Contrôle des coûts de l’entreprise
Quelle TVA sur les frais de déplacement ?
Malgré le développement et l'intensification des outils de communication collaboratifs, il est très difficile de se passer d'un déplacement dans le cadre de son activité professionnelle. Celui-ci peut être inhérent à la mission du salarié, comme les personnes travaillant dans la fonction commerciale itinérante par exemple, ou encore dans le cadre d'occasions plus ponctuelles (rencontre avec un client, opération de relations publiques, réunions diverses, etc.). Chaque déplacement a donc un coût pour l'entreprise, qui peut alors récupérer la TVA associée. Une déductibilité qui n'est toutefois pas toujours automatique.
Les frais kilométriques
Lorsqu'un salarié est contraint d'utiliser son véhicule personnel dans le cadre de son activité professionnelle, l'employeur doit lui reverser des indemnités kilométriques qui sont calculées selon le barème de l'administration fiscale. Ce calcul s'effectue selon la distance parcourue et la puissance fiscale du véhicule.
Aucune TVA n'est associée au remboursement des frais kilométriques. Le montant payé à l'employé ne comprend aucune taxe et il n'est donc pas possible pour l'entreprise de récupérer la TVA. Les trajets effectués dans le cadre des déplacements professionnels ne sont pas soumis à des cotisations sociales et ne sont pas assujettis à une immatriculation spécifique.
La location de véhicules
C'est un poste de dépense où la TVA peut être récupérable selon les situations et le type de véhicule. La règle générale est simple en apparence : il est impossible de récupérer la TVA sur les véhicules de tourisme en location. Il s'agit alors d'une voiture traditionnelle, louée par un collaborateur pour effectuer une mission dans le cadre d'un déplacement professionnel, quelle que soit la distance parcourue ou la durée de la location.
Certaines entreprises peuvent toutefois récupérer la TVA sur les véhicules de location, lorsque ceux-ci sont utilisés dans le cadre de la mission professionnelle. Cette règle concerne essentiellement les entreprises opérant dans le secteur des taxis, les auto-écoles, les pompes funèbres pour le transport des corps, et les ambulances ou voitures utilisées pour le transport de personnes malades ou blessées. Les dirigeants doivent évaluer cette déduction en fonction de la prestation fournie par ces véhicules à leur activité.
En revanche, la règle est différente pour les véhicules utilitaires (camions et camionnettes) qui sont destinés au transport de marchandises et de matériaux. La TVA issue des coûts liés à leur location est ici totalement déductible, ce qui représente un avantage significatif pour les fournisseurs et entreprises qui dépendent fortement de la logistique.
Le carburant
Pour une voiture de fonction ou une voiture de location, la récupération de la TVA répond ici à des exigences particulières selon le type de véhicule (utilitaire ou de tourisme) et le type de carburant. Quelques exemples :
- La TVA est récupérable à 100% pour le diesel destiné à un véhicule utilitaire.
- La TVA est récupérable à 80% pour le diesel destiné à un véhicule de tourisme.
- La TVA est récupérable à 100% pour le GPL, le propane ou le butane liquéfié, quel que soit le type de véhicule.
- La TVA est, en revanche, récupérable à 50% lorsque le GPL est à l'état gazeux pour les véhicules de tourisme.
À noter que dans le cas de l'utilisation d'une voiture personnelle, il n'est pas possible de récupérer la TVA liée au carburant. En effet, ce poste de dépense est déjà compris dans le remboursement du barème kilométrique, comprenant également l'amortissement du véhicule, son assurance, l'entretien et les réparations mécaniques.
En outre, des règles spécifiques s’appliquent pour la récupération de la TVA concernant les cadeaux d’affaires. Selon le montant et la nature des cadeaux, l’entreprise peut être en mesure de récupérer la TVA. Il est donc essentiel de collaborer avec un expert comptable pour s’assurer que toutes les déductions sont optimisées selon l’intérêt de l’entreprise.
De même, il existe des conditions spécifiques permettant de récupérer la TVA pour les cadeaux offerts aux clients. Ces conditions varient en fonction de la valeur du cadeau et de son utilisation dans le cadre des activités promotionnelles de l’entreprise, notamment en termes de déduction.
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Solution de gestion des déplacements professionnelsLes frais autoroutiers et le stationnement
Lorsqu'un collaborateur doit emprunter une route payante (autoroute, tunnel, pont, etc.), les frais inhérents comprennent une TVA que l’entreprise peut récupérer.
La TVA liée aux frais autoroutiers est donc déductible, et ce, quel que soit le type de véhicule (utilitaire ou de tourisme). Un nombre croissant d'entreprises équipent toutefois les voitures de fonction de badges de télépéage permettant d'automatiser ce processus et de faciliter le paiement.
Ce qui vaut pour les péages vaut également pour les frais de stationnement. Les hôtels proposent souvent des prestations de parking avec ticket qui permettent à l’entreprise de récupérer la TVA associée aux frais de stationnement.
Les transports de personnes
Bus, métro, tramway, moto, taxi et même train, bateau ou avion… Quel que soit le moyen de transport utilisé, la TVA n'est pas déductible. Le montant sera donc comptabilisé en TTC, et ce, indépendamment de la distance ou du moyen de transport. Cette règle s’applique également à l’entrepreneur qui utilise ces modes de transport pour ses déplacements professionnels.
Amendes et contraventions
Que ce soit pour un stationnement non payé ou un excès de vitesse, il est possible de se faire verbaliser sans interaction avec un officier de police. Dans le cadre d'un déplacement impliquant le véhicule de fonction, l'avis de contravention sera alors envoyé à la personne morale qui est propriétaire du véhicule.
Techniquement, il est tout à fait possible d'intégrer une contravention dans sa comptabilité en utilisant le compte 6712. En revanche, il est impossible de la déduire fiscalement. Quant aux modalités de paiement, ce sont des pratiques qui doivent être clarifiées en interne entre l’organisation et les employés.
Si une infraction de la route est commise avec un véhicule personnel dans le cadre d'une mission professionnelle, la contravention sera adressée au salarié qui devra honorer le paiement et assumer les pertes éventuelles de points sur son permis de conduire.
Par leur diversité et leur spécificité, les frais de déplacement représentent une mécanique comptable complexe qui peut dérouter les entreprises. C'est la raison pour laquelle il existe des outils spécialisés dans la gestion des notes de frais qui sont capables de s'interfacer avec des logiciels de comptabilité afin de s'assurer que toute la TVA déductible soit bien réclamée. Après tout, personne n'a envie de prendre à sa charge une dépense qui ne lui incombe pas.
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