Fraude et conformité
Note de frais imposable : ce qu'il faut savoir
Les notes de frais font partie intégrante du quotidien de nombreux salariés, quel que soit leur secteur d'activité. Les raisons de se déplacer pour le travail sont multiples : participation à des salons commerciaux, rendez-vous avec des clients, visites de fournisseurs, ou encore repas d'affaires. Quelle que soit la taille de l'entreprise, lorsqu’un salarié engage des frais pour l’exercice de ses fonctions, ces dépenses doivent être remboursées par l'employeur. Ce remboursement se fait sur présentation d'une note de frais, un document qui récapitule les dépenses effectuées et qui est accompagné des justificatifs requis.
Cependant, lorsqu'un employé reçoit une somme d'argent pour couvrir ces frais, il peut se poser la question de savoir si ce montant est imposable. Est-ce que le remboursement des frais professionnels impacte l'impôt sur le revenu ? Décryptons ensemble le régime fiscal qui encadre ces pratiques.
Régime fiscal des notes de frais : ce que dit la loi
De manière générale, le remboursement des dépenses engagées par un salarié dans le cadre de son activité professionnelle n'est pas soumis à l'impôt sur le revenu. Ce principe repose sur une logique simple : le salarié ne fait que se substituer à l'entreprise en avançant des frais qui lui seront remboursés par la suite. Il serait donc injuste qu'il soit imposé sur une somme d'argent qui ne représente pas un revenu personnel, mais bien une dépense professionnelle.
Cependant, cette exonération fiscale n’est applicable que dans le cadre de frais jugés légitimes, justifiés et en adéquation avec l’activité professionnelle. En d'autres termes, seules les dépenses nécessaires et proportionnées aux besoins de l'entreprise peuvent bénéficier de cette exonération. Si une dépense semble exagérée ou injustifiée, comme des repas dans des restaurants étoilés ou des nuits dans des hôtels de luxe, elle pourrait être requalifiée en avantage en nature par les autorités fiscales.
Cela signifie qu’elle serait alors soumise aux cotisations sociales et à l’impôt. L'URSSAF est d'ailleurs particulièrement vigilante sur ce point lors de ses contrôles. Il est donc essentiel de bien conserver les justificatifs et de s’assurer que les dépenses engagées sont conformes aux règles.
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Logiciel notes de fraisFrais réels ou forfaitaires : deux méthodes de remboursement
Les entreprises disposent de deux options pour rembourser les frais de leurs salariés : le remboursement des frais réels ou l'indemnisation forfaitaire.
Le remboursement des frais réels
Avec cette méthode, l’entreprise rembourse exactement les dépenses engagées par le salarié, à condition qu’elles soient justifiées par des reçus ou des factures. Par exemple, un salarié qui a payé un billet de train pour se rendre à un rendez-vous professionnel sera remboursé du montant exact de ce billet. Les frais réels offrent donc une transparence totale, mais demandent une certaine rigueur administrative, tant pour le salarié que pour l'entreprise.
En matière d’imposition, les remboursements de frais réels ne sont pas soumis à l’impôt sur le revenu, à condition que les dépenses respectent les cadres légaux. En cas de dépassements ou d’anomalies (par exemple, un billet de première classe alors que la politique de l'entreprise impose un déplacement en seconde classe), l'administration fiscale pourrait requalifier ces remboursements et imposer un redressement fiscal. Lorsque cette situation survient, et si le salarié a clairement enfreint la politique de l'entreprise, l'employeur pourrait ne lui rembourser que l'équivalent du billet de seconde classe, laissant le surplus à la charge de l'employé. Si cet exemple reste mineur en termes d'impact financier, l'URSSAF sera notamment particulièrement vigilant sur les dépenses somptuaires susceptibles d'attirer l'attention (repas gastronomiques, hôtels de luxe, déplacements non motivés par une raison professionnelle, etc.).
Le remboursement forfaitaire
Le système forfaitaire, quant à lui, repose sur un montant global alloué à l’avance par l’employeur pour couvrir certaines dépenses spécifiques, telles que les frais de repas ou de logement lors d’un déplacement professionnel. Contrairement aux frais réels, le salarié ne doit pas nécessairement fournir de justificatifs détaillés pour chaque dépense, tant que le forfait respecte les plafonds définis par l'administration.
Les montants forfaitaires sont soumis à des seuils précis, fixés chaque année par l’URSSAF. En dessous de ces seuils, les sommes versées ne sont pas imposables. Par contre, si le montant du forfait dépasse les limites fixées par l’administration fiscale, la partie excédentaire est considérée comme un avantage en nature et est donc soumise à l’impôt sur le revenu ainsi qu’aux cotisations sociales.
À titre d’exemple, au 1er janvier 2024, le forfait pour un repas en déplacement en métropole est fixé à 20,70 € pour les trois premiers mois. Au-delà de cette somme, toute indemnité supplémentaire serait considérée comme imposable.
Impact des notes de frais sur les entreprises
Pour les entreprises, le remboursement des frais professionnels est un enjeu fiscal. Les sommes remboursées aux employés peuvent être déduites du résultat imposable de l'entreprise, à condition qu’elles respectent les plafonds et les conditions fixés par l’administration fiscale. Cela permet aux entreprises de réduire leur base imposable, et donc de limiter leur impôt sur les sociétés.
Les frais remboursés sous forme de forfait sont exonérés si les montants respectent les plafonds établis et que les dépenses sont justifiées. Les frais réels, quant à eux, sont également exonérés de cotisations sociales dès lors que les justificatifs sont conformes et que les dépenses correspondent à une activité professionnelle.
La gestion des notes de frais peut rapidement devenir complexe, surtout dans les entreprises où les salariés se déplacent fréquemment. Entre les justificatifs à conserver, les montants à vérifier et les plafonds à respecter, il n’est pas rare que des erreurs se glissent dans le traitement des notes de frais, entraînant des risques de redressements fiscaux ou des désagréments pour les salariés. C'est pourquoi de nombreuses entreprises choisissent d'utiliser des outils de gestion des frais professionnels comme SAP Concur. Ces solutions permettent de centraliser l'ensemble des données liées aux dépenses, facilitant ainsi le suivi et le contrôle, et également de gagner du temps et d’éviter les erreurs de saisie ou les oublis, tout en garantissant le respect des règles fiscales en vigueur.
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