Dématérialisation des notes frais : ce qui a changé

SAP Concur dévoile les résultats du sondage mené par OpinionWay sur la gestion des notes de frais, apporter un éclairage juridique grâce à Me Pascal Seguin, avocat associé du cabinet Taj Deloitte, et présente ExpenseIt, la solution dédiée à la numérisation des justificatifs papiers sur mobile.

La majorité des salariés français sont prêts à réaliser leurs notes de frais de façon digitalisée. Ils sont même totalement enclins à le faire ! C’est ce que révèle le sondage mené avec OpinionWay. Ainsi, parmi les personnes interrogées qui ne disposent pas d’outils de numérisation (plus de la moitié encore aujourd’hui), 83% y seraient favorables, dont 28% très favorables. Leurs motivations ? L’absence de risque de ne pas être remboursé en cas de perte du reçu papier est citée en premier (40%), tandis que les trois autres avantages avancés par 32% des salariés interrogés sont : la simplicité d’utilisation, le gain de temps et le remboursement plus rapide.

L’archivage papier n’est plus obligatoire

Dans leur quotidien, la quasi-totalité (95%) des salariés interrogés a le réflexe de conserver les justificatifs papiers originaux de leurs dépenses professionnelles, comme les tickets de caisse ou les factures. Si, parmi eux, 27% les conservent eux-mêmes, 73% les transmettent au service en charge des notes de frais au sein de leur entreprise – une tendance encore plus forte dans les entreprises de 800 salariés et plus (83%). Une pratique logique dans la mesure où légalement, l’entreprise devait, jusqu’à l’arrêté du 22 mars 2017, fixant les critères de numérisation des factures papier en application de l'article L.102 B du livre des procédures fiscales, présenter un document papier. Désormais, elles pourront les archiver numériquement grâce à des logiciels spécifiques. Cette évolution souligne les inconvénients des notes de frais en papier, notamment leur manque d’efficacité et le risque de perte. En outre, elle met en lumière les coûts d’archivage accrus en particulier pour les tickets de dépense.

Cette annonce procure un vrai bénéfice pour toutes les parties prenantes. Pour les salariés, le processus est simplifié et plus rapide. Du côté des entreprises, plus de frais d’archivage et une simplification de l’audit interne des notes de frais. Quant à l’administration fiscale, cela lui permet d’homogénéiser les contrôles à l’échelle européenne, qui se révèlent ainsi plus rapides, moins coûteux et plus profonds. 

Les solutions SAP Concur en phase avec la dématérialisation

“Chez SAP Concur, nous ne voyons pas ce sujet selon un prisme français, car dans d’autres pays, la problématique est similaire. Ces nouvelles lois ayant un impact dans le monde, nous avons adopté une stratégie globale" détaille Julien Million-Rousseau, Solution Consultant Director chez Concur. La gestion des notes de frais de ses collaborateurs à l’international est une composante clé de cette stratégie, intégrant l’automatisation grâce à des logiciels avancés. Cette approche est particulièrement bénéfique pour les PME, leur permettant de gérer efficacement leurs dépenses à l’échelle mondiale.

Par ailleurs, SAP Concur a annoncé le lancement en France d’ExpenseIt. Cette fonctionnalité, disponible sur l’application mobile, permet de scanner instantanément un ticket et de reconnaître les caractères pour en extraire les informations et ainsi, générer automatiquement une note de frais (voir la vidéo de démonstration). Si les champs sont mal reconnus, la solution fait directement appel à une équipe chargée de rectifier le contenu pour s’assurer de la conformité de la note de frais. Cette fonctionnalité s’inscrit dans la stratégie de Concur : faire gagner un maximum de temps à l’utilisateur et simplifier son expérience.

Un sujet couvert par les deux administrations

En matière de gestion des notes de frais, l’adoption de processus numériques par l'administration fiscale fut un premier pas en avant très important. En 2019, c'est l'URSSAF qui a suivi afin de permettre aux entreprises de pouvoir, enfin, se passer des reçus papier dans la gestion des frais professionnels. C'est donc un changement bienvenu pour travailler de manière plus efficace, et faire en sorte que les notes de frais ne soient plus une contrainte, mais bien un accélérateur de business. 

Que dit la loi exactement ?

Alors que le volet fiscal était déjà traité depuis 2017, à partir du 1er juillet 2019, c'est l'URSSAF qui a confirmé qu'il n'est désormais plus nécessaire de conserver les justificatifs, reçus et autres notes de frais en version papier. Il est possible de les numériser afin de dématérialiser son processus de notes de frais et de gestion des frais professionnels, grâce à l’utilisation de solutions de gestion adaptées. Ce changement, facilité par la mise à jour de la réglementation et de la législation, est rendu possible par l’arrêté du 23 mai 2019, « fixant les modalités de numérisation des pièces et documents établis ou reçus sur support papier en application de l’article L.243-16 du code de la Sécurité Sociale ».

Il faut toutefois être vigilant, car si cette transformation numérique enlève bon nombre de contraintes pour les entreprises et leurs collaborateurs, encore faut-il respecter certaines règles précises :

• Une reproduction à l'identique : la copie doit être conforme à l'original en image et en contenu. Rien ne doit être altéré, retouché ou modifié. Si le fichier doit être compressé pour en réduire son poids, cela doit se faire sans perte d'information.
• Un format unique : tous les documents doivent être numérisés et conservés sous format PDF ou sous format PDF A/3 (ISO 19005-3) dans le but de garantir l'interopérabilité des systèmes et la pérennisation des données. De plus, l’assistance d’un prestataire spécialisé assure l’intégrité des données et la conformité avec les exigences de sécurité.
• Un système de sécurité, de conformité ou d'horodatage correspondant au moins au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile doit être mis en place, intégrant notamment les dates des différentes opérations réalisées.

Un gain de temps, d'argent et d'énergie grâce à la dématérialisation

Dématérialiser ses notes de frais est un changement qui apporte une valeur importante dans toutes les organisations traditionnelles. En effet, ce processus  impose de simplifier tous les processus internes, y compris ceux impliquant les fournisseurs et d’intégrer l’automatisation grâce à des logiciels dédiés. Cette approche contribue à réduire les efforts consacrés à la gestion opérationnelle et au contrôle ainsi qu’à faciliter l'approbation et le consentement final. Par ailleurs, cela permet d’accélérer le temps consacré au remboursement et d’améliorer la productivité de l’ensemble de l’organisation.

Vous pouvez donc oublier les pertes de reçus ou de justificatifs. Dès lors que le salarié reçoit le sien, il est intégré en moins de trente secondes dans l'application de son smartphone. 

Vous pouvez aussi ignorer les anciens formulaires papier, les tableaux indigestes sous Excel ou les approbations qui ne viennent jamais. Tout est simple, fluide, et l'information passe rapidement d'une personne à l'autre. Grâce à la gestion sécurisée des données nourrie à l'intelligence artificielle, les notes de frais ne sont plus un problème : elles sont un avantage concurrentiel qui reflète l'avancement de la transformation digitale d'une organisation. Elles apportent davantage de visibilité sur la trésorerie, tout en simplifiant la vie des collaborateurs. 

Quel outil choisir pour dématérialiser une note de frais ?

Dématérialiser signifie transformer un document papier en fichier numérique. Mais si celui-ci doit encore être imprimé pour être signé à la main dans un dossier, puis renvoyé au service comptable par courrier interne, la démarche n'est guère plus rapide et efficace qu'avec une gestion papier traditionnelle. Le processus pour digitaliser ses notes de frais implique donc d'utiliser les bons outils pour intégrer cette transition vers le numérique  dans une stratégie globale. Ces outils doivent faciliter la collaboration avec les fournisseurs, intégrer l’automatisation des processus et être adaptés aux besoins spécifiques des PME. L’utilisation de logiciels avancés, tels que des solutions de gestion de notes de frais, améliore significativement la productivité. En parallèle, cela accélère la digitalisation au sein de l’entreprise.

Depuis un smartphone

Commençons par le plus simple : vous ne devez pas utiliser n'importe quelle application mobile pour prendre en photo votre reçu de note de frais. En effet, l'application appareil-photo qui est par défaut installée dans tous les smartphones Android et iOS est sans doute parfaite pour un usage quotidien, mais très loin de convenir pour un usage professionnel visant à assurer la conformité de vos lignes de dépenses en format électronique.

En revanche, votre smartphone peut tout à fait être utilisé à condition que vous ayez préalablement installé une solution de gestion  professionnelle de gestion des notes de frais. Il en existe de nombreuses et il est important de s'assurer que les fonctionnalités clés soient bien présentes, comme :

• La reconnaissance de caractère pour transcrire un reçu numérisé en ligne de dépense.
• La capacité de l'intelligence artificielle de garantir la conformité d'une facture numérisée.
• La gestion du workflow de validation interne.
• L'intégration avec n'importe quels outils financiers et comptables.
• L'extension possible du périmètre d'action de l'application, qui doit être capable d'aller de la réservation au remboursement dans un seul environnement.

Bien choisir son application est donc critique, car si le smartphone peut devenir le premier canal de numérisation des notes de frais, il faut aussi penser de manière omnicanale.

Depuis un ordinateur

Il est aussi possible d'utiliser le même logiciel depuis un ordinateur. Cette flexibilité permet alors de numériser ses notes de frais depuis un scanner professionnel ou une imprimante multifonction, par exemple, et d'y appliquer les procédures de sécurité recommandées par la loi. 

Ensuite, il ne reste plus qu'à envoyer le fichier numérisé dans la plateforme en ligne afin d'intégrer une nouvelle ligne de dépense. Là aussi, le logiciel doit être capable de la reconnaître et de l'interpréter pour faciliter le traitement.

Avec cette transition complète vers le numérique des notes de frais, les entreprises franchissent un nouveau pas en matière de transformation digitale. C'est un projet important qui contribue à s'affranchir des anciennes pratiques manuelles, coûteuses, chronophages et consommatrices de ressources pour travailler plus efficacement et plus facilement.

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