Est ce que mes collaborateurs peuvent passer de l'alcool en note de frais ?

Quand on associe commercial, client, repas, négociation commerciale et vin, tous les clichés habituels sautent aux yeux. Et pour cause : pendant longtemps une bonne bouteille et un apéritif ont constitué une norme dans les repas d'affaires. Or, si les tendances évoluent et que l'alcool n'est plus un incontournable absolu, la question de son remboursement dans les notes de frais est toujours un sujet épineux. Entre réelle nécessité et confort personnel, la limite est toujours floue. Explications.

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Que dit la loi en matière de remboursement d'alcool dans les notes de frais ?

Fondamentalement, rien de spécial. Car la question de l'alcool est très subtile.

Techniquement, le vin relève des frais de bouche. Cela signifie qu'il est dépensé et remboursé au même titre que les autres dépenses du repas, comme le plat du jour ou le café. Il fait donc partie intégrante de la facture du repas et est présenté sur la note de frais soumise à l’organisation.

Là où la question est complexe, c'est sur l'enjeu de nécessité. Est-ce qu'un verre de vin est garant de la bonne relation commerciale entre un client et un fournisseur ? Est-ce que celui-ci peut permettre de développer une activité ? En clair : est-ce une dépense comme une autre dans un repas d'affaires ?

Ce qui compte pour l'administration fiscale, c'est la question de la proportionnalité dans les dépenses engagées. Si ces dépenses sont conformes, normales et participent à l'atteinte du but recherché (signature de contrat, négociation, fidélisation du client, etc.), alors il n'y a pas de problème. Traduction : un verre de vin, tout va bien. Deux apéritifs, trois bouteilles et un digestif : les choses se corsent.

D'autant plus que l'arrêt de la Cour de cassation du 9 janvier 2001 (n°98-44833) précise que l’entité gérante doit rembourser « les frais qu'un salarié justifie avoir exposés pour les besoins de son activité professionnelle et dans l'intérêt de l'employeur (...) ». Si le salarié se conforme à la loi, rien ne l'empêche donc de passer de l'alcool en note de frais. Toutefois, il est essentiel de tenir compte de la réglementation concernant l’alcoolémie, surtout lors des voyages d’affaires. Le refus d’une invitation à consommer de l’alcool peut être une mesure de prévention importante. En outre, les entreprises peuvent établir un barème de sanctions en cas de non-respect de ces normes, affectant potentiellement les cotisations sociales et ayant d’autres conséquences juridiques.

Mais la direction a aussi son mot à dire. La responsabilité en cas d’accident lors d’un voyage professionnel doit être clairement définie, en particulier si elle est liée à la consommation d’alcool. L’absence de modalités claires peut entraîner des complications juridiques et compromettre la sécurité. Il est donc crucial de respecter les obligations légales pour garantir la sécurité de tous.

Comment les employeurs encadrent l'alcool en note de frais ?

Au final, c'est à l'employeur de décider. Non pas si le salarié peut boire (il engage sa propre responsabilité pour cela), mais si l'entreprise peut et doit légitimement rembourser l'alcool bu dans le cadre d'une dépense professionnelle. Cette décision inclut la définition des modalités de remboursement avec les fournisseurs et l’absence de directives claires peut mener à des complications, notamment lors des contrôles de l’URSSAF. Dans ce contexte, il est crucial de connaître et d’éviter les erreurs courantes dans la gestion des notes de frais.

C'est la raison pour laquelle il est très important de disposer d'une politique de notes de frais qui soit précise sur ce cas. Et il existe différents scénarios applicables.

Quelques exemples :

• La politique catégorique : aucun remboursement sur les boissons alcoolisées. Si le salarié veut boire, il doit payer lui-même. Le problème, c'est que c'est une position difficilement vérifiable dans le cadre d'une gestion au forfait.
• La politique pragmatique : remboursement limité à un verre par personne et par repas, ou l'équivalent de X euros, excluant les alcools distillés (c'est-à-dire, tous les alcools qui ne sont pas du vin, de la bière et du cidre et qui titre plus de 15%).
• La politique souple : l'entreprise laisse le soin à ses collaborateurs de s'autoréguler. Elle fait confiance et intervient uniquement en cas d'abus manifeste et répété.

Il existe également d'autres contextes dans lesquels l'alcool peut être consommé : dans un avion, dans le minibar d'un hôtel ou au café d'une gare en attendant un train, par exemple. Une autre considération importante dans la politique de frais de déplacement est d’intégrer des options d'hébergement alternatives comme Airbnb pour offrir plus de flexibilité et potentiellement réduire les coûts. Cela implique d’examiner les modalités de déduction de ces frais, conformément aux règles de l’URSSAF, afin de garantir la conformité fiscale et optimiser les avantages financiers. Chaque cas doit donc être identifié par la politique des notes de frais. S'il est acceptable de rembourser une dépense d'alcool dans le cadre d'une relation commerciale ou partenariale, cela peut ne pas être le cas dans le cadre d'un trajet ou d'une mission en solitaire.

Comment intégrer la consommation d'alcool dans les notes de frais ?

Tout dépend de votre politique interne.

Dans le cadre de la politique stricte, il n'est pas à exclure que certains collaborateurs tentent de faire passer l'alcool en note de frais malgré l'interdiction. C'est la raison pour laquelle ils demandent au restaurateur une note globale pour un « repas complet » sans faire apparaître le détail. L’absence de tickets détaillés peut compliquer le travail de vérification des dépenses soumises notamment aux yeux de l’URSSAF lors des contrôles fiscaux. Pour ne pas se faire piéger par une fausse note de frais, il est essentiel de vérifier et de contrôler les dépenses soumises. Au-delà du problème déontologique, c'est également un problème économique pour l'employeur. Ce dernier ne peut pas voir les détails du repas, et donc récupérer les TVA adaptées.

Dans la restauration, il existe trois grands taux de TVA : 5,5%, 10% et 20%.

Toutes les boissons alcoolisées sont taxées à 20%, quel que soit leur type ou proportion d'alcool (bière, vin, cidre, etc.). Exception faite de la Corse, où cette taxe est de 10%.

Le repas pris à table est taxé à 10% et le taux de 5,5% est réservé aux repas à emporter.

Si vous remboursez l'alcool dans les notes de frais, il est donc important de demander un reçu détaillé. La facture doit donc mentionner les deux taux de TVA afin que vous puissiez récupérer le montant adapté. En complément, la mise en place d’un journal dédié pour les notes de frais peut s’avérer utile pour assurer un suivi précis et une meilleure gestion de ces dépenses, particulièrement pour les entrepreneurs qui collaborent avec divers fournisseurs. Cette pratique aide à conserver une trace claire des tickets et des dépenses engagées.

Si vos collaborateurs peuvent effectivement passer de l'alcool en note de frais, tout est une question de mesure et de responsabilité. L'interdiction pure et simple facilite la vie des entreprises, mais c'est une décision qui doit s'inscrire dans la culture et les valeurs de l’organisation.

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