'y a rien de plus facile pour piloter ses déplacements. Une bonne manière de garder de votre côté les talents qui voyagent régulièrement !

Pendant un temps, le travel manager était surtout le spécialiste des réservations de voyages et de la négociation avec les fournisseurs. Un rôle purement opérationnel qui a beaucoup évolué. Aujourd'hui, ses missions sont stratégiques. Il travaille de façon pluridisciplinaire avec les autres services de l'entreprise et s'implique de manière transversale sur des sujets clés, allant de la gestion du budget à la transformation digitale, en passant par la satisfaction des salariés, le suivi de la conformité, l'établissement d'indicateurs clés de performance et l'assistance aux salariés dans le besoin ou ayant des urgences à gérer. Un poste complet et passionnant dont les expertises sont de plus en plus recherchées par les grandes organisations.

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