Préparer son projet grâce à un intégrateur : le témoignage de L'Oréal

Comment éviter le surcoût d’un projet mal pensé ?

Réussir un projet d’intégration et de déploiement d’une solution de gestion des notes de frais et des voyages d'affaires dans un groupe international peut se révéler complexe. Il arrive en effet que certaines entreprises rencontrent des désagréments et que cela ne se déroule pas comme prévu, avec par exemple :

• Des interlocuteurs inappropriés (nombre, quantité, qualité)
• Des difficultés de pilotage et de mise en œuvre 
• Des changements en cours de déploiement
• De la résistance au changement
• Des délais qui s’allongent

Ces difficultés peuvent rapidement entraîner des problématiques de ressources, de délais, de coûts, avec in fine, un impact sur le budget initial. Pour éviter cela, SAP Concur s’entoure d’intégrateurs partenaires et certifiés, en capacité d’apporter le support et le conseil nécessaires en fonction des différentes phases du projet d’intégration, de la préparation jusqu’à l’accompagnement auprès des utilisateurs.

A l’occasion de Fusion Exchange Paris 2018, SAP Concur a proposé une session sur le sujet, animée par Stanley Hayes, Senior Director EMEA Services de SAP Concur, avec le témoignage de Pernod Ricard et d’Arago Consulting sur la phase de préparation. Pour l’étape cruciale de mise en oeuvre, ce sont L’Oréal et son intégrateur Viseo qui sont venus expliquer la façon dont ils ont travaillé pour s’assurer de la réussite du projet.
 

Faire appel à un intégrateur pour piloter l’ensemble du projet

Pour un grand groupe comme L’Oréal, le projet d’intégration de la solution SAP Concur consistait à harmoniser et simplifier la gestion des frais de déplacement dans l’ensemble des filiales du groupe. “Nous avons choisi SAP Concur, car l’outil couvrait l’ensemble des besoins que nous avions identifiés durant la rédaction de la norme groupe. Avec l'aide de Viseo, nous avons établi un «  Core Model  » qui pouvait être déployé dans 60 pays et 30 usines. Nous avons aussi mis en place une organisation du projet permettant de déployer environ 25 sites par an”, a témoigné Eric Mottron, Concur Application Manager chez L’Oréal. 

Quelles étaient les motivations dans le choix de Viseo ? Elles étaient multiples comme l’a détaillé le porte-parole de L’Oréal : “Viseo présentait plusieurs compétences qui nous ont permis de réaliser l’un de nos objectifs, à savoir la préparation des déploiements dans chaque pays avant l’intervention des équipes de SAP Concur en charge de la configuration.”  Ces compétences sont :

• Une bonne connaissance de l’organisation L’Oréal, suite à la mise en place de plusieurs projets au sein de la direction générale de l’administration et de la finance comme la dématérialisation des factures fournisseur.
• Une élaboration du Core Model par rapport à une norme groupe. 
• Une expertise Travel & Expense / Certifiée SAP Concur pour s’assurer d’un travail collaboratif.
• Une disponibilité des ressources AMOA pour la préparation du Core Model et l’analyse des écarts avec les différents pays à déployer.
• Une préparation des déploiements avant l’intervention des équipes Concur, pour avoir une parfaite maîtrise du planning et du budget.
   

Une méthodologie éprouvée pour assurer la réussite du projet

Viseo, qui avait déjà accompagné L’Oréal sur d’autres projets de back-end ERP et d’optimisation des process financiers, a appliqué sur ce projet une méthodologie permettant d’accélérer et d’industrialiser les déploiements qui ont suivi les premiers pilotes. “Aujourd’hui, nous sommes sur un rythme d’environ 2,5 vagues par an : entre 20 et 25 pays par an embarqués sur une plateforme unique et mondiale. Une cadence de ce type n’est possible qu’en constituant un « kit de déploiement » (support de présentation de la solution, support « prêt à l’emploi » de gap analysis, support de formations, FAQ et plan de communication / change management,…), a décrit Etienne Jacquet, directeur de projet chez Viseo. Elle n’est également possible qu’avec un plan projet permettant un recouvrement partiel des vagues de déploiement, afin de maintenir un niveau d’occupation le plus «  lean  » et optimisé possible des équipes. En clair, il faut alimenter les équipes d’implémentation de SAP Concur  en temps et en heure.”

Parmi les objectifs cruciaux lors de ce projet, le porte-parole de Viseo mentionne la construction du Core Model. Ce dernier devait totalement intégrer la politique voyage du groupe, refondue à l’occasion du projet et garantir sa parfaite adoption dans toutes les filiales. “Les seules «  sorties de route  » autorisées devaient se limiter à des pratiques locales, que la réglementation légale et/ou fiscale justifiaient, et je pense que l’on a bien réussi à juguler la créativité de certaines filiales”, a indiqué Etienne Jacquet.

Au total, 40 000 utilisateurs concernés

Même si le projet est encore en cours, les bénéfices sont déjà visibles. “Avec l’organisation mise en place et un réel respect du planning et du budget, on peut considérer que ce projet est un succès, d’autant plus que nous avons un indice de satisfaction des utilisateurs supérieur à 16/20”, a annoncé Eric Mottron.

Grâce aux succès des premières vagues d’implémentation, le groupe s’assure une diminution des résistances au changement qui pourraient avoir lieu dans certains pays. “Il faut avoir en tête qu’avec 40 000 utilisateurs à terme, l’application SAP Concur sera une des applications du groupe avec le plus grand nombre d’utilisateurs, derrière le pack office. Ceci a été possible grâce à l’application en mode SaaS de SAP Concur, mais aussi grâce à l’organisation tripartite du projet avec Concur, Viseo et L'Oréal”, a conclu Eric Mottron.