Comment négocier avec mes fournisseurs voyages ?

Négocier avec des prestataires est le lot quotidien de toutes les entreprises. C'est une façon de créer une relation de confiance sur le long terme, d'avoir les meilleurs produits aux meilleurs prix, de réduire les coûts, tout en ayant davantage de visibilité. Et les partenaires commerciaux dans le secteur du voyage ne font pas exception à la règle. Pourtant, acheter un billet d'avion, une chambre d'hôtel ou une voiture de location nécessite une approche un peu différente. On négocie à la fois un produit, mais également un service et une expérience pour les voyageurs d'affaires. Dans certains cas, le facteur prix peut même s'effacer au profit de la flexibilité ou d'un service d'assistance et de support. Vous pensez qu'il est temps de négocier avec vos acteurs de voyages ? Faisons le point ensemble sur le sujet.

Définir les besoins et les priorités

Avant de contacter vos fournisseurs, il est important de construire un dossier client qui doit être irréprochable. Une négociation, c'est à la fois un équilibre (toutes les parties doivent avoir le sentiment d'avoir gagné quelque chose), mais aussi une course de fond, dans laquelle vous devrez parfois faire des concessions. L’importance de bien comprendre les exigences et priorités de chaque partie est cruciale. C'est la raison pour laquelle il est important de définir C'est la raison pour laquelle il est important de définir vos besoins afin de les prioriser. Quelques exemples :

• Le prix : c'est souvent là où se cristallisent les crispations. Réaliser des économies tout en obtenant un meilleur produit ou service est un but commun. Dans certaines entreprises, le prix peut même dicter la politique interne : on privilégiera ainsi le low cost dans les transports aériens, quitte à ajouter des escales supplémentaires, on limitera les déplacements non impératifs et on réservera les billets longtemps à l'avance afin de profiter des meilleurs prix. Il est donc important de savoir si le facteur prix est une priorité absolue, ou si vous disposez de marges de manœuvre plus importantes selon les besoins.
• Les conditions de paiement : paiement immédiat, en avance, ou à 30 ou 60 jours… ce sont des options qui ont un impact sur votre trésorerie. Vous pouvez aussi payer uniquement par carte bancaire à débit différé, ce qui peut être considéré comme un investissement judicieux, afin de mieux gérer vos dépenses. 
• Le service après-vente et la gestion des incidents : que se passe-t-il si un vol est annulé et qu'un de vos directeurs se retrouve bloqué à l'aéroport de New Delhi sans solution de repli ? Qui contacter en cas de retards ou de problèmes ? Pour certains travel managers, ayant une expertise spécifique dans leur métier, avoir un interlocuteur physique unique est un prérequis au moment de négocier.
• La flexibilité : malgré tous les efforts du monde, un déplacement professionnel n'est jamais gravé dans le marbre. Les besoins peuvent changer en cours de route, nécessitant des décisions importantes comme modifier un horaire, annuler une réservation ou demander un supplément pour des bagages. Si la flexibilité a un prix, elle fait aussi partie des services très appréciés par les collaborateurs en déplacement qui se concentrent ainsi sur leur mission et non sur les détails logistiques.
• Les options supplémentaires : les collaborateurs en déplacement apprécieront sans doute d'avoir une chambre d'hôtel all inclusive avec wifi et petit déjeuner compris, les commerciaux seront peut-être plus à l'aise avec du carburant premium pour une meilleure durabilité de leur véhicule de fonction, les top-managers souhaiteraient sans doute un embarquement prioritaire en avion pour optimiser leur temps, etc. Toutes ces options sont aussi des arguments qui peuvent peser dans la balance, mais pour cela, il faut connaître les normes, les règles et les habitudes internes de voyage. Cette approche est une acquisition stratégique qui favorise l’entente au sein des équipes, tout en restant conscient des concurrents et en répondant aux attentes des responsables des voyages d’affaires.
  

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Être bien préparé

Au moment de rencontrer vos partenaires commerciaux , vous devez maîtriser votre sujet. Pour cela, il faut extraire et connaître tous les chiffres clés : nombre de nuitées, de kilomètres parcourus, de vols, les destinations les plus fréquentes, etc. En plus de cela, comprendre les bonnes pratiques d’une stratégie d’achat est crucial. Cela comprend l’identification des besoins spécifiques de votre entreprise en amont, l’évolution des offres de marché et la construction d’une relation de confiance mutuelle avec vos partenaires. En outre, une partie essentielle de cette préparation est de savoir comment bien choisir sa TMC (Travel Management Company). Faire le bon choix de TMC peut avoir un impact majeur sur la gestion efficace des voyages d’affaires et sur l’optimisation des coûts. Il est donc important de prendre en compte des facteurs tels que l’expertise de la TMC, la qualité de son service client et sa capacité à fournir des solutions personnalisées qui répondent aux exigences spécifiques de votre entreprise. Plus vos demandes seront précises, plus votre prestataire  pourra faire une offre adaptée. De votre côté, vous pouvez apporter des garanties comme une clause de non-concurrence sur des hôtels ou certaines lignes aériennes, sauf en cas d'absence de service.

Certaines négociations peuvent toutefois s'avérer un peu plus rugueuses. Vous pouvez donc faire jouer la concurrence, mais éviter d'abuser de votre pouvoir avec des répliques du type si vous ne faites pas ce que je veux, je vous exclus de notre liste de contractants . Restez courtois et polis, car vous ne savez jamais ce que l'avenir peut vous réserver. 

Border les contrats

Après des heures de négociation, le commercial consent à lâcher du lest : une offre de 20% de réduction sur tous les achats pendant la première année. Fantastique ! Mais ne vous contentez pas d'un accord verbal ou d'un simple email. Toutes les données de la discussion doivent être contractualisées. Cette démarche, faite avec égard pour les intérêts de toutes les parties, est  une précaution nécessaire qui ne remet pas en cause la confiance entre l'acheteur et le vendeur, mais qui protège les deux parties. N'hésitez pas à faire appel à un juriste qui pourra vous aider, en particulier pour tout ce qui concerne les clauses de résiliation.

Faire passer le message en interne

Une fois l’échange aboutit, il faut le faire savoir. Or, dire à un collaborateur de travailler avec telle entreprise plutôt qu'une autre est une démarche compliquée. Même si la politique de voyage interne est actualisée, et même si le message est martelé dans la communication interne, à partir du moment où le salarié n'est pas contraint physiquement, il peut oublier ou ne pas faire attention.
C'est justement là où  une application de gestion de voyage peut faire la différence. Celle-ci accompagne tous les collaborateurs de la réservation au remboursement. Dans le module de réservation ne figureront alors que vos partenaires de voyage  officiels avec lesquels vous avez négocié les meilleures offres. Pour le collaborateur, choisir son hôtel ou un billet d'avion se fait naturellement grâce à un outil optimisé. Par ailleurs, l’intégration de l’open booking est une stratégie de voyage à prendre en considération. En effet, cette approche s’adapte bien à l’évolution des habitudes de voyage et peut contribuer à une réduction des coûts globaux.

Négocier avec ses prestataires de voyage nécessite beaucoup de sang-froid et de stratégie. Pourtant, cela reste une démarche indispensable pour maîtriser son budget, limiter les fraudes et les dépenses non conformes, et obtenir les meilleurs services au bon prix.

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