Comment gérer mes notes de frais ?

En matière de notes de frais et de remboursement forfaitaire, il existe autant de systèmes de gestion que d'entreprises. Entre la version papier, le tableur Excel, le fichier PDF et les outils numériques, la différence est importante. Et coûteuse. Car en dépit de leur gratuité apparente, la réalisation de notes de frais sur des outils papier ou des fichiers informatiques prend du temps. Un temps que les salariés pourraient passer à des tâches plus productives. Entre transformation digitale et culture d'entreprise, bienvenue dans le monde pluriel et divers de la gestion des notes de frais.

La version historique : le papier et le stylo

À partir d'un fichier PDF ou d'un document papier photocopié et soigneusement conservé, le salarié doit remplir à la main sa note de frais et y joindre les justificatifs papiers. Si les reçus sont émis en version numérique, il est toujours nécessaire de les imprimer pour les joindre au document. Le tout forme alors une montagne de papiers qui transite de bureau en bureau et de service en service à chaque étape du cycle de vie de la note de frais.

• Avantages : aucun.
• Inconvénients : c'est un processus qui prend du temps en saisie, en transmission et en vérification. Les risques d'erreur sont décuplés. C'est une méthode longue et coûteuse qui est très difficile à archiver, impactant potentiellement les cotisations sociales de l'employeur. Elle a également des répercussions sur les obligations vis-à-vis de l'URSSAF, tout en influençant le bénéfice imposable des salariés. De plus, cela complique la gestion des tickets et la déduction des remboursements des frais professionnels.

La version traditionnelle : le tableur Excel ou le fichier PDF

Le salarié complète un tableur Excel à partir d'un gabarit type, ou un fichier PDF remplissable à l'aide de champs dynamiques. Une fois complété, le fichier est alors enregistré localement sur un ordinateur, puis imprimé. Le salarié n'a plus qu'à y agrafer ses reçus et transmettre le tout à son supérieur.

• Avantages : ce système garde une trace dans l'ordinateur en cas de perte. Les données restent éditables en cas d'oubli ou d'erreur, ce qui peut être utile pour calculer le barème kilométrique et faciliter les déplacements professionnels.
• Inconvénients : en dépit de la composante informatique, les inconvénients sont les mêmes que pour la version papier et stylo. On peut aussi y ajouter l'impossibilité de faire sa note de frais en situation de mobilité, le stockage local qui présente un risque en cas de problème, des risques de doublons et un archivage non normalisé. De plus, il existe des défis pour la gestion du trajet et des transports.

La version avancée : la base de données centralisée

À partir du réseau local de l'entreprise, comme un intranet par exemple, les salariés peuvent compléter un formulaire à l'aide de logiciels et ajouter des pièces jointes en guise de justificatifs. Avant la soumission, ils peuvent également être tenus de fournir une déclaration sur l'honneur attestant de la véracité des informations fournies et de l'éligibilité de leur demande de remboursement. Une fois le formulaire approuvé, le responsable hiérarchique peut valider la note de frais . Celle-ci termine ensuite sa course dans une boîte de réception du service comptabilité. Cette intégration facilite l'utilisation avec le logiciel comptable de l'entreprise, contribuant ainsi à optimiser l'activité professionnelle.

• Avantages : c'est un processus dynamique qui implique un gain de temps. C'est une étape importante en matière de digitalisation des processus internes pour un workflow sur mesure.
• Inconvénients : si l'entreprise se réorganise où se développe, c'est un système qui est difficilement maintenable sur le long terme. Le coût initial est également important, car souvent développé en interne, tout comme les efforts à investir en termes d'optimisation et de mises à jour. L'expérience utilisateur reste perfectible et les fonctionnalités sont limitées et difficilement évolutives.

La version premium : l'application mobile et le cloud

À partir d'un site web ou d'une application mobile, le salarié prend son justificatif en photo Cela génère automatiquement une ligne de dépense dans sa note de frais qui peut être liée à ses déplacements professionnels. En amont du déplacement, les processus de validation, de réservation et de paiement peuvent s'effectuer intégralement en ligne, offrant ainsi à l'employeur une vue globale de son activité. Le salarié sait en temps réel si ses notes de frais sont remboursées grâce à un tableau de bord, contribuant ainsi à minimiser les coûts et à faciliter la gestion des notes de frais, y compris le barème.

• Avantages : l'expérience utilisateur est facilitée pour un maximum d'efficacité. L'utilisation en situation de mobilité est optimisée. C'est un système tout-en-un qui s'intègre dans l'infrastructure technique et financière de l'entreprise. Il offre aux dirigeants une vue globale de l'activité. La plateforme est évolutive et adaptée à tous les usages.
• Inconvénients : nécessite un accompagnement personnalisé pour les utilisateurs qui ne sont pas habitués à la dématérialisation totale des notes de frais.

La gestion des notes de frais est un enjeu important dans toutes les organisations, en particulier lorsqu'il s'agit de gérer les remboursements liés à l'activité professionnelle. Derrière ce système se cache en réalité une optimisation des flux de communication et des processus de travail. Ces derniers peuvent faire gagner beaucoup de temps aux utilisateurs finaux, mais également aux managers en charge des approbations, et des services ayant la responsabilité du traitement des notes de frais.

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