Comment protéger mes collaborateurs en déplacement ?

Même pour les salariés les mieux organisés et les entreprises les plus diligentes, le risque zéro n'existe pas. Réduire la part de risque dans un déplacement professionnel, y compris les trajets courts ou longs, est un travail que toutes les organisations doivent entreprendre afin d'assumer leur duty of care. Cette expression anglaise pourrait se traduire par « devoir d'attention » ou « devoir de diligence », et impose à toutes les organisations de faire ce qui est en leur pouvoir pour protéger leurs collaborateurs. En effet, lorsqu'un salarié est envoyé en mission à l'extérieur de son entreprise, que ce soit à 5 kilomètres ou à 5 000 kilomètres, celle-ci est responsable de sa sécurité comme s'il était en son sein. Sur le plan légal, c'est l’article L4121-1 du Code du travail qui oblige l'entreprise à prendre « les mesures nécessaires pour assurer la sécurité et protéger la santé physique et mentale des travailleurs ». C'est pourquoi il est important d'être prêt et d'avoir des procédures actualisées en place afin de parer à toutes les éventualités.

Formez vos collaborateurs

Des formations de premiers secours sont régulièrement organisées dans les entreprises. En tant qu'employeur, vous pourriez faire en sorte que chaque collaborateur qui doit partir en déplacement sur certaines destinations, ou qui fait plus de X kilomètres par an doit suivre cette formation obligatoirement. C'est une formation qui peut sauver des vies et qui peut s'utiliser dans de nombreuses circonstances. En amont de l’expatriation ou pour organiser un déplacement professionnel à l’étranger, il est crucial d’inclure des formations spécifiques adaptées à ces contextes internationaux. Il est essentiel de couvrir les aspects des coûts et des transports, assurant ainsi une préparation complète pour les déplacements des collaborateurs. Informer les collaborateurs sur les indemnités de grand déplacement, applicables selon les politiques de l’employeur et les réglementations en vigueur, est également important. 

Pour vos commerciaux qui sont régulièrement sur la route, vous pouvez également organiser des formations en lien avec la sécurité routière afin de les sensibiliser aux risques et aux bonnes pratiques pouvant inclure la conduite en condition difficile (neige, verglas, pluie…), les facteurs de baisse de vigilance, voire quelques notions fondamentales de mécanique en cas de besoin.

Pour les déplacements à l'international, l'entreprise peut aussi fournir des guides pratiques, organiser des formations à l’expatriation, des formations linguistiques, voire des séances de coaching interculturel. Il est également recommandé de fournir un ordre de mission pour chaque déplacement à l’international, définissant clairement les attentes et les responsabilités du collaborateur. Ceci inclut la gestion de son absence et l’utilisation des transports appropriés.

Soyez à leur disposition 24h/24 en cas d'urgence

Chaque collaborateur qui part en déplacement doit pouvoir contacter une personne de l'entreprise en cas de problème, y compris un samedi à 2 heures du matin. Cela peut être une personne d'astreinte, ou plus raisonnablement, un service d'assistance fourni par l’employeur  afin d'intervenir pour tout problème (comme l’accident d’un salarié en déplacement professionnel, un retard d’avion, une maladie, un événement climatiques ou une menace terroriste, entre autres exemples).

Lorsqu'un collaborateur a besoin d'aide, l'information doit être ensuite immédiatement partagée selon le niveau de gravité. Un retard de train peut se traiter localement avec l'assistance, quand un soulèvement dans un pays étranger peut nécessiter de mobiliser toutes les ressources nécessaires pour exfiltrer les collaborateurs concernés dans les meilleurs délais. Il est primordial de clarifier la responsabilité en cas d’accident lors d’un voyage professionnel. Cela inclut la gestion de l’absence du collaborateur, la mise en place de mesures de prévention et la souscription d’assurances adéquates. De telles mesures garantissent que les actions appropriées sont prises tant par l’entreprise que par le collaborateur concerné.

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Évaluez les risques

Le Ministère des Affaires Étrangères français met à la disposition des voyageurs de très nombreux conseils pour tous les pays du monde. Même lorsque le risque semble normal, il est tout de même utile de bien se renseigner, en particulier sur les problématiques liées aux questions climatiques, sanitaires et sécuritaires. Il est essentiel de se familiariser avec les droits et obligations lors des déplacements professionnels, notamment en ce qui concerne les transports utilisés et les responsabilités de l’employeur. Cela assure une compréhension complète des responsabilités et des attentes envers les collaborateurs en voyage.

Pour les voyages dans les zones à risque, il sera indispensable de sécuriser les déplacements des collaborateurs à l’étranger, leur lieu de travail et de vie, et d'organiser des procédures de gestion de crise. Il est aussi recommandé de souscrire des assurances spécifiques, en particulier pour les zones potentiellement dangereuses.

Faites confiance à votre application mobile

Une application de gestion de voyages est très utile pour réserver et valider un déplacement, tout en accélérant et fluidifiant le traitement des demandes et des remboursements. Ces applications peuvent aussi géolocaliser vos salariés et rendre de précieux services en cas de problèmes. Que votre salarié n'ait pas donné signe de vie depuis plusieurs jours, ou qu'il soit dans une situation problématique, l'employeur pourra le localiser afin de lui venir en aide, le cas échéant. L'application peut aussi contenir toutes les informations dont le salarié a besoin, incluant les contacts pour des situations critiques , des cartes pour s'orienter et les informations des services publics locaux. Elle facilite également la gestion de l’absence du salarié et l’organisation des transports. Un aspect important de ces applications est de faciliter la gestion d’une note de frais sans facture, permettant ainsi un suivi efficace des dépenses lors des déplacements professionnels. En outre, la mobilité accrue lors de ces déplacements implique souvent l’utilisation d’un ordinateur personnel ou professionnel. Cela soulève des questions de sécurité importantes, notamment liées aux virus informatiques et à d’autres dommages potentiels. Ainsi, les modalités de gestion spécifiques sont nécessaires. Elles visent à assurer à la fois la productivité des collaborateurs et la protection des données de l’entreprise.

La très grande majorité des déplacements professionnels se passent heureusement bien. Toutefois, il suffit parfois d’une mésaventure  ou d'une situation mal gérée pour que les choses dérapent. Non seulement l'entreprise doit assumer ses responsabilités au regard de la loi, mais en plus, son image et sa notoriété risquent d'être touchées. Avoir les bons processus en place est indispensable afin de protéger ses collaborateurs efficacement, car en dépit de toutes les technologies du monde, il est encore impossible de se passer des déplacements dans le monde professionnel.

Si cet article vous a plu, je vous invite à télécharger notre livre blanc “Comment répondre à vos priorités de la gestion des voyages et satisfaire vos employés ?” et à consulter la page consacrée au devoir de protection.