Fraude et conformité
Déplacements professionnels : les droits et obligations à connaître
Les responsabilités de l'employeur et du salarié ne se limitent pas aux locaux de l'entreprise. En cas de déplacements professionnels, le Code du travail s'applique et il existe des droits, des obligations et un accord collectif à connaître pour rester dans le cadre de la loi. Entre dépenses professionnelles, politique interne, versement et temps de travail, voyons ce qu'il faut savoir pour des déplacements professionnels conformes à la réglementation.
Caractéristiques des frais de déplacement
Les frais de déplacement, y compris les transports et les notes de frais, sont des dépenses réalisées par les salariés ou les dirigeants dans le cadre de leurs fonctions. Ces frais doivent être remboursés par l’organisation, si celles-ci respectent bien les règles en vigueur. Il est important de souligner que les modalités de remboursement, les indemnités kilométriques pour tout trajet effectué en voiture et les cotisations sociales. À noter que les frais de déplacement sont uniquement liés aux déplacements professionnels qui ont lieu durant le temps de travail. Les trajets domicile-travail ne peuvent donc pas être intégrés dans les frais professionnels remboursables. En outre, l’organisation doit fournir des informations claires sur les modalités pour se faire rembourser ses notes de frais en train. Le train est un mode de transport fréquemment utilisé pour les déplacements professionnels.
L'employeur doit rembourser les frais de déplacement s'ils sont justifiés et justifiables
Le droit du travail prévoit que les frais qu’un salarié justifie avoir dépensés dans le cadre de son travail pour l’entreprise doivent lui être remboursés sans qu’ils puissent être imputés sur sa rémunération. Il existe 2 possibilités pour l’entité employeuse de procéder au remboursement des frais professionnels :
- Remboursement au réel : les dépenses seront payées sur la base des sommes réellement dépensées par le salarié, cette indemnisation se fera donc sur présentation de justificatifs, généralement sous la forme d’une note de frais. Cette modalité inclut souvent le remboursement des indemnités kilométriques pour tout trajet effectué en voiture.
- Remboursement sous forme d’allocations forfaitaires : c'est ce qu'on appelle le remboursement « au forfait » ou « au barème ». L’organisation verse un forfait fixe selon les directives de l'URSSAF en fonction des dépenses prévues et de la convention collective. À noter que la durée de remboursement est généralement plus rapide. Aucun justificatif n'est alors requis et le salarié est libre de dépenser plus ou moins selon ses envies.
Les salariés doivent se conformer à la politique interne en matière de déplacement
La politique interne est un document qui fait office de code de conduite à suivre, et qui édicte les règles et les grands principes auxquels le salarié doit se conformer pour un déplacement, chantier compris. Elle peut notamment inclure :
- le processus de validation avant un départ (destination, budget, objectif du déplacement, etc.) ;
- le choix des fournisseurs (hôtel, transport, etc.) avec l'obligation de travailler avec des entreprises préapprouvées ;
- un plafond à ne pas dépasser pour certaines dépenses ;
- le processus de demande de remboursement, incluant la manière de procéder, la validation, les délais de traitement, etc.
Le salarié doit suivre ces consignes avant, pendant et après son déplacement, y compris en cas d’absence ou de refus.
Le salarié doit demander ses remboursements dans un délai raisonnable
L'article L. 3245-1 du Code du travail stipule qu'un salarié dispose de 3 ans pour fournir les justificatifs de ses frais professionnels, de son ordre de mission et de son indemnisation liées aux transports et trajets afin de se les faire rembourser. Néanmoins, la jurisprudence (cass. soc. 30-06-2010 n° 08-42836) précise qu’une entité employeuse peut fixer un délai de production des justificatifs des frais professionnels pour leur remboursement. En cas de dépassement, il ne sera pas obligé de rembourser les frais pour lesquels le salarié n’a pas respecté ce délai. Pour les entreprises, il est donc important de concevoir une politique interne qui vient structurer et encadrer les déplacements professionnels. Cela inclut également l’établissement de méthodes pour gérer une note de frais sans facture, en tenant compte des cotisations sociales et des frais de transports relatifs aux trajets effectués.
L'employeur doit protéger ses salariés en déplacement
Il y va du devoir de l’entreprise de savoir où se trouve son salarié, de s’assurer qu’il soit bien au courant des risques potentiels liés à son activité professionnelle, mais surtout qu’il sache que faire si un problème survient. Ceci inclut des situations y compris en cas d’accident d’un salarié en déplacement professionnel et la gestion appropriée des indemnités en conséquence. C'est ce qu'on appelle le « duty of care ». En cas d'événements pouvant mettre en danger le collaborateur, un service doit être disponible en tout temps pour localiser et contacter le plus rapidement possible le collaborateur afin de le mettre en sécurité et de lui apporter toute l'assistance dont il peut avoir besoin. C'est notamment le cas lors d'un événement climatique, un accident, une attaque terroriste, une instabilité politique majeure, etc.
Ce service peut être internalisé, ou, comme c'est le cas le plus souvent, confié à une entreprise dont c'est la mission, comme un service d'assistance intégré à une assurance voyage professionnelle.
Le salarié n'est pas tenu de travailler en dehors de son temps de travail lors d'un déplacement
Le temps effectif de travail est défini par l’article L3121-1 du Code du travail comme le temps durant lequel le salarié est à la disposition de l’entreprise. Le temps qu'un salarié passe pour se rendre de son lieu de travail à un autre lieu de travail constitue du temps de travail effectif, selon les décisions récurrentes de la Cour de cassation sur le sujet.
Par exemple, s'il part de Bordeaux à Berlin pour participer à un salon professionnel, le transport de Bordeaux à Berlin est considéré comme du temps de travail effectif qui peut être compensé par du repos supplémentaire par exemple. Une fois sur place, un salarié n’est pas tenu de répondre à sa direction en dehors de ses heures de travail (par exemple, une fois arrivé à son hôtel le soir).
Par exemple, s'il part de Bordeaux à Berlin pour participer à un salon professionnel, le transport de Bordeaux à Berlin est considéré comme du temps de travail effectif qui peut être compensé par du repos supplémentaire par exemple. Une fois sur place, un salarié n’est pas tenu de répondre à son employeur en dehors de ses heures de travail (par exemple, une fois arrivé à son hôtel le soir).
Le salarié peut refuser un déplacement sous certaines conditions
La règle de base est qu'un salarié qui refuse un déplacement alors que son employeur peut le demander encourt des sanctions disciplinaires qui peuvent aller jusqu’au licenciement. Mais il existe certaines exceptions, comme :
- des circonstances familiales exceptionnelles (un décès, un enfant malade, etc.) ;
- l'exposition à des risques trop élevés (par exemple, un voyage dans un pays déconseillé par le ministère des Affaires étrangères) ;
- des raisons médicales qui empêcheraient un déplacement.
Le voyage d’affaires est une action très encadrée, à la fois par le Code du travail, par les décisions légales pertinentes, mais aussi par les règles de l'URSSAF et les politiques internes propres à chaque organisation. Il est donc important de connaître ses droits et devoirs afin de limiter les risques et de faire de chaque déplacement une opportunité utile pour l'entreprise et le salarié.
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