L’expérience employé
Les outils indispensables de vos voyages d’affaires
Voyager n'a jamais été aussi facile. Du moins, si vous êtes bien organisé.
En effet, il existe de nombreux outils en ligne permettant de gérer tous ses déplacements professionnels avec efficacité et simplicité. Pour optimiser vos voyages d'affaires, nous avons sélectionné les outils indispensables dont vous ne pourrez plus vous passer.
Faites votre to-do list avec Google Keep, Asana ou Trello
À chaque déplacement, c'est la même chose. Il ne faut pas oublier votre passeport, votre chargeur de téléphone, la liste des numéros de téléphone en cas d'urgence, etc. Plutôt que de vous encombrer l'esprit avec ces informations - ou d'envahir votre bureau avec des post-it - vous pouvez utiliser un outil numérique pour gérer votre to-do list.
La plupart des outils collaboratifs proposent cette fonctionnalité, de la simplicité de Google Keep à des outils plus avancés comme Asana et Trello. La bonne pratique consiste alors à créer des gabarits types que vous pourrez réutiliser à chaque nouveau déplacement. Ainsi, vous pouvez faire un modèle pour un déplacement en France, un modèle pour un déplacement au sein de l'Union Européenne et un dernier pour les pays tiers. Chaque to-do list peut ainsi être personnalisable et archivable selon vos besoins.
Organisez vos voyages avec TripIt
Pour organiser un voyage, il faut réserver des services et de prestations auprès de nombreuses entreprises différentes : compagnie aérienne, loueur de voitures, hôtels, restaurants, etc. TripIt est une application qui fonctionne avec SAP Concur pour vous simplifier l’organisation des voyages d’affaires grâce à un choix élargi de partenaires. Pour cela, il suffit de transférer vos messages de confirmation à une adresse email précise et TripIt crée alors automatiquement un itinéraire global regroupant toutes les réservations, avec cartes, adresses, etc. à l’appui.
C'est une application parfaite pour garder une longueur d'avance, de la planification du voyage à l'atterrissage. Avec TripIt, plus de correspondances ratées, plus de voyages annulés à cause des embouteillages et plus d'oublis ou d'erreurs de dernière minute.
Soyez à l'heure avec Transit
Prendre les transports en commun est une solution économique, écologique et souvent plus fiable et plus rapide qu'un taxi ou un VTC dans les grandes métropoles. Mais encore faut-il savoir comment le système fonctionne, où se rendre et à quel arrêt descendre. C'est là où intervient Transit. C'est une application mobile qui facilite vos déplacements dans plus de 175 villes à travers le monde. À partir de votre point d'arrivée, l'application calcule toutes les options qui s'offrent à vous en bus, train, métro, tramway, vélopartage ou autopartage. Vous ne manquerez plus aucun rendez-vous même si c'est votre premier voyage dans une ville inconnue !
Restez connecté avec un routeur mobile
Difficile de vivre sans une connexion internet. Et c'est encore plus vrai pour les déplacements professionnels et les rencontres avec des clients ou des fournisseurs. Hélas, il n'est pas rare d'avoir des difficultés à se connecter à un réseau wi-fi tiers, sans compter que la sécurité de vos données peut être en jeu. De plus, les données mobiles ne passent pas bien partout et peuvent consommer beaucoup de batterie.
C'est pourquoi il existe de petits routeurs mobiles très légers et robustes que les voyageurs professionnels peuvent emporter avec eux. Ils créent un réseau wi-fi uniquement pour leurs utilisateurs et garantissent sécurité, fiabilité et connectivité. De quoi accéder à toutes vos données en temps réel et ne plus faire patienter vos interlocuteurs le temps qu'une vidéo ou qu'une présentation se charge.
Partez l'esprit serein avec les conseils aux voyageurs
Même en déplacement professionnel, les salariés restent sous la responsabilité de leur employeur qui doit assurer leur sécurité et leur fournir assistance en cas de besoin. Pour savoir à quoi s'attendre et bien organiser son voyage, le site officiel du ministère des Affaires étrangères propose des conseils précis aux voyageurs qui sont toujours à jour et facilement accessibles pour tous les pays du monde.
Avant chaque départ, il est donc utile de vérifier sa destination et de prendre les précautions qui s'imposent, que ce soit sur le plan administratif (visa et passeport) et sur le plan de la sécurité (vaccins, risques médicaux, etc.). Le site donne également tous les contacts à connaître en cas d'urgence (ambassade, consulat, médecins parlant français) et des informations importantes sur le plan culturel avec les us et coutumes locaux à respecter.
Bien organiser son voyage passe enfin par la gestion de ses notes de frais. C'est la raison pour laquelle SAP Concur propose une plateforme complète permettant de gérer les voyages professionnels de la réservation au remboursement des notes de frais, qui peut s'intégrer avec tous les systèmes d'information existants. Avec tous ces outils, vous n'aurez plus aucune excuse pour ne pas réussir vos déplacements professionnels !
