Contrôle des coûts de l’entreprise
Quel est l’impact des erreurs de vos collaborateurs sur leurs notes de frais ?
Sur une note de frais, les erreurs peuvent être multiples : un montant erroné, une TVA non déclarée ou mal déclarée, une dépense non fondée, non justifiée ou non validée, etc. Le problème, c'est que chaque erreur peut avoir des conséquences importantes pour l'entreprise. Que ce soit en termes de temps, de budget ou de conformité. Sans compter le risque toujours présent d'un contrôle de la part des autorités fiscales et sociales. Voyons ensemble les risques existants pour mieux gérer vos processus internes en matière de frais professionnels.
Le non-remboursement de la note de frais
Si une note de frais ne respecte pas la politique interne et les règles en vigueur, elle peut ne pas être remboursée. Et les raisons sont nombreuses :
- Justificatif absent : l'absence de justificatif devrait normalement empêcher tout remboursement, car ni l'entreprise ni le salarié ne peuvent prouver que la dépense a été effectuée. Oublier ou perdre un justificatif après une dépense peut donc avoir un impact direct et immédiat sur la trésorerie du collaborateur.
- Justificatif non valide : tous les justificatifs ne sont pas considérés comme étant acceptables aux yeux de la loi. Ce qu'il faut, c'est un reçu de paiement ou une facture en bonne et due forme. Oubliez les tickets de carte bancaire, les devis ou les échanges d'email.
- Dépense non validée en interne : si un collaborateur engage une dépense sans le consentement ou l'accord de son manager ou de son directeur, celle-ci devient de facto caduque. Dans le cadre d'une dépense légitime, l'entreprise n'est pas à risque, et dans certains cas, il est possible de corriger le tir a posteriori, même si cela n'est jamais souhaité. En revanche, cela doit être l'exception et non la règle. Et si les dépenses non validées se multiplient ou proviennent toujours des mêmes personnes, c'est à l'entreprise de recadrer les choses en amont, en renforçant sa politique interne et en s'assurant qu'elle soit bien transmise et comprise par les RH ainsi que les employés.
- Montant disproportionné : une chambre d'hôtel à 500 euros ? Un repas gastronomique ? Un vol en première classe ? Toutes les dépenses professionnelles, y compris les fournitures, doivent respecter certaines normes et budgets établis. Si le montant ne correspond pas à ce qui avait été validé ou si c'est une somme jugée déraisonnable, la note de frais pourrait simplement ne pas être remboursée.
- Note de frais présentée en double : que ce soit de manière fortuite ou organisée dans le cadre d'une tentative de fraude, les notes présentées en double sont bien sûr interdites et ne pourront pas être remboursées deux fois. Hélas, dans les entreprises avec des traitements manuels et des ressources limitées, ce sont des situations qui peuvent arriver.
- Justificatifs à fournir : vos collaborateurs doivent fournir des justificatifs adéquats pour chaque dépense engagée dans leurs notes de frais, y compris les indemnités kilométriques calculées selon le barème établi par l’employeur. Ces justificatifs doivent être des reçus de paiement ou des factures en bonne et due forme, conformes aux exigences légales et internes de l’entreprise.
Une perte de budget
Lorsque la note de frais est assujettie à la TVA, celle-ci doit être récupérable par l'entreprise. Or, dans certains cas, c'est une technique comptable qui est oubliée ou ignorée pour diverses raisons (manque de temps, de ressources, pas les bons outils, etc.).
Le problème, c'est que sur une année, selon le nombre de voyages et de collaborateurs, la TVA non réclamée pourrait constituer un montant important. La pratique n'a ici rien d'illégal en soi, mais il serait dommage de ne pas réclamer votre dû, car cela représente une perte de budget. La dématérialisation des notes de frais promet de transformer cette situation en facilitant la récupération de la TVA et en optimisant la gestion budgétaire pour les PME. Ce changement va simplifier le processus de soumission et de traitement des notes de frais par l’automatisation des modalités de validation. Comprendre et mettre en œuvre le processus de digitalisation des notes de frais est crucial pour les entreprises qui cherchent à maximiser leur efficacité et à réduire les erreurs. Ce processus nécessite de choisir un outil adapté, former les employés et intégrer le système aux processus financiers existants, le tout sous la supervision de l’employeur.
Un contrôle et un redressement
Si les erreurs de vos notes de frais ne sont pas vues par vos services internes, il peut y avoir des conséquences directes en cas de contrôle de la part de l'URSSAF. En plus de devoir régulariser le paiement des cotisations associées aux notes de frais frauduleuses, vous encourez également des majorations de retard.
D'autre part, ces erreurs peuvent aussi être signalées dans le cadre d'un audit et nécessiter des corrections pour s'assurer de la conformité de vos finances par rapport au cadre réglementaire et fiscal. En outre, l’adoption de technologies avancées joue un rôle crucial dans la reprise du voyage d’affaires. Elle permet effectivement une gestion plus efficace et conforme des déplacements professionnels, améliorant ainsi la productivité globale. Cela inclut des solutions pour une meilleure gestion des notes de frais, contribuant ainsi à minimiser les risques lors des contrôles et des audits.
Une perte de temps
C'est l'impact le plus évident, mais parfois le plus difficile à chiffrer. Car si l'erreur est repérée, elle va nécessiter de longs aller-retour entre le DAF, le manager et le salarié concerné. Concrètement, ce sont de longues discussions et demandes d'éclaircissement qui peuvent prendre de longues heures pour gérer ce genre de problème. Pour les PME, l’adoption d’un barème conforme à la réglementation et communiqué par l’employeur peut grandement faciliter la gestion des notes de frais. Dans ce contexte, le classement adéquat de ses notes de frais est crucial pour faciliter leur suivi et leur vérification, minimisant ainsi les erreurs et les temps de traitement. Plus la donnée est atomisée entre différents systèmes, différents interlocuteurs et différents outils, plus elle est difficile à analyser et à contrôler. Et lorsqu'il faut corriger quelque chose, la perte sèche en matière de productivité est immense. L’adoption d’un logiciel de gestion des notes de frais peut significativement réduire ces pertes, en particulier celles qui concernent les coûts liés aux déplacements professionnels. Il le fait en automatisant la collecte, la soumission et la validation des dépenses, tout en assurant le respect des politiques internes et des réglementations en vigueur.
Pour limiter les impacts des erreurs de vos collaborateurs en matière de gestion de frais professionnels, il est important de se munir d'un outil dédié permettant de fluidifier vos actions. Vous pourrez ainsi dormir tranquille, car votre logiciel travaille pour vous en instaurant un cadre clair pour une conformité à toute épreuve, y compris en matière de cotisations sociales. Cet aspect est crucial parmi les enjeux de conformité financière et législative de votre entreprise.
Pour aller plus loin, nous vous invitons à consulter 2 articles : le premier traite de la TVA récupérable, quand au deuxième, il aborde la thématique de la TVA déductible.
