Contrôle des coûts de l’entreprise
Comment me faire rembourser mes notes de frais de voiture ?
Pour la plupart des déplacements quotidiens, il est difficile de se passer de sa voiture. Bien sûr, il existe des alternatives comme Uber ou les trajets en train entre les grandes villes, mais beaucoup de déplacements se font encore en voiture individuelle. Parfois, c'est une question de praticité pour rendre visite à un fournisseur par exemple. Parfois, c'est intrinsèquement lié à la fonction, comme les commerciaux itinérants, les délégués pharmaceutiques et autres chefs de secteur, qui n'ont pas d'autres choix que de prendre leur voiture pour faire leur travail. Dans tous les cas, conduire une voiture à des fins professionnelles impacte directement la gestion des notes de frais. Pour en savoir plus, prenons le volant ensemble.
Le barème kilométrique pour la voiture personnelle
Lorsque des collaborateurs se déplacent dans le cadre de leur travail, ils peuvent être amenés
à utiliser leur véhicule personnel. C'est le cas lorsque l'entreprise ne dispose pas de voitures de fonction ou qu'aucune autre solution ne soit disponible au moment où ils en ont besoin. Dans ce contexte, il est essentiel de savoir comment faire une note de frais de manière correcte et conforme aux directives de l’entreprise. Il est important de prendre en compte les indemnités kilométriques et les éventuelles déductions liées aux cotisations sociales dans le calcul de ces frais. Ce qui compte, c'est que l'usage de la voiture personnelle pour une activité professionnelle soit bien encadré dans la politique de l'entreprise. Dans quel cadre l'utiliser ? Que faire en cas d'accident responsable ou non responsable ? Qui peut monter à bord en tant que passager ? Que faire des amendes et des contraventions ? Ce sont autant de questions avec des impacts juridiques qui doivent être anticipées. De plus, pour les déplacements plus lointains nécessitant un voyage en avion, les modalités pour se faire rembourser ses notes de frais d’avion doivent être clairement définies. Il est important de prendre en compte la déduction forfaitaire autorisée par l’URSSAF pour les déplacements professionnels dans ces modalités.
Lorsque l'employeur autorise un collaborateur à utiliser sa voiture personnelle dans un cadre professionnel, l'entreprise se doit de verser une compensation pour les frais de déplacement en guise de remboursement. Ce montant n'est pas fixé au hasard. Il couvre l'ensemble des charges liées à l'utilisation de la voiture, dont l'amortissement, l'assurance, l'entretien, le carburant et l'usure générale. Si les frais kilométriques n'intègrent pas les frais connexes, comme le péage ou le stationnement, ils peuvent être réclamés en plus dans le cadre de la note de frais. En plus de ces considérations, comprendre les directives de l’URSSAF en matière de notes de frais est essentiel pour éviter tout redressement fiscal, en particulier pour ce type de compensation.
L'administration fiscale calcule l’indemnité kilométrique selon deux grands facteurs : la puissance fiscale du véhicule (plafonnée à 7 CV) et la distance parcourue.
| Puissance administrative (en CV) | 3 CV et moins | 4 CV | 5 CV | 6 CV | 7 CV et plus | |||||
| Distance (d) jusqu'à 5 000 km | d x 0,41 | d x 0,493 | d x 0,543 | d x 0,568 | d x 0,595 | |||||
| Distance (d) de 5 001 km à 20 000 km | (d x 0,245) + 824 | (d x 0,277) + 1 082 | (d x 0,305) + 1 188 | (d x 0,32) + 1 244 | (d x 0,337) + 1 288 | |||||
| Distance (d) au-delà de 20 000 km | d x 0,286 | d x 0,332 | d x 0,364 | d x 0,382 | d x 0,401 |
Les autres options pour simplifier la gestion des déplacements
En général, le remboursement des notes de frais de voiture basé sur l’échelle de frais kilométriques est intéressant pour l'entreprise lorsque les déplacements sont ponctuels. En parallèle, il est essentiel de choisir entre un remboursement basé sur les frais réels ou un forfait pour rembourser efficacement les salariés. Toutefois, pour des questions de gestion des risques ou pour limiter le contrôle et le temps de traitement, certains employeurs peuvent choisir d'interdire l'utilisation de la voiture personnelle pour l’activité professionnelle. Cela inclut également la gestion des notes de frais des prestataires, un aspect important pour maintenir une comptabilité claire et précise. En tenant compte des cotisations sociales et de la possibilité de déduction de certaines dépenses liées aux déplacements professionnels, la politique interne doit justifier ces décisions et des alternatives.
La voiture de location
C'est l'alternative la plus simple et la plus facile à mettre en place. En cas de déplacements fréquents, l'entreprise peut conclure un partenariat avec un loueur unique qui peut déposer les voitures sur place et s'occuper de les récupérer ou de conduire les employés avec un système de navette. La gestion du carburant peut aussi être prise en charge par le loueur pour faire gagner du temps aux employés lors de leurs déplacements professionnels. Il est également crucial de savoir comment traiter sa note de frais sans TVA lorsque l’on utilise une voiture de location. Cette démarche peut différer de celle des véhicules personnels et doit être en accord avec les directives de l’URSSAF concernant les indemnités kilométriques.
Dans ce cas, la gestion de la location est gérée à travers une application professionnelle qui permet aux employés de prendre possession de leurs voitures de location. En accord avec la convention collective, l’employeur peut choisir des véhicules ayant un certain nombre de chevaux fiscaux pour optimiser le remboursement des frais kilométriques. Dans le cas où l'entreprise prend directement à sa charge la location via une carte corporate, ou grâce à une entente qui permet au loueur d'envoyer une facture en fin de mois à l'entreprise, les employés n'ont aucune avance à faire. Une assurance couvre aussi tous les employés et protège ainsi l'entreprise, ce qui est particulièrement important dans le cadre d’un titre professionnel. Les seuls frais pourront être ceux liés aux péages, aux stationnements et au carburant.
La voiture de fonction
En cas de déplacements quotidiens, comme pour les commerciaux ou les membres de la direction, la voiture de fonction est une option intéressante. Avec un système de leasing avec ou sans option d'achat, cela n'affecte pas la trésorerie de l'entreprise et simplifie les notes de frais. Selon la convention collective, il est judicieux d’appliquer un barème fiscal spécifique et de considérer la déduction forfaitaire pour le remboursement des frais kilométriques. Dans ce contexte, une interrogation pertinente est de déterminer combien coûte une note de frais associée à l’utilisation d’une voiture de fonction, en particulier en ce qui concerne les dépenses non remboursables liées aux trajets professionnels. Comme pour la voiture de location, les seuls frais qui pourront être remboursés dans le cadre d'une activité professionnelle seront les péages, les stationnements et le carburant. L’employeur peut également envisager l’usage de véhicules électriques afin de bénéficier d’avantages fiscaux et d’un remboursement forfaitaire plus favorable. À noter que certains employeurs autorisent l'usage de la voiture de fonction pendant les vacances et week-end des collaborateurs. Il sera donc nécessaire de bien veiller à distinguer les dépenses qui relèvent de l'usage professionnel (donc remboursables) et de celles qui sont purement personnelles, afin d'éviter les fraudes.
Gérer un parc automobile ou un système de calcul de frais kilométriques peut s'avérer chronophage et fastidieux. L’usage de transports publics comme alternative ou l’attribution d’une allocation forfaitaire pour les transports peut également être envisagé. C'est pourquoi de nombreuses applications mobiles facilitent ce travail pour mieux gérer les réservations et les remboursements afin de fluidifier la plupart des processus internes. Il y aura toujours de notes de frais à traiter, mais le temps à y consacrer sera considérablement réduit.
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