Quel est le délai de prescription d'une note de frais ?

Que faire de cette vieille note de frais qui s'était cachée dans les tréfonds d'un dossier ou d'un tiroir ? Une dépense de quelques dizaines d'euros datant de plus d'un an et qui avait été oublié par le salarié. On tire un trait dessus en maudissant sa mauvaise organisation ? C'est probablement ce qui pourrait se passer, en particulier si la politique de l'entreprise en la matière est très précise. Pourtant, entre politique interne et obligations légales, les intérêts sont divergents.

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Délai de prescription : les bonnes pratiques

Imposer un délai de prescription dans le traitement des notes de frais est bien souvent une nécessité interne. Chaque dépense remboursée est comptabilisée dans un exercice comptable particulier, et il est toujours complexe pour le service finance de revenir plusieurs mois ou plusieurs années en arrière.

C'est aussi une question de bon sens pour les salariés : plus tôt ils soumettent des notes de frais, plus tôt ils peuvent se faire rembourser par leur employeur.

Il est donc recommandé d'indiquer un délai de prescription raisonnable dans une politique de gestion des notes de frais. C'est une bonne manière pour fluidifier le traitement et éviter les impacts inattendus sur la trésorerie de l'entreprise.

Pourtant, cette bonne pratique ne pourra qu'encourager et inciter les collaborateurs à agir. Car en la matière, loi et la politique interne ne font pas toujours bon ménage.

Notes de frais : un plafond de 5 ans ou de 3 ans ?

On lit souvent - y compris sur des articles de blog très récents - que la prescription imposée par la loi est de 5 ans. Cela signifie qu'un salarié dispose de 5 années à compter de sa dépense pour se faire rembourser. Cette prescription quinquennale a été à la fois confirmée et infirmée par la Cour de Cassation, rendant la question complexe.

Une sorte de feuilleton juridique que l'on vous résume pour bien comprendre. À noter que ce contenu ne constitue en rien un avis juridique et qu'un avocat sera toujours indispensable pour accompagner tout employeur dans la question du délai de prescription.

En mai 2009, une décision a confirmé que la prescription quinquennale s'appliquait à l'action en remboursement de frais professionnels comme à toute action relative au salaire, et ce, en dépit de l'existence d'une note de service imposant un délai pour faire ses notes de frais. En clair : la politique interne n'a pas force de loi et quel que soit le délai indiqué, un salarié disposera de 5 ans pour soumettre à son employeur des notes de frais pour remboursement.

Cet arrêt a été remis en cause quelques mois plus tard, en septembre 2009. La décisions prise est exactement inverse, puisque la Cour a jugé que l'employeur n'était pas dans l'obligation de rembourser les frais pour lesquels le salarié n'avait pas respecté le délai imposé (cass. soc. 29 septembre 2009, n° 07-45722 FD). En clair : la politique interne a force de loi et l'employeur a le droit de ne pas rembourser un salarié qui soumettrait ses notes de frais après l'expiration de la période décidée.

En 2013, les choses se clarifient un peu. La justice impose un nouveau délai qui ne considère pas le contenu de la politique interne de l'entreprise. Le code de travail précise que le salarié dispose de 3 années pour se faire rembourser. L'article L3245-1 s'impose ainsi pour les réclamations liées au salaire, mais s'applique de façon identique à l’action en remboursement de frais professionnels.

Le salarié doit donc respecter les délais imposés par son employeur, mais s'il ne le fait pas, il dispose de trois années pour porter sa cause devant les tribunaux.

Pour limiter les abus : une application de gestion des notes de frais

Si ce débat sur la prescription est aussi passionnant que complexe, il existe une solution efficace pour inciter ses salariés à ne pas attendre des mois ou des années avant de soumettre une note de frais. Il s'agit d'une application mobile permettant de traiter ses dépenses depuis n'importe quel smartphone. Dès réception du reçu, le salarié le prend en photo et les informations en sont extraites pour alimenter automatiquement la note de frais. Le justificatif est archivé dans le cloud et il devient possible de construire une note de frais en quelques secondes, au fur et à mesure de ses déplacements. Une bonne raison pour ne pas procrastiner !

Dans un domaine aussi évolutif que le droit du travail, n'hésitez donc pas à vous faire accompagner par un professionnel du droit. En parallèle, la construction d'une politique de notes de frais reste indispensable afin de donner un cadre à votre action. Quant au délai de prescription interne, il doit rester raisonnable par rapport à votre activit et au volume traité. Si un mois peut sembler très court, une période de temps de trois à six mois semble acceptable dans la plupart des organisations.

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