Déplacement de dernière minute : Comment mieux gérer ces frais professionnels
Le rythme effréné du monde des affaires entraîne inévitablement des déplacements de dernière minute. Ces réservations effectuées au dernier moment peuvent grever lourdement votre budget. Les billets réservés moins de sept jours avant la date de départ sont en moyenne 44 % plus chers que des billets achetés 15 jours à l'avance.
En se basant sur les données 2016 provenant de la plateforme Concur, nous avons analysé les déplacements professionnels pour dégager les tendances des voyages de dernière minute, dans des secteurs bien précis et différentes tranches d'âge. L'objectif est d'aider les entreprises à prendre des décisions plus avisées en matière de politique, de budget et de procédure de déplacements, afin d'économiser du temps et des ressources. Les fenêtres de réservation observées s’étendent de zéro à trois jours, de quatre à sept jours, de huit à 14 jours et à plus de 15 jours.
Prix des billets de dernière minute variable d'un pays à l'autre
Comme indiqué plus haut, plus la date du voyage est proche, plus le prix du billet augmente. Toutefois, cette augmentation varie considérablement d'un pays à l'autre. C'est aux États-Unis que le surcoût pratiqué sur les vols intérieurs réservés moins de huit jours à l'avance est le plus élevé. En 2016, un billet réservé au moins huit jours à l'avance coûtait en moyenne 39 % plus cher que le même billet acheté 15 jours à l'avance.
Les voyageurs peuvent aussi s'attendre à des majorations importantes en France (27 %) et au Canada (19 %). À l'inverse, aucun supplément n'est appliqué aux réservations de dernière minute au Royaume-Uni, où les prix sont même inférieurs de 3 % en moyenne à ceux des billets achetés à l'avance. Si plusieurs variables peuvent influencer ces tendances, les voyages aériens au Royaume-Uni sont néanmoins essentiellement internationaux, de sorte que la dynamique de variation des prix des vols intérieurs y est beaucoup plus spécifique que dans d'autres pays au marché intérieur plus étendu.
Tendances mondiales autour des déplacements de dernière minute
Notre analyse a révélé des différences notables dans les mécanismes de réservation aux États-Unis, en France et au Canada. Ces trois pays enregistrent un pic de réservations à l'avance au mois de décembre, lorsque les voyageurs planifient généralement leurs congés de fin d'année. La France connaît également une forte augmentation des réservations à l'avance au mois d'août, probablement dans la perspective des vacances d'été.
À titre de comparaison, notre analyse de 2016 nous avait permis de découvrir qu'aux États-Unis, le surcoût appliqué aux réservations de dernière minute était plus élevé en janvier et en août. La meilleure période pour voyager à la dernière minute aux États-Unis est le mois de juin, le supplément moyen étant alors inférieur d'environ 8 % sur l'ensemble des vols. Cette faible majoration des réservations de dernière minute a malgré tout un coût : en juin, le prix des billets achetés au dernier moment est en moyenne 9 % plus élevé.
Délai de réservation des voyageurs variable d'un secteur à l'autre
Les voyageurs exerçant dans des établissements d'enseignement supérieur sont ceux qui réservent le plus tôt. Ils sont en effet deux fois plus nombreux à acheter leurs billets au moins 15 jours à l'avance. Seuls 31 % des professionnels de ce secteur réservent moins de 15 jours à l'avance.
À l'inverse, c'est dans les services professionnels, la grande distribution et la restauration que les voyageurs de dernière minute sont les plus nombreux. Le nombre de déplacements au dernier moment est plus élevé dans les services professionnels, ce qui peut s'expliquer par des rendez-vous clients et des activités plus difficiles à anticiper.
Hausse des tarifs par classe tarifaire
Comme le montre le graphique ci-dessous, la hausse des tarifs varie selon la classe tarifaire. Curieusement, le prix des billets en classe économique standard et supérieure augmente davantage que celui de la catégorie supérieure dans les huit à 14 jours qui précèdent un déplacement. Même si, toutes classes confondues, le prix du billet va crescendo dans les sept jours qui précèdent un voyage, cette augmentation ralentit pour les billets de classe économique supérieure.
Les voyageurs auraient donc tout intérêt à comparer le prix des billets de différentes classes avant de réserver leur voyage dans cet intervalle (si la politique de déplacements de leur entreprise les y autorise), car le prix majoré relatif diminue.
Tendances autour des générations X et Y et des baby-boomers
Même si les résultats sont étonnamment similaires, ils montrent néanmoins des différences subtiles, mais instructives, dans le comportement des voyageurs de différentes tranches d'âge. Ainsi, les baby-boomers (âgés de 49 à 65 ans) ne sont que 3 % plus nombreux à réserver leurs billets plus de 15 jours à l'avance que les natifs de la génération Y (âgés de 22 à 35 ans). Ce point est d'autant plus intéressant lorsque l'on sait que les baby-boomers sont 4 % moins nombreux à réserver un billet la semaine qui précède le déplacement. Si ces écarts restent mineurs, ils traduisent néanmoins une différence de hiérarchie et de comportement de réservation d'une classe d'âge à l'autre – il est possible que les voyageurs les plus jeunes soient informés plus tardivement des réunions, ou qu'ils soient moins au fait des hausses de tarif à l'approche de la date de départ.
En comparaison, notre récent rapport sur les tendances générationnelles en matière de déplacements et frais professionnels a révélé que pour certaines dépenses, les membres de la génération Y sont plus attentifs aux contraintes budgétaires que leurs collègues. Leurs dépenses en repas et divertissements sont inférieures de 18 % à celles des salariés de la génération X (âgés de 35 à 49 ans) et des baby-boomers (environ 44 dollars par transaction, contre 52 dollars), et s'élèvent à 33 dollars par repas en déplacement, contre une moyenne de 39 dollars pour leurs collègues.
Des économies sont possibles même en cas de réservation de dernière minute
Ces données et renseignements sur les frais de déplacement nous ont permis de formuler plusieurs conseils pour aider les entreprises à limiter des dépenses et gagner en efficacité :
- Adopter une politique de déplacements qui encourage les employés à réserver au moins huit jours avant leur départ. Avec ce type d'approche, les entreprises peuvent économiser en moyenne 148 dollars par billet. Nous conseillons en outre de récompenser les employés qui l'appliquent de manière régulière.
- Former régulièrement les employés pour les aider à prendre des décisions judicieuses et rentables en matière de déplacement. Cette démarche contribue à combler les lacunes des jeunes collaborateurs peu habitués aux déplacements professionnels – ou à présenter aux voyageurs aguerris de nouveaux moyens de voyager de manière plus avisée. Voici quelques conseils à donner aux employés pour réaliser des économies :
- Comparez les tarifs des aéroports régionaux. Par exemple, si vous devez vous rendre dans la région de la baie de San Francisco, pensez aux aéroports d'Oakland et de San José. Les employés peuvent à l'occasion dénicher de bonnes affaires, mais bien évidemment, il est également important de tenir compte des coûts annexes, comme l'augmentation des dépenses de taxi ou de location de véhicule.
- Prenez garde aux frais supplémentaires qui viennent alourdir la facture, comme le surclassement ou les suppléments bagages. Ces petites sommes peuvent rapidement s'accumuler.
- Éviter d'adopter une approche universelle. Comme le montrent les données, les tendances en matière de déplacement de dernière minute varient d'un marché et d'un secteur à l'autre. Ce qui fonctionne dans une partie de l'entreprise peut très bien nécessiter un contrôle plus étroit dans une autre. Voici quelques bonnes pratiques à appliquer :
- Demandez à vos collaborateurs d'être prévoyants en septembre et juillet, ces deux mois étant les plus propices aux déplacements de dernière minute.
- Adaptez votre politique de déplacements à chaque région.
- Comparez les tendances entre services et équipes.
