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Le groupe Agapes traite 100% de ses notes de frais sur mobile
Avant de choisir SAP Concur, le groupe Agapes traitait ses notes de frais sur Excel. Désormais, le spécialiste de la restauration a opéré un vrai tournant, en gérant 100% des notes de frais sur mobile et en utilisant la digitalisation à valeur probante. Eclairage sur le projet de déploiement.
Dans le cadre d’un grand projet de digitalisation, le groupe Agapes Restauration (Pizza Paï, Flunch, Il Ristorante, Les 3 Brasseurs, Amarine, SoGood, Salad & Co, Festein d’Alsace) a décidé de digitaliser la partie finance. Après l'acquisition de SAP FI en 2013, pour la comptabilité, le groupe a organisé sa démarche en trois grands axes avec les notes de frais (2018), les factures sortantes (2019) et les factures entrantes (2020).
Une solution “Any Time, Any Where, Any Device”
Initialement, le groupe Agapes traitait la gestion des notes de frais sur Excel. “Le fonctionnement était très archaïque : les notes de frais se baladaient dans les navettes de liaison hebdomadaires puis d’étage en étage, de bureau en bureau, on avait beaucoup d’appels pour savoir si la note de frais était bien arrivée en comptabilité. La gestion était très chronophage. Par ailleurs, le remboursement prenait beaucoup de temps à cause du processus très lent”, explique Jean-Luc Billaut, chef de projet finance chez Agapes.
Parmi les critères de sélection lors de l’appel d’offres : une interface intuitive et fonctionnelle, l’intégration à l’ERP SAP mis en place en amont, l’authentification unique avec Gmail (SSO), l’application mobile avec le suivi des trajets via Google Maps, la possibilité de déployer à l’international (Canada et Italie), et la digitalisation à valeur probante. “Nous souhaitions en priorité une solution “ATAWAD” : « Any Time, Any Where, Any Device » et multilingue. Les utilisateurs sont principalement des directeurs de restaurants et des directeurs régionaux souvent en déplacement. Aujourd’hui, 100% d’entre eux utilisent Expense sur mobile. Autre point important, l’intégration à l’ERP SAP qui s’est révélée bluffante et extrêmement organisée et structurée”, indique Jean-Luc Billaut.
Une implémentation efficace à distance
Chez SAP Concur, la mise en place se fait intégralement à distance, via des ateliers et des échanges au téléphone ou en visio. Surpris au départ par la méthodologie, Jean-Luc Billaut en reconnaît l’efficacité : “Au final, l’implémentation s’est révélée pertinente, robuste et terriblement efficace. Un chef de projet senior s’est chargé de nous suivre de A à Z et a fait intervenir un expert métier à chaque étape plus technique.”
Agapes a fait le choix de déployer Expense pour la gestion des notes de frais, ExpenseIT pour la dématérialisation des reçus et Intelligence pour la production de rapports. Depuis juin 2020, l’entreprise utilise la digitalisation à valeur probante pour numériser les reçus et assurer leur conformité. “L’intégration de la digitalisation à valeur probante était une exigence à la signature avec SAP Concur, mais encore prématurée à mettre en place fin 2017, poursuit Jean-Luc Billaut. Cela simplifie largement le contrôle des justificatifs. Quitte à lancer un projet de transformation digitale d’envergure, autant aller jusqu’au bout !”
Un succès en matière d’adoption
Côté utilisateurs, l’adoption a été très rapide. “La solution étant très intuitive et la prise en main très simple, seules des petites formations en présentiel ont été nécessaires. Les retours des utilisateurs sont unanimes : il est hors de question de revenir en arrière ! Nous observons de nombreux bénéfices en matière de traçabilité, de rapidité de remboursement (2 paiements par semaine) et de dématérialisation des justificatifs, ajoute Jean-Luc Billaut. Quant au service comptable, cela représente un gain de productivité sur un an de : 2 700 heures, 390 jours, soit 1,7 ETP permettant de se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée et d’absorber l’ouverture de nouveaux restaurants.
Par ailleurs, nous sommes très satisfaits de la gestion avant, pendant et surtout après le projet. Le support client s’est révélé extrêmement efficace : les équipes suivent le dossier de près, se montrent réactifs et trouvent rapidement des solutions.” Fort de ce projet, Agapes pourrait envisager de déployer la partie gestion de voyage à l’avenir, de façon à offrir une seule et même interface aux collaborateurs.
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