Quels justificatifs doivent me fournir mes collaborateurs pour leurs notes de frais

Indispensable pour rembourser une dépense professionnelle engagée par un collaborateur, un justificatif doit toujours être soumis à l'employeur. C'est une pièce comptable qui a trois objectifs : vérifier la bonne conformité de la dépense, se protéger vis-à-vis de l'URSSAF en cas de contrôle et récupérer la TVA déductible sur les frais admissibles. Mais derrière ces usages, quels sont les justificatifs que les collaborateurs doivent fournir pour valider leur note de frais ? Comme souvent, il y a la règle générale et les exceptions. Explications.

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Justificatif de notes de frais : la règle générale

Techniquement, une simple facture ou un reçu donné par le commerçant est suffisant pour faire office de justificatif. Ces derniers peuvent être au format papier ou électronique, soulignant l’importance de la dématérialisation dans les processus actuels. Même si leur validation interne doit passer par les canaux de transmission de l'entreprise, la tendance est à la simplification des modalités de soumission des justificatifs. Si cette dernière n'est pas équipée d'une plateforme de gestion numérique des notes de frais, les justificatifs doivent alors être imprimés.

Tous les justificatifs doivent comporter plusieurs mentions obligatoires pour être conformes :

• Date de la dépense.
• Nom du fournisseur.
• Détail de la dépense.
• TVA (si applicable et avec les différents taux si nécessaire).

Dans certains cas, le nom de l'entreprise et celui du salarié concerné doivent également être précisés. Pour les dépenses liées à une activité ou mission professionnelle, notamment les indemnités kilométriques, une attestation ou un justificatif spécifique peut être requis. Ces documents sont nécessaires pour calculer les dépenses selon le barème kilométrique de l’administration fiscale et bénéficier d’une exonération fiscale adéquate.

Un reçu ou un ticket de caisse ont donc la même valeur juridique pour justifier une dépense professionnelle.

Les cas particuliers

Certaines dépenses nécessitent des détails supplémentaires. C'est le cas des collaborateurs qui invitent un client à déjeuner ou des frais kilométriques par exemple.

Les invitations clients pour les frais de restauration

Dans le but de développer ou d'enrichir une relation d'affaires, il est fréquent qu'un fournisseur invite un client au restaurant. Si ce cadre doit être prévu par la politique de notes de frais de l'entreprise, le justificatif doit, quant à lui, comporter quelques mentions complémentaires :

• L'identité du client invité.
• Sa fonction.
• Le nom de l'entreprise dans laquelle il travaille.
• Si nécessaire, le nom des éventuels collègues qui accompagnent le salarié.

Pour les invitations nécessitant un justificatif papier, une copie physique du reçu ou de la facture doit être conservée conformément aux politiques internes de l’entreprise.

Les frais kilométriques

En l'absence d'une application capable de géolocaliser et de calculer à votre place les frais kilométriques, ce travail doit être réalisé manuellement par le salarié.

À partir d'une carte de référence (par exemple Google Maps), il est nécessaire de reconstituer l'itinéraire et ses grandes étapes afin de calculer le nombre de kilomètres admissibles au remboursement selon le barème de l'administration fiscale. Il sera ensuite nécessaire de préciser :

• Le motif du déplacement.
• Le nom des clients ou des entreprises visitées, ou le nom de l'événement auquel votre salarié a participé, ainsi que les adresses précises de ces derniers.
• Le lieu de la mission.
• Le kilométrage total réalisé.
• La puissance fiscale du véhicule.

Toutes ces informations devront donc compléter le justificatif afin qu'il puisse être admissible pour remboursement.

Les frais d'hébergement

En plus des informations classiques, le justificatif doit également mentionner différentes informations, comme :

• Le nombre de nuitées.
• Le type de chambre.
• Les frais annexes (minibar, vidéo à la demande, repas en chambre, connexion au réseau Wi-fi,etc.) :
• selon la politique de l'entreprise, tous ces frais de confort personnel ne sont pas forcément remboursés s'ils ne rentrent pas dans l'ordre de mission.

De plus, les coûts associés aux transports locaux ou au trajet entre la résidence du collaborateur et de la mission doivent être documentés. Ils font partie intégrante du déplacement professionnel et ces détails doivent être conformes aux directives de l’employeur pour garantir leur remboursement.

Reçu, facture… comment faire la différence ?

Si les termes sont proches, ils sont pourtant différents dans les usages.

Le reçu contient généralement toutes les informations nécessaires à un remboursement de la note de frais. Le reçu est une preuve de paiement. Cela signifie qu'il atteste que le collaborateur a bien engagé la dépense et peut se faire rembourser.

À l'inverse, la facture est un terme plus générique, car elle ne justifie pas du paiement de la dépense. C'est la raison pour laquelle, il est obligatoire que la mention « facture payée » ou « payée en totalité » soit clairement mentionnée et datée.

Enfin, concernant le justificatif de paiement par carte bancaire, ce dernier peut être accepté par certaines entreprises, mais il n'est souvent pas assez complet. Dans le cadre d'un plein de carburant à une station-service automatique, il contient bien toutes les informations, mais ce n'est pas toujours le cas pour d'autres dépenses.

Et en cas de perte de justificatif ?

C'est un débat important et récurrent en entreprise. Notre article plus complet sur le sujet vous en donnera toutes les clés.

Pour simplifier, il existe deux façons de procéder : la politique de tolérance zéro ou la recherche de solutions alternatives. La première est simple à mettre en place, mais peut s'avérer frustrante en cas de bonne foi évidente (comme un automate qui n'a pas fourni de justificatif par exemple). La seconde option est très chronophage, car elle impose de rechercher des duplicata, de fournir des justificatifs (tickets de carte bancaire, relevé de compte, attestation sur l'honneur) et ne peut être généralisée sans prendre le risque d'un redressement de la part de l'administration fiscale.

En matière de remboursement de notes de frais liées à une activité professionnelle, la rigueur doit primer sur le confort. Parce qu'il constitue un prérequis essentiel au bon traitement de la note de frais, le justificatif doit être présent et conforme aux règles fiscales et à la politique de l'entreprise.

Il existe toutefois une solution qui facilite la gestion des justificatifs : une plateforme numérique accessible depuis n'importe quel terminal connecté. Une fois le reçu en possession du salarié, ce dernier le prend en photo avec son application mobile et cette dernière peut reconnaître la dépense et s'assurer de sa conformité en quelques secondes.

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