Maîtrisez-vous vos dépenses en y apportant l'analyse et l'intelligence nécessaire ?

Les outils d’analyse pour mieux maîtriser ses dépenses

Adopter les bonnes solutions du marché, c’est bien, les utiliser de façon optimale et connaître les fonctionnalités permettant de mieux piloter son budget, en restant en conformité, c’est encore mieux ! C’est pourquoi Fusion Exchange Paris 2018 a été l’occasion, lors d’une session animée par Damien Palausi, Senior Solutions Consultant de SAP Concur, de faire un zoom sur les outils d’analyse, de suite et d’alertes automatisées. Voyons lesquels peuvent se révéler utiles pour valider un déplacement en conformité avec le budget, faire respecter la politique voyage, négocier les meilleurs tarifs, et éviter la fraude.

Comment accepter et valider un déplacement en conformité avec le budget dans Request ?

Première étape du parcours collaborateur pour l’organisation d’un voyage d’affaires : l’ordre de mission. Dans Request, un module permet à ce dernier de donner des informations sur le bien-fondé d’un déplacement auprès de son manager :  but de la mission, nom du client, nature du projet, coût du déplacement global estimatif, etc. Le manager obtient ainsi une vision 360°, et peut valider ou non la mission.

Comment peut-il savoir si ce déplacement va impacter de manière sensible son budget ? Afin d’avoir une vision en temps réel, il peut utiliser la nouvelle fonctionnalité Budget. Celle-ci lui propose d’afficher les budgets et de recevoir des alertes si la mission risque de dépasser le montant fixé. Le manager peut aussi consulter son budget par rapport à plusieurs paramètres : un projet, un client, une équipe, un type de dépense, etc. Il peut aussi consulter en temps réel le budget alloué à un collaborateur. Evidemment, tout est customisable en fonction des besoins de l’utilisateur. Disponible sur mobile, Budget permet d’envoyer des notifications de façon à prendre les bonnes décisions au bon moment.

Comment faire pour que les collaborateurs respectent la politique voyage ?

Afin que la politique voyage soit la mieux respectée, le module Travel propose différentes options. Cela peut être un seuil de dépense pour les hôtels à Paris, 100€ par nuit par exemple ; le collaborateur est directement alerté s’il dépasse le plafond autorisé. Il peut égalementi se voir proposer des offres moins chères. Il est tout à fait possible d’imaginer le même type de contrôle et d’alerte sur les dépenses aériennes ou encore sur la location de voiture. Tout est personnalisé en fonction de la population ciblée.

Faire des économies, cela passe aussi par la négociation des meilleurs tarifs. L’un des rapports de Travel propose justement d’obtenir le classement des dépenses par chaînes d’hôtels, afin de pouvoir mieux négocier par la suite. Cette fonctionnalité inclut le leakage ; les données provenant de plateformes de réservation externes sont également rapatriées dans le rapport d’analyse. Par ailleurs, les plateformes Airbnb et Rocketrip sont incluses dans cette fonctionnalité. Rocketrip va encore plus loin en récompensant le voyageur qui a fait des économies via un système de points. Un second rapport permet par ailleurs de savoir si le collaborateur a réservé au bon tarif.

Comment éviter la fraude sur les frais kilométriques ?

Les frais kilométriques font partie des dépenses les plus gonflées ! Sans reçu à l’appui, les collaborateurs peuvent arrondir à la dizaine de kilomètres. Sauf qu’à force, l’accumulation peut finir par coûter cher à l’entreprise. Dans Concur Drive, le calcul est fait automatiquement via l’intégration de Google Map. Aujourd’hui encore, c’est l’utilisateur qui doit entrer les informations manuellement. Grâce à Concur Drive, ce dernier peut, à son initiative, donner l’autorisation d’utiliser automatiquement les données, et ainsi, en lançant le GPS, permettre de calculer le kilométrage du trajet.

Comment éviter les erreurs grâce aux alertes automatiques ?

Parce que le manager et le service comptable peuvent passer à côté d’une note de frais en doublon ou d’un manquement au respect de la politique voyage, Concur Expense permet de générer des alertes automatiques. C’est le cas notamment, lorsque le collaborateur entre une note de frais déjà enregistrée dans la solution ; ce dernier reçoit alors une notification. Si la politique voyage n’est pas respectée - un montant trop élevé par exemple - le manager peut recevoir une alerte et le collaborateur un rappel, voire être bloqué lors d’une réservation. Autre cas de figure : s’il manque un reçu dans les notes de frais, Concur propose d’envoyer une alerte.

En parallèle de cette fonctionnalité, SAP Concur a développé son service Audit. Pour soulager les entreprises, des équipes dédiées vérifient les justificatifs, s’assurent du respect de la politique voyage et suppriment les doublons. Découvrez quelles sont les conséquences de la fraude en quelques chiffres !

Aujourd’hui, SAP Concur propose plus de 200 rapports permettant de gérer les notes de frais et les dépenses de manière plus intelligente et d’optimiser la gestion des budgets. Et pour aller plus loin, l’offre Consultative Intelligence propose grâce aux experts de SAP Concur de définir les meilleurs rapports d’analyse adaptés aux besoins de chaque entreprise.