Modèle de note de frais : exemple et explications

En entreprise, les notes de frais sont partout et il est impossible d'y échapper. C'est la raison pour laquelle il est important de disposer d'un processus clair et partagé. En général, un logiciel spécialisé dans la gestion des frais professionnels est très utile pour gérer les notes de frais, les validations et les remboursements. Pour autant, certaines organisations utilisent encore des processus manuels. Si c'est votre cas, nous avons heureusement quelques astuces, bonnes pratiques et modèle à partager.

Note de frais : retour aux fondamentaux

Une note de frais permet à un collaborateur de se faire rembourser après avoir dépensé son argent pour un achat à visée professionnelle. C’est, par exemple, le cas lorsqu’il paye de sa poche un repas au restaurant avec un client. Parmi les frais professionnels, on compte aussi l’hébergement, le transport ou encore les indemnités kilométriques lorsqu’un salarié utilise sa voiture personnelle pour travailler. Pour chaque trajet, l’employeur doit tenir compte des cotisations sociales liées à ces indemnités. De plus, dans le secteur du BTP, il est important de prendre en compte l’indemnité grand déplacement, spécifique aux conditions de travail éloignées du lieu habituel.

Une note de frais peut être traitée selon deux modèles différents :

• Les frais réels : dans le cadre d’une dépense, l'employeur rembourse au salarié l’argent qu’il a avancé. Pour cela, la dépense doit être légitime, conforme à la loi et à la politique interne de l’entreprise. Chaque note de frais est ensuite vérifiée et validée selon un processus interne avant d’être remboursée. Par exemple, pour un trajet effectué dans le cadre de son activité professionnelle, le salarié peut demander le remboursement en utilisant le barème kilométrique fourni par l’employeur. Le calcul des frais réels implique une évaluation précise de chaque dépense effectuée par le salarié avec les justificatifs correspondants.
• Le barème (ou forfait) : ici la démarche est différente, car l’entreprise verse un montant fixe aux collaborateurs qui partent en voyage professionnel. Le salarié est ensuite libre de l'utiliser ou non. Cette somme d’argent reçue en avance lui permet de ne pas puiser sur sa trésorerie personnelle pour des frais professionnels. C’est une démarche courante pour les salariés qui se déplacent fréquemment. Ils peuvent ainsi payer tous les frais inhérents au voyage (transports, nuitées, restaurants, etc.). Le forfait permet de limiter le temps à consacrer à la gestion des notes de frais en laissant le salarié gérer ses dépenses selon les sommes perçues d’avance.

Que mettre dans une note de frais ?

Techniquement, c'est un tableau qui collecte les dépenses qui seront remboursées par l’entreprise. Toutes les données sont complétées par le salarié à son retour et chaque organisation est libre d’organiser la manière de faire des notes de frais, tant qu’y figurent les informations nécessaires. Ainsi, si vous n'avez pas de logiciel métier pour vos notes de frais, vous pouvez utiliser un modèle sur Excel, Google Sheets ou Numbers. L’automatisation et la dématérialisation des notes de frais facilitent leur traitement et leur suivi. Sa forme, son design et son style global n'ont pas d'impact sur la conformité des notes de frais tant que le document respecte les mentions obligatoires :

• Le descriptif de la dépense : soyez le plus précis possible pour faciliter le recoupement des informations, notamment en cas de contrôle par les agents de l'URSSAF. Par exemple, si vous invitez des dirigeants à un dîner d’affaires, vous devez détailler l’invitation dans la description de la dépense. 
• La date : il est important d'être précis, en particulier lors d'un déplacement de plusieurs jours. Pour l'hébergement, vous pouvez ainsi préciser les dates d'arrivée et de départ.
• Le montant hors-taxe : c'est celui qui est toujours indiqué sur la facture ou le reçu. Si le salarié utilise sa voiture personnelle, le montant peut dépendre du nombre de chevaux fiscaux du véhicule.
• Le montant de la TVA : selon les cas, elle peut être inexistante, à taux réduit ou à taux plein. Le fait d'indiquer ici le montant de la TVA permet de faciliter le travail de votre direction administrative et financière au moment de calculer la TVA à récupérer.
• Le montant TTC : c'est le prix global que le salarié a payé et qui devra être remboursé.
• Le nom du salarié : pour assurer un meilleur suivi et éviter les erreurs dans les processus de validation en interne.

Pour les déplacements en voiture, il est important d’inclure les calculs des frais selon le barème kilométrique 2023. Ces calculs permettent de déterminer les indemnités kilométriques dues pour chaque trajet dans le cadre de l’activité professionnelle. Cela assure un remboursement précis et conforme aux normes actuelles. Il est aussi crucial de savoir comment gérer ses notes de frais de taxi en incluant les reçus et en spécifiant le contexte professionnel des trajets. Il est d’ailleurs recommandé de conserver tous les tickets et de préciser les modalités de chaque trajet dans le cadre de l’activité professionnelle. Selon les processus internes et la maturité technologique des entreprises, on retrouve des notes de frais en version papier, avec un document à compléter à la main, en format PDF ou via un tableur partiellement rempli. Une plateforme numérique de gestion des notes de frais est un gain de temps et d’énergie. Elle facilite ce travail, à la fois pour les salariés en déplacement, mais aussi pour les managers qui doivent valider les notes de frais et la direction administrative et financière qui vérifie, contrôle et procède au remboursement.

Pourquoi faire un modèle de note de frais ?

Un modèle de note de frais est indispensable pour des questions de conformité interne. En effet, si chaque salarié faisait son propre modèle sur différents logiciels avec des formats variés, le traitement de vos notes de frais serait un cauchemar. L'intérêt du modèle est qu'il impose une certaine standardisation pour vos équipes. Cette standardisation aide également à définir des politiques claires sur le choix entre l'utilisation de notes de frais et de tickets restaurant pour les dépenses de restauration. En définissant ces politiques, l’employeur peut mieux gérer les cotisations sociales associées aux différentes options de remboursement de dépenses liées à l’activité professionnelle. De plus, un modèle structuré permet de gérer facilement les avances sur frais, notamment pour les déplacements professionnels où les modalités de remboursement des frais peuvent varier. Si toutes les notes de frais sont réalisées sur le même modèle, elles seront plus rapides à traiter, à valider et à archiver.

Dans les entreprises à taille humaine, il n'est pas rare que ce modèle soit ensuite imprimé, signé puis déposé en personne sur le bureau de la personne qui doit valider la note de frais avant de la redonner au service chargé de son traitement. Parfois, cela se passe par e-mail. Il est important de bien suivre la circulation des notes de frais pour éviter les erreurs, confusions et oublis qui peuvent en résulter. Dans tous les cas, il est indispensable d'ajouter le justificatif original de la dépense (en version papier ou numérique) pour que la note de frais soit valable.

Téléchargez notre modèle de note de frais

Pour faire vos notes de frais via un tableur traditionnel, vous pouvez utiliser le modèle accessible via le lien ci-dessous.

Télécharger Modèle Note de Frais

Pour faire vos notes de frais via un tableur traditionnel (ou sur pdf), utilisez le modèle

Modèle note de frais à télécharger

Notre modèle facilite également le traitement des notes de frais Uber. Il aide à préciser les modalités de déduction et permet de vérifier la conformité des justificatifs pour les déplacements professionnels. Compléter une note de frais est une tâche chronophage et improductive pour vos salariés. L'adoption d'une plateforme professionnelle spécialisée dans la gestion des frais et des déplacements vous économise du temps, rend vos salariés plus productifs et facilite vos vérifications internes.

Avec une solution en mode cloud, toute l'information de vos frais professionnels est centralisée au même endroit. Un logiciel métier offre la possibilité de générer des tableaux de bord en temps réel avec un maximum de visibilité sur les dépenses en cours. Pour faciliter la gestion de la trésorerie, c'est un modèle idéal et très facile à déployer. Enfin, une solution de gestion de dépenses en ligne participe à la transformation digitale de votre organisation. En facilitant le quotidien de vos collaborateurs et en renforçant vos processus de contrôle et de conformité, un logiciel dédié va rapidement devenir votre meilleur allié pour booster votre efficience interne et mieux gérer vos dépenses.

Gestion des notes de frais

Automatisez et améliorez le processus de gestion des notes de frais

Logiciel note de frais