Fraude et conformité
Comment ne pas avoir ses notes de frais assimilées à du salaire déguisé?
Sur le papier, les notes de frais ont un objectif qui est clairement défini : rembourser toute dépense personnelle faite par un salarié dans le cadre d’un déplacement professionnel approuvé par l'employeur. Ces dépenses peuvent inclure des tickets de transports, des indemnités kilométriques selon un barème établi ou d’autres coûts liés au trajet. Pourtant, comme avec chaque grand principe, il y a des fraudeurs qui tentent de passer entre les mailles du filet pour en tirer un avantage personnel.
Pour les notes de frais, c'est la même chose. Si les outils de gestion de frais professionnels contribuent à réduire grandement les risques de fraude, d'autres risques pèsent sur les épaules des entreprises. L’une des modalités essentielles de contrôle de ces notes de frais inclut la validation des indemnités kilométriques pour les déplacements professionnels. La question du salariat déguisé est sensible et souvent scrutée avec attention par les autorités fiscales lors des contrôles. Pour être sûr de rester du bon côté de la barrière, une piqûre de rappel est toujours utile.
Les notes de frais ne sont pas un complément de salaire
Certaines organisations avec peu de moyens, ou dirigées par des responsables aux pratiques douteuses, peuvent être amenées à utiliser les notes de frais comme un levier de rémunération. Le raisonnement pour la direction semble simple : si le salarié demande, par exemple, 35 000 euros par an en rémunération brute, l'entreprise verse 30 000 en salaire et 5 000 en notes de frais. Ces notes de frais incluent le remboursement des frais réels, y compris pour des dépenses comme l’électricité ou d’autres circonstances spécifiques. Pour le salarié, en théorie, rien ne change : il touche l'argent qu'il demande. Mieux, il ne sera pas imposé sur les 5 000 euros supplémentaires. Pour l'employeur, c'est la même chose, les notes de frais étant exclues des obligations fiscales habituelles. Il fait baisser sa masse salariale au mépris de la loi et des réglementations établies sur les seuils et la contrepartie appropriés. Un point de considération important pour les entreprises est le choix entre les indemnités kilométriques, calculées selon un barème spécifique, et la mise à disposition d’une voiture de fonction pour les déplacements professionnels. Cette décision doit être prise en tenant compte des coûts, des avantages et des implications fiscales.
Il est important de souligner que la fraude aux frais et indemnités kilométriques, souvent liés aux déplacements professionnels, peut constituer une part significative de ces pratiques douteuses. Cela nécessite une vigilance accrue de la part des entreprises notamment dans les modalités de gestion des coûts de ces déplacements.
Ce genre de négociation verbale repose à la fois sur une méconnaissance du droit de la part des salariés, mais également sur l'acceptation d'un accord illicite qui ne sera jamais écrit nulle part, et qui peut faire du salarié un complice en cas de contrôle. Sans compter que la parole donnée n'engage que celui qui y croit. Si les dirigeants changent soudainement d'avis ou décident de se séparer du collaborateur, cet accord peut conduire à une baisse de rémunération en cas de licenciement ou de rupture conventionnelle du contrat de travail. Les indemnités étant calculées sur ce qui a été effectivement déclaré. Et en cas de contestation, c'est bien souvent la parole du salarié fautif et complice contre la parole de l’organisation indécente . En lien avec cela, une compréhension claire des exigences de l’URSSAF en matière de notes de frais, y compris les modalités d’exonération et le calcul des indemnités kilométriques, est nécessaire pour éviter un redressement. Les entreprises doivent veiller à la conformité de leurs pratiques de remboursement pour se protéger contre d’éventuelles sanctions.
Ce genre de pratique constitue donc du salariat déguisé et est sévèrement puni par la loi. Et même si l'entreprise est coupable, la faute revient aussi au salarié qui a accepté le contrat fallacieux et qui a produit de fausses notes de frais pour compenser un salaire global. Dans tous les cas, c'est bien évidemment une pratique à proscrire.
Les notes de frais ne servent pas à récompenser ses salariés
Pour remercier un collaborateur fidèle, engagé et efficace, certains employeurs peuvent considérer d'utiliser le levier des notes de frais comme d'un outil de management et de fidélisation… totalement illégal, bien sûr ! Le principe repose là aussi sur la volonté de flouer les pouvoirs publics en limitant les dépenses. Au lieu de donner une prime ou une augmentation de salaire à un salarié (comprenant donc le versement de cotisations sociales), l'entreprise malhonnête décide de lui accorder un week-end d'agrément personnel qui sera intégralement pris en charge. Le collaborateur profite ainsi de deux ou trois jours tous frais payés dans un bel hôtel qui seront ensuite passés en note de frais en guise de faux voyage professionnel. Par ailleurs, comprendre et appliquer correctement les modalités, notamment le barème, pour calculer les indemnités de note de frais kilométriques est crucial. Pour les entreprises, cela assure une gestion transparente et conforme des déplacements professionnels.
Les notes de frais ne peuvent évidemment pas couvrir ce type de dépense. Pire : en plus de rembourser un voyage de loisir, l'entreprise fait une fausse déclaration en créant un faux déplacement. En cas de contrôle, ce sont, bien sûr, des dépenses qui peuvent avoir de sérieuses conséquences sur l'image et l'activité de l'entreprise. Sans mission professionnelle, un voyage n'est pas un voyage d'affaires, et les dépenses doivent être raisonnables et justifiables. Pas sûr que le massage californien au bord de la piscine et le repas gastronomique plaisent aux autorités du contrôle fiscal !
Pour éviter les abus, il est toujours bon de rappeler quelques règles élémentaires. Pour être considérés comme des voyages professionnels, les déplacements doivent avoir une visée professionnelle. Les notes de frais doivent intégrer les reçus et le déplacement doit également faire l'objet d'une approbation des managers. En complément, il est crucial pour les entreprises de comprendre et de se conformer aux règles relatives aux frais kilométriques et aux indemnités kilométriques pour éviter les fraudes. Une gestion attentive de ces coûts est nécessaire pour assurer la conformité et la transparence.
C'est pour lutter contre la fraude qu'un nombre croissant d'entreprises s'équipent de logiciels professionnels destinés à mieux gérer les dépenses professionnelles. C'est une garantie de conformité qui limite les risques et qui permet de mieux contrôler l'ensemble des dépenses pour éviter tout manquement grave à l'éthique et à la loi.
Etude 2021 : Fraude à la note de frais
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Etude Fraude à la note de frais