Comment unifier la gestion des frais professionnels d'une multinationale comme Rémy Cointreau

Areka Consulting, spécialiste de l’accompagnement sur les projets Travel and Expense depuis 2010, a accompagné la société Rémy Cointreau, présente dans 31 pays avec plus de 1550 collaborateurs soumettant des notes de frais, à implémenter la solution SAP Concur. Bérengère Papini Montagne, Responsable Achats Indirects chez Rémy Cointreau et Pascal Jungfer, président d'Areka Consulting, répondent à nos questions.

Pouvez-vous nous expliquer comment sont gérés les voyages et frais professionnels ? Quelle était votre problématique ?

Bérengère Papini Montagne : On a 20 000 notes de frais et 1 500 utilisateurs, répartis partout dans le monde, dans l’ensemble de nos filiales. Nous n’avons pas forcément d’outil, ou le même outil et il est donc difficile pour nous d’avoir un reporting consolidé de nos expenses. Nous avons souhaité pouvoir mettre en place un outil groupe unique pour pouvoir gérer nos dépenses de notes de frais. L’enjeu est budgétaire, il est de contrôler nos dépenses, et de pouvoir mieux les maîtriser en les connaissant mieux.

De quelle façon avez-vous aidé Rémy Cointreau dans l’appel d’offres ? 

Pascal Jungfer : La collaboration avec Rémy Cointreau a commencé par une phase en amont de cadrage et de diagnostic stratégique, à l’issue duquel un certain nombre de priorités ont été définies, dont la piste d’un outil mondial pour gérer les déplacements et frais professionnels.

Dans cette seconde phase, nous avons accompagné Rémy Cointreau à tous les stades du projet, de la collecte des données jusqu’à la préparation du cahier des charges, lancement de l’appel d’offre, analyse des réponses, négociation avec les fournisseurs.  C’est important pour Rémy Cointreau de se faire accompagner par la société Areka, à la fois en amont pour bien connaître les enjeux, faire un état des lieux complet. Et puis pour le lancement de l’appel d’offres pour sélectionner notre outil, ce qui était d’autant plus important que le périmètre est mondial, ce qui complexifie énormément les enjeux.

Pourquoi avoir choisi SAP Concur pour votre plateforme Travel & Expense ? 

BPM : SAP Concur a fourni une offre qui répondait le mieux à nos besoins. C’est un outil global, qui peut proposer des services qui correspondent le mieux aux besoins exprimés par nos filiales, et qui s’adapte bien aux marchés internationaux, notamment la Chine, qui est un marché important pour nous.

En combien de temps le déploiement se fera-t-il ? 

PJ : Le projet est en cours de déploiement, il a commencé en juin, et durera douze mois pour pouvoir le déployer sur l’ensemble du périmètre international. 

Qu’attendez-vous de la plateforme SAP Concur ? 

BPM : Ce qu’on attend de l’outil, c’est de la performance, qu’il puisse satisfaire les utilisateurs. Il faut qu’il ait un bon taux d’adhésion à la fois sur l’Expense et sur le Travel. D’un point de vue Achat et Financier, c’est d’avoir un reporting consolidé de toutes les données Expense pour pouvoir effectivement connaître nos dépenses, les monitorer et donc mieux maîtriser nos budgets.

Dans ce genre de démarche, pour une entreprise, se faire accompagner par une société de conseil est quelque chose de précieux, à la fois sur la démarche en amont et pour le lancement de l’appel d’offres. Je dirai qu’il est très important pour le client de procéder à un cadrage et un état de lieux avant de commencer le projet, pour bien savoir d’où on part et à quoi on veut arriver.

Pour mieux comprendre la valeur de ces fonctionnalités, observez la solution Concur Expense en action en parcourant la démonstration auto-guidée. Vous verrez comment les solutions SAP Concur simplifient l’intégration avec les principaux sites Web et réinventent les expériences des employés au-delà de leurs attentes, en donnant aux utilisateurs la possibilité de gérer les dépenses et les factures au moyen d’applications mobiles simples qu’ils voudront utiliser.