Comment réduire le budget de mes voyages d’affaires ?

Les frais liés aux déplacements professionnels font partie des postes de dépenses les plus importants pour les entreprises. Afin de les garder sous contrôle, il est donc essentiel de mettre en place des techniques et des bonnes pratiques pour maîtriser le budget. Le but n'est pas de restreindre la liberté de mouvement des collaborateurs, mais de piloter le budget voyage de manière responsable et efficace. Pour y parvenir, nous avons identifié quelques astuces qui pourraient bien vous aider.

Savoir négocier avec ses fournisseurs

Lorsque les entreprises atteignent un certain volume de dépenses, il est utile - voire nécessaire - de négocier avec ses fournisseurs. Le but est d'obtenir les meilleures offres sur des dépenses récurrentes et parfaitement bien identifiées. Cela peut être des déplacements réguliers en train ou en avion, des chambres d'hôtel, des locations de voiture ou le choix d'une marque privilégiée pour faire le plein de carburant. 

La négociation doit bien se préparer en amont afin d'identifier les besoins, les priorités et les leviers sur lesquels le travel manager peut s'appuyer pour organiser la discussion. Pour cela, il doit connaître les attentes et les habitudes des déplacements internes. Un cadre qui se déplace régulièrement en Asie n'aura pas les mêmes contraintes qu'un commercial qui fait le tour de ses clients en province, par exemple. Bien négocier avec ses fournisseurs permet d'obtenir des options et services supplémentaires sans surcoût et de rationaliser les dépenses les plus communes. Une fois la négociation achevée, pensez à la contractualiser et à faire passer l'information à tous vos collaborateurs.

Encourager la collaboration numérique

Parfois, le meilleur moyen d'économiser est tout simplement de ne pas se déplacer. Il existe de très nombreux outils de collaboration permettant d'organiser des rencontres à distance, comme la vidéoconférence, des modules de chat, un partage de documents dans le cloud, la possibilité de signer des documents électroniquement, une audioconférence, un partage d'écran, etc. 
Un déplacement doit apporter une plus-value forte sur le plan humain et certains déplacements sont incontournables. Toutefois, encourager l'innovation et les outils collaboratifs est aussi une bonne pratique économique et écologique qui fait gagner du temps à tout le monde.

Établir des règles

La nature ayant horreur du vide, si l'humain n'est pas encadré, des dérives potentielles peuvent survenir. C'est pourquoi la politique de voyage est indispensable au sein de l'entreprise. Il s'agit d'un document qui cadre les grandes règles liées aux déplacements professionnels, imposant notamment des plafonds sur les dépenses remboursées, des critères dans le choix des hôtels (type de chambre, nombre d'étoiles, etc.), des catégories pour les voitures de location ou encore des budgets par repas pour le restaurant, selon le contexte. Ces règles ont un double avantage : elles évitent les dérapages budgétaires et facilitent la conformité aux lois en vigueur en cas de contrôle de l'URSSAF.
Les règles doivent être justes et s'appliquer à tout le monde. Mieux : elles doivent être contrôlées. Pour ce faire, n'hésitez pas à impliquer les managers opérationnels qui devraient valider les demandes de réservation ainsi que les remboursements demandés pour les notes de frais pour leurs équipes.

Optimiser les processus de validation internes

Le coût des voyages, c'est aussi le temps nécessaire à traiter des questions, des demandes, faire les remboursements et contrôler les notes de frais. S'équiper d'un outil professionnel peut faire une vraie différence. Il existe aujourd'hui des applications professionnelles, accessibles depuis tous les terminaux (smartphone, tablette et ordinateur), qui peuvent enregistrer en temps réel les notes de frais à partir d'une simple photo, gérer les réservations et les validations, optimiser les remboursements et garantir la conformité des notes de frais.

Sur le long terme, vos équipes comptables passeront moins de temps à contrôler, traiter, rembourser et archiver les dépenses de voyages d'affaires. C'est aussi un bon moyen d'avoir une plus grande visibilité sur sa trésorerie avec des KPI personnalisés et des tableaux de bord qui facilitent l'aide à la décision. Vous savez quelles sont les dépenses en cours, d'où viennent-elles et quand seront-elles remboursées.

Gérer le budget des déplacements professionnels peut être un véritable challenge dans certaines entreprises, où les préférences personnelles se sont transformées en normes difficiles à faire changer. C'est pourquoi la réduction du budget doit passer par une triple approche : réglementaire (politique interne à faire évoluer et respecter), technologique (application mobile et collaboration), et humaine (formation et accompagnement du changement). Vous pouvez aussi fixer des objectifs de réductions de dépense et incentiver vos managers sur le respect des règles dans leurs équipes.

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