Indemnité kilométrique pour associations : nouveautés et réglementations 2024

Les bénévoles et salariés sont le cœur battant des associations, jouant un rôle essentiel dans la réalisation des missions de ces dernières. Pourtant, rares sont les associations qui disposent de véhicules de fonction pour faciliter les déplacements nécessaires à leurs activités. C'est donc souvent avec leur propre voiture que ces acteurs dévoués se déplacent, que ce soit pour organiser des événements, rencontrer des partenaires ou fournir des services. Face à cette réalité, se pose la question du remboursement des frais engagés. Heureusement, plusieurs méthodes existent pour compenser ces dépenses, chacune avec ses propres spécificités, conditions et avantages.

Les pré-requis

Avant de détailler les différentes méthodes d'indemnisation, il est crucial de comprendre les conditions de base pour que ces frais puissent être remboursés ou compensés. 

Tout d'abord, le salarié ou le bénévole doit utiliser un véhicule personnel dans le cadre d’activités profitant directement à l’association. Par ailleurs, l’association elle-même doit être habilitée à émettre des reçus fiscaux au titre de dons faits par les particuliers pour qu'une indemnisation puisse se faire sous forme de réduction fiscale. Cette forme d’indemnisation, il est important de le souligner, est réservée exclusivement aux bénévoles.

De plus, pour que ces indemnités soient valides, la personne concernée doit être en mesure de justifier la réalité, la nature, et la distance des déplacements effectués pour le compte de l’association. Cela passe par la conservation de tous les justificatifs pertinents, tels que les tickets de péage, les relevés de consommation de carburant ou encore les notes de parking.

Enfin, l'association doit avoir une existence légale et être dûment enregistrée. Sans cela, aucune indemnisation ne pourra être légalement réalisée.

Méthode 1 : le remboursement sur la base des frais réellement engagés

Cette méthode est l'une des plus directes et consiste à rembourser le bénévole ou le salarié sur la base des dépenses réelles qu’il a engagées pour accomplir une mission pour le compte de l’association. 

Lorsque le bénévole ou le salarié utilise son véhicule personnel, il peut compiler toutes les dépenses liées aux déplacements effectués : carburant, péage, parking, etc. Ces dépenses doivent être documentées de manière précise, avec des justificatifs à l’appui. Une fois cette compilation faite, il soumet un rapport à l'association qui pourra, après vérification, procéder au remboursement.

Cette méthode, bien que simple en apparence, exige une gestion rigoureuse de la part des bénévoles et salariés, ainsi que de l'association elle-même. Il faut s'assurer que chaque dépense soit bien liée à une activité associative et que les justificatifs soient clairs et sans équivoque. Cela peut représenter un défi administratif, mais offre une transparence totale quant aux montants remboursés.

Méthode 2 : le remboursement sur la base du barème des indemnités kilométriques

Cette méthode se base sur un calcul forfaitaire qui prend en compte la distance parcourue et la puissance fiscale du véhicule utilisé. 

L’avantage principal de ce système réside dans sa simplicité. En effet, au lieu de conserver des justificatifs pour chaque dépense, le bénévole ou le salarié n’a qu’à comptabiliser le nombre de kilomètres parcourus et les déclarer à l’association. En fonction du barème en vigueur (mis à jour chaque année par l’administration fiscale), une somme forfaitaire est alors versée pour couvrir l’ensemble des frais.

Ce barème est calculé de manière à couvrir non seulement le carburant, mais aussi l’usure du véhicule, l’assurance, et autres frais liés à l’utilisation d’un véhicule personnel. Il permet ainsi une indemnisation standardisée, évitant les complications administratives tout en assurant une juste compensation.

Pour appliquer ce barème, le bénévole ou le salarié doit d'abord établir le nombre de kilomètres parcourus dans le cadre de son activité pour l'association. Ensuite, en fonction de la puissance fiscale de son véhicule, il applique le tarif correspondant du barème officiel. Si l'association souhaite limiter et automatiser les tâches chronophages à faible valeur ajoutée, un outil de gestion des frais professionnels permet de tout calculer automatiquement depuis une application mobile. Ainsi, le salarié ou le bénévole en déplacement peut déclencher son application au moment où il part, et le trajet et les kilomètres sont automatiquement enregistrés.

Le barème est différent selon que le salarié utilise une voiture, une moto ou un scooter, et selon qu'il soit électrique ou thermique. À titre d'exemple, voici le barème kilométrique 2024 pour les voitures thermiques, à hydrogène et hybrides.

Alors que le montant des barèmes kilométriques avait tendance à évoluer année après année, 2024 s'inscrit dans une forme d'exception avec des montants identiques à ceux de 2023. Rappelons qu'ils avaient été augmentés de 10 % en 2022, puis de 5,4 % en 2023.

Voici les détails des frais kilométriques 2024 pour les véhicules thermiques, à hydrogène et hybrides, où la distance parcourue est symbolisée par la lettre « d ».

Exemple : pour un parcours de 1 500 km avec un véhicule de 5 CV, le montant des frais correspondants est de (1 500 x 0,636) = 954 €.

Méthode 3 : la réduction d’impôts, réservée exclusivement aux bénévoles

La dernière méthode d’indemnisation concerne spécifiquement les bénévoles et prend la forme d’une réduction d’impôts. Ce mode de compensation est particulièrement intéressant pour les bénévoles ne souhaitant pas être remboursés directement, mais désirant tout de même bénéficier d’un avantage fiscal. Cela permet à l'association de ne pas sortir des fonds de sa trésorerie, car le bénévole doit renoncer au remboursement des frais engagés pour le compte de l’association. En contrepartie, il peut déduire ces frais de ses impôts sous forme de don. Cette méthode repose sur le principe que les frais engagés par le bénévole pour le compte de l’association peuvent être considérés comme un don en nature. La réduction d’impôt varie selon la nature de l’association qui doit être d'intérêt général à but non lucratif. Naturellement, ce dispositif présente un intérêt uniquement si le bénévole est imposable à l'impôt sur le revenu.

• Organisme d'intérêt général ou reconnu d'utilité publique : la réduction d’impôt est de 66 % du montant des dons. La réduction s'applique dans la limite de 20 % du revenu imposable.

• Organisme d'aide aux personnes en difficulté (repas, soins, logement) : la réduction d'impôt est de 75 % du montant donné.

• Dons à la Fondation du patrimoine pour la sauvegarde du patrimoine religieux des communes de France : pour la partie du don inférieure ou égale à 1 000 €, la réduction d'impôt est de 75 % du montant donné. Pour la partie du don supérieure à 1 000 €, le montant de la réduction d'impôt est de 66 % du montant donné.

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Comment traiter les notes de frais pour une association ?

Une note de frais kilométriques est un document interne - idéalement avec un format standardisé pour tout le monde - et qui peut être produit en version papier ou numérique. Selon les organisations, certaines peuvent utiliser des documents papier, des fichiers Excel ou des solutions internes développées par le service informatique. Dans tous les cas, ce sont des solutions chronophages et peu efficaces, avec un risque d'erreur important. 

C'est pourquoi les logiciels professionnels pour la gestion des notes de frais sont conçus pour être mobiles, connectés et intelligents. Ils sont en mesure de gérer des workflows complets de la soumission à la validation, en passant par le traitement et le remboursement des frais kilométriques engagés. Ces solutions peuvent aussi calculer automatiquement les frais kilométriques à partir de la géolocalisation des personnes en déplacement. Plus besoin de tenir à jour des tableurs ou des colonnes de chiffres : tout se fait automatiquement et en temps réel, le tout avec une conformité garantie aux règles de l'URSSAF.

L’indemnisation des déplacements au sein des associations est un sujet complexe, mais essentiel pour garantir la motivation et la reconnaissance des bénévoles et salariés qui y consacrent temps et énergie. Une bonne gestion des frais kilométriques est indispensable pour structurer la gestion des déplacements professionnels de votre association. Avec les bons outils mis en place, vos équipes pourront gagner en productivité, et passeront moins de temps à compter les kilomètres parcourus et plus de temps à développer votre activité et à venir en aide à ceux qui en ont besoin.

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