Ordre de mission : définition et modèle

Les déplacements professionnels sont très fréquents pour certains métiers, comme les commerciaux, les auditeurs, les managers ou les personnes en représentation officielle. Dès lors, il est important que l’entreprise puisse donner un ordre de mission aux salariés en déplacement. C'est un formalisme nécessaire pour protéger l’organisation et l'employé, en particulier en cas d'accidents de travail ou de risques importants liés aux déplacements. Une démarche qui rentre dans la « duty of care » de l'entreprise et dans sa politique interne de voyage. Explications.

• Qu'est-ce qu'un ordre de mission ?
• Comment rédiger un ordre de mission ?
• Modèle d'ordre de mission

Qu'est-ce qu'un ordre de mission ?

C'est un document formel, écrit, qui peut être une lettre papier ou numérique, et qui est donné par la direction à l'employé au moment d'organiser un déplacement. Il précise l’objet de la mission, identifiant clairement les tâches à accomplir et le prestataire ou les organismes impliqués. L'ordre de mission permet au salarié de bénéficier des avantages et de la protection de son statut même lorsqu'il est à l'extérieur de l'entreprise. C'est aussi une garantie et une sécurité supplémentaire pour s'assurer que le salarié soit couvert pour les accidents de travail.

Un ordre de mission est un document contractuel qui autorise le salarié à se déplacer, et qui lui permet aussi de bénéficier des avantages dont il aurait profité en restant au bureau. Il n'abandonne pas son poste, il est simplement en déplacement à la demande de son entreprise. En cas de mission à l’étranger, l’ordre peut nécessiter une délégation spécifique. Il aborde également les conditions liées à la résidence familiale du salarié, notamment si un refus de déplacement est émis en raison de contraintes personnelles. Que le collaborateur soit en déplacement pendant 3 jours où réalise une mission d'audit longue chez un client pendant 3 mois, l'ordre de mission est un document obligatoire pour un salarié qui part en voyage d'affaires. Ce document prend aussi en compte les spécificités des missions réalisées auprès d’entités ou de clients étrangers, soulignant l’importance d’une préparation adaptée aux normes et régulations étrangères.

Pour certains métiers, on se réfère d'ailleurs à la convention Syntec qui représente plus de 3 000 groupes et sociétés françaises spécialisés dans les professions du numérique, de l'ingénierie, du conseil, de l'événementiel et de la formation professionnelle. L'article 51 de la convention collective Syntec prévoit justement qu’un ordre de mission doit être établi avant l’envoi d’un collaborateur en déplacement.

Enfin, il est important de préciser dans l’ordre de mission ou dans les politiques de voyage de l’entreprise les règles concernant les dépenses spécifiques, telles que l’achat d’alcool. La politique de l’entreprise doit clairement indiquer si le remboursement des boissons alcoolisées est accepté dans le cadre des notes de frais de déplacement. De plus, il faut préciser si les tickets de caisse doivent être fournis comme preuve de ces dépenses. Cette clarification aide à maintenir une gestion transparente et équitable des dépenses professionnelles. Elle prévient également les situations d’absence injustifiée ou les risques d’accident liés à la consommation d’alcool durant les missions professionnelles. 

Comment rédiger un ordre de mission ?

L'ordre de mission doit prendre la forme d'un formulaire ou d'une lettre, car c'est un document officiel qui est considéré comme étant un avenant au contrat du salarié. Attention, un simple e-mail n'est pas suffisant. L'ordre de mission doit être un document à part entière. Comme le précise l'article L411-2 du Code de la sécurité sociale, un déplacement professionnel effectué sans ce document pourra être considéré comme un voyage privé. En tant que salarié, il est donc crucial de ne pas oublier de demander votre ordre de déplacement avant de partir en voyage professionnel. Pour les déplacements professionnels à l’étranger, il est essentiel de spécifier dans l’ordre de mission les conditions particulières liées à ces missions internationales. Cela inclut les visas, les assurances de voyage, les moyens de transport utilisés pour le trajet et les directives de santé et de sécurité spécifiques au pays de destination.

Un ordre de mission peut être personnalisé selon les besoins et s'adapte à la plupart des situations de la vie des entreprises. C'est ainsi qu'il peut être ponctuel ou permanent (notamment pour les commerciaux qui sont très souvent sur la route), attaché ou non à la conduite d'un véhicule (voiture de fonction mise à disposition par l'employeur, par exemple) et à un périmètre géographique (région ou pays par exemple, interdisant ainsi à un salarié d'utiliser une voiture de fonction pour rouler à l'étranger). En complément, aborder la gestion d’une note de frais sans facture est essentiel, en précisant les modalités d’indemnisation et les preuves alternatives acceptées pour le remboursement. Cela inclut l’acceptation de tickets pour les transports ou le trajet comme justificatifs valides. Cette mesure assure une flexibilité nécessaire pour les situations où obtenir une facture n’est pas possible. En outre, intégrer Airbnb à ses notes de frais de déplacements professionnels est une option moderne et flexible pour l’hébergement. Cette approche permet de réduire les coûts tout en offrant des séjours plus confortables et adaptés aux besoins spécifiques des missions.

Le document doit donc contenir les mentions suivantes :

• L’identification du salarié (nom, prénom, numéro de salarié le cas échéant).
• Les déplacements prévus (lieu de départ, lieu de mission, la date des déplacements et la durée de la mission).
• Le motif de la mission du salarié (conseil, vente, formation, prospection, conférence, salon, etc.).
• Les moyens de transport utilisés (train, avion, taxi, voiture de fonction, voiture de location, voiture personnelle, etc.).
• Le mode de remboursement des frais de voyage : au réel ou au forfait, avec un montant estimé global dans le cadre du forfait.

Selon le type de missions, il peut aussi comporter les éléments ci-dessous :

• L'obligation d'un contrôle médical.
• Les éléments de rémunération et les modalités de règlement.

Enfin, pour les missions longues (généralement supérieures à 6 mois), il peut aussi comporter les points ci-dessous :

• La possibilité ou non d'emmener sa famille.
• Les conditions de rapatriement du salarié et de sa famille.
• Le maintien ou non des régimes de retraite, de prévoyance, de la sécurité sociale ainsi que des prestations familiales.
• Le plan de réintégration du salarié à la suite de sa mission.

Modèle d'ordre de mission

Téléchargez gratuitement notre modèle d'ordre de mission. C'est une solution rapide et efficace pour rédiger ou adapter votre ordre de mission. Vous n’aurez qu’à ajouter vos propres informations, le faire signer par vous-même ainsi que par le salarié en question.

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Modèle ordre de mission

L'ordre de mission permet de structurer et de rationaliser les déplacements de vos équipes qui pourront ensuite partir en mission en toute sérénité. Il est également crucial d’intégrer les dispositions relatives à l’indemnité de grand déplacement. Ces dispositions sont spécialement conçues pour couvrir les besoins des salariés lors de missions prolongées ou à l’étranger, incluant l’indemnisation pour le trajet. Pour les professionnels du BTP, l’indemnité de grand déplacement prend en compte les spécificités du secteur. Cela inclut des critères et des montants adaptés aux contraintes des chantiers et aux déplacements inhérents à ces activités. Afin d’aller plus loin, vous pouvez aussi optimiser la gestion de vos frais professionnels avec une application digitale afin de gagner du temps, de l'argent et de l'énergie sur la manière dont vos notes de frais sont traitées. Intégrer un délai clair pour le remboursement des collaborateurs dans le processus de gestion des notes de frais est aussi importante pour maintenir la confiance et la satisfaction de l’équipe. En prenant compte les frais liés aux transports, les tickets de résidence ou tout autre justificatif, il est nécessaire de définir des procédures claires pour le remboursement.

Gestion des ordres de mission

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