Pourquoi vos employés fraudent-ils sur leurs notes de frais ?

Au fur et à mesure de l'évolution des méthodes de travail, votre organisation, comme beaucoup d'autres, peut se retrouver plus vulnérable face à la fraude. Bien qu'elle soit considérée par certains comme un simple "remplissage du rapport de dépenses ", la fraude sur les notes de frais est un acte qui touche tout type d'entreprise, avec d'importantes conséquences financières.

En effet, 38 % des employés admettent qu'ils font régulièrement des demandes de remboursement pour des dépenses qu'ils savent ne pas être conformes à la politique de l'entreprise et 68 % des dirigeants financiers ne sont pas entièrement convaincus du respect de la politique de voyages par leurs employés.

Une étude mondiale menée par KPMG a révélé que le principal facteur qui incite à commettre des fraudes en matière de dépenses est le désir d'en tirer un profit personnel. Qu'il s'agisse d'un complément de salaire jugé insuffisant, d'un changement de situation personnelle ou de soucis financiers. Le désir de gain personnel peut pousser, même les personnes les plus respectueuses des politiques d'entreprise, à frauder.

Le saviez-vous ? Les indemnités kilométriques, les fournitures de bureau achetées pour usage personnel et la modification des reçus de taxi sont les trois types de dépenses frauduleuses les plus courants ! 

Il existe deux niveaux de service d'audit pour prendre en charge le type d'inspection dont votre entreprise a besoin pour réduire la fraude :

• L'audit des reçus qui permet de vérifier et de valider les lignes de dépenses avec le reçu soumis,
• L'audit des politiques, qui offre tous les avantages de l'audit des reçus, ajoute un niveau supplémentaire d'examen par rapport à votre politique particulière sur les frais de déplacement et les dépenses de l'entreprise, 

A cela s'ajoute d'autres outils et fonctionnalités qui assurent l'exactitude des allégations telles que : 

• La capture des frais kilométrique
• La configuration des politiques
• L'analyse et le reporting

Bien que la technologie joue un rôle important dans l'exactitude des allégations, l'impact de la culture d'entreprise est essentiel. Assurez-vous que votre politique de dépenses soit claire et précise. Plus votre politique est facile à comprendre, plus elle est facile à respécter pour vos employés. Une solution entièrement intégrée de gestion des frais de déplacement et des dépenses garantit la saisie de toutes les activités liées aux dépenses, ce qui vous permet d'assurer la conformité et de signaler automatiquement les dépenses non couvertes par votre politique.  

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