La gestion des déplacements et des frais professionnels est complexe. Voici comment la simplifier.
Votre entreprise n’est pas la seule à être confrontée à des problèmes de gestion des déplacements et frais professionnels. Une étude menée par Forrester Consulting pour le compte de SAP Concur révèle que les processus manuels et les délais posent problème à 60 % des entreprises en raison des outils qu’elles utilisent.
Les technologies obsolètes sont l’une des principales causes de la gestion inefficace des notes de frais et des voyages d'affaires. Les processus manuels sont pénibles, chronophages, sources d’erreurs et n’offrent pas suffisamment de visibilité sur les dépenses globales de l’entreprise. Les inexactitudes et ralentissements qu’ils occasionnent peuvent également compliquer les audits, et générer du travail et des frais supplémentaires.
L’autre problème majeur auquel les entreprises font face dans ce domaine est le manque d’alignement des services informatique et financier. 61 % des entreprises affirment que le service informatique privilégie l’ergonomie et l’expérience des collaborateurs, et se soucie moins de la réduction des dépenses. Inversement, 64 % d’entre elles précisent que le service financier s’intéresse plus à la réduction des coûts qu’à l’ergonomie ou à l’expérience des collaborateurs.
Et que penser d’une solution qui améliorerait la visibilité, ferait gagner du temps et réduirait les coûts, tout en répondant aux besoins des parties prenantes des deux services ?
Les équipes financières veulent simplifier les processus et réaliser des économies
Si les nouveaux outils de gestion des factures ne réduisent pas la facture à proprement parler, ils optimisent les processus de manière à diminuer les coûts. Grâce à l’automatisation, les notes de frais sont comptabilisées et remboursées en temps et en heure : vous passez moins de temps à gérer les dépenses de vos collaborateurs et pouvez en consacrer davantage à d’autres tâches.
Indépendamment des gains de temps, vous devez savoir ce qui est payé, à qui et sur quels budgets. Le manque de visibilité sur les notes de frais est au cœur de l’amélioration du processus de gestion des déplacements, frais professionnels. Ce type de reporting est essentiel pour comprendre où et quand les dépenses sont engagées et pour se donner le temps d’agir.
Les responsables informatiques veulent simplifier la tâche du support technique
Pour 38 % des décisionnaires financiers et informatiques, le développement de l’automatisation constituera un investissement majeur et une priorité absolue en termes déplacements professionnels dans les deux années à venir. Et bien entendu, le service informatique a son rôle à jouer. Les outils cloud automatisés offrent l’efficacité qui fait défaut aux entreprises et soulagent l’équipe de support informatique en interne, qui peut ainsi se consacrer à d’autres formes d’assistance.
Les outils cloud améliorent la productivité, l’adoption et la satisfaction des collaborateurs
Dans le monde actuel, les collaborateurs s’attendent à retrouver dans leur vie professionnelle les avancées technologiques dont ils jouissent dans leur vie personnelle. Or, ils sont confrontés à des processus de dépense et paiement manuels et décousus, qui sont inefficaces et chronophages. Résultat, les responsables et collaborateurs ayant participé à l’enquête de Forrester considèrent les processus manuels comme l’un des principaux désagréments s’agissant de la gestion des notes de frais.
En automatisant entièrement les systèmes de gestion des déplacements et frais professionnels grâce à des outils cloud disponibles sur les appareils mobiles, vous pouvez éviter des déconvenues à vos collaborateurs, encourager l’adoption et garantir la conformité. De même, grâce à de meilleurs outils de suivi centralisé des dépenses, les employés peuvent faire des choix responsables et les managers repérer les éventuelles dépenses frauduleuses, ce qui au final permet de réaliser des économies.
Une solution intégrée profite à tous
En regroupant les besoins, on voit émerger la solution : un processus automatisé de gestion des voyages d'affaires et des notes de frais améliorerait l’expérience des collaborateurs tout en réduisant les dépenses. En étant totalement en phase sur ce point, les services informatique et financier peuvent atteindre leurs propres objectifs.
Nous sommes d’avis que les résultats de l’enquête de Forrester attestent de l’efficacité de cette approche. 75 % des entreprises ayant adopté une stratégie intégrée se sont déclarées très satisfaites des outils de gestion des frais et déplacements professionnels, contre seulement 35 % des autres.
L’alignement des objectifs financiers et informatiques a une incidence majeure sur le processus global de gestion des déplacements et des frais professionnels. Téléchargez l’étude complète pour en savoir plus sur la simplification de vos solutions de gestion des frais, déplacements professionnels et factures.
