Comment faire apparaître les notes de frais de mes collaborateurs sur leur bulletin de salaire ?

Toutes les entreprises doivent rembourser à leurs collaborateurs les frais qu'ils engagent dans le cadre d'une mission professionnelle, à partir du moment où ces frais sont conformes à la politique de l'entreprise (et donc aux règles de l'URSSAF) et approuvés par celle-ci. Ces remboursements ne peuvent se faire que sous format monétaire. Impossible donc d'utiliser des bons cadeaux ou des Tickets restaurant par exemple. Mais pour qu'un remboursement soit parfaitement conforme, il faut que celui-ci soit formalisé quelque part. Pour les déplacements en véhicule, cela implique souvent l’utilisation d’un barème kilométrique standard défini par l’URSSAF. Et généralement, c'est sur le bulletin de salaire que cela se passe.

6  façons de faire des économies sur les frais et déplacements professionnels

Optimisez la gestion de vos notes de frais et de vos voyages d'affaires

Téléchargez notre Livre Blanc

Au réel ou au forfait : deux philosophies différentes

L’employeur peut indemniser ses collaborateurs selon deux formats différents :

• Le format dit « au réel » : un euro dépensé est un euro remboursé, quel que soit le type de dépense (hébergement, transport, frais de bouche, etc.). La manière de compléter une note de frais de restaurant, par exemple, doit suivre des règles précises: fournir les tickets de caisse détaillés et indiquer le contexte professionnel du repas. Après soumission, ces notes de frais doivent passer par une validation rigoureuse pour s’assurer de leur exactitude avant remboursement.
• Le format dit « au forfait » : une somme forfaitaire est avancée au collaborateur pour assumer ses frais de déplacement. Ce montant est calculé selon un barème particulier pour les dépenses à prévoir (repas au restaurant ou nuit à l'hôtel par exemple). Que le salarié dépense plus ou moins que cette somme ne change rien au versement effectué par l’entreprise.

Pour éviter les erreurs ou les tentatives de fraude, il est essentiel que l’employeur instaure une politique de gestion des dépenses claire et rigoureuse pour ne pas se faire piéger par une fausse note de frais. Cela peut notamment se faire en vérifiant minutieusement l’authenticité des tickets et des justificatifs présentés. À noter qu'il est aussi possible de panacher ces deux versions : certaines dépenses peuvent se faire au forfait, et d'autres, au réel.

Il existe toutefois certaines exceptions concernant le remboursement au forfait. En effet, les gérants minoritaires ou égalitaires de SARL ne peuvent y avoir accès, tout comme les PDG des sociétés anonymes et les présidents et dirigeants des sociétés par actions simplifiée.

L'exonération fiscale du remboursement des notes de frais

Contrairement aux salaires et aux primes diverses qui sont indiqués sur le bulletin de salaire, les remboursements des notes de frais - que ce soit au réel ou au forfait - sont normalement exonérés d'impôts. Pour que ce soit le cas, trois conditions doivent être remplies :

• Les dépenses doivent être liées à une mission professionnelle : impossible pour le salarié de se faire rembourser des dépenses personnelles, même avec l'accord de l'employeur. En cas de contrôle, elles seraient requalifiées en avantage en nature. La vigilance est donc de mise pour prévenir les risques de fraude dans la note de frais, notamment pour les déplacements professionnels. Cela assure que toutes les demandes de remboursement sont légitimes et conformes aux politiques de l’entreprise.
• Les dépenses ne doivent pas faire partie de la déduction forfaitaire de 10% : tous les frais professionnels sont engagés pour un but précis en lien avec une mission professionnelle. Les frais de trajet entre le domicile et le lieu de travail, ou encore à l'achat de vêtements de travail sont généralement considérés comme des dépenses personnelles sauf conditions spécifiques définies par l’entreprise.
• Les dépenses doivent être raisonnables, réelles et justifiées : tous les frais de voyage doivent rester dans un cadre global défini par la politique de notes de frais de l'entreprise. D'autre part, les dépenses exceptionnelles telles qu'un repas gastronomique ou une nuit d'hôtel dans un palace peuvent être considérées comme étant infondées et soumises à un redressement. Enfin, chaque dépense doit disposer d'un justificatif adapté et conforme à la réglementation.

L'intégration des notes de frais sur le bulletin de salaire

Les remboursements des notes de frais perçus par un salarié sont indiqués dans le bulletin de paye reçu chaque mois. Ce processus doit être géré avec précision, respectant les modalités établies par l'entreprise et souvent en accord avec les directives de l'URSSAF. La manière de classer ses notes de frais est cruciale pour assurer une intégration sans faille et une visibilité claire dans le bulletin de salaire. La dématérialisation des bulletins de salaire facilite cette automatisation, permettant une validation plus rapide et réduisant les erreurs de saisie. En effet, les erreurs commises par ses collaborateurs sur leurs notes de frais peuvent entraîner des incohérences qui compliquent la comptabilité. De plus, l'absence de justificatifs adéquats peut affecter la trésorerie de l'entreprise, en particulier les PME où les ressources RH sont souvent limitées. Celui-ci comprend les détails des revenus avec une classification précise. D'un côté, la rémunération habituelle, ou exceptionnelle, versée au salarié est soumise aux charges sociales et indiquée en brut, puis en net, une fois les cotisations et autres déductions opérées.

De l'autre, les sommes perçues à titre de remboursement de note de frais sont indiquées en bas du bulletin de salaire, sous la rémunération. C'est une catégorie qui est bien distincte de la première afin de clarifier les sommes perçues, notamment en cas de contrôle fiscal.

L'interconnexion entre l'outil de gestion des notes de frais et le logiciel comptable ou de traitement des salaires permet de faciliter le travail des services comptables et de ceux des ressources humaines, le cas échéant. Lors de la soumission d'une note de frais, il est impératif que les collaborateurs fournissent tous les justificatifs nécessaires, tels que des factures ou des tickets, pour appuyer leurs demandes de remboursement. Cela inclut également les justificatifs pour les transports publics utilisés lors de déplacements professionnels. Dès que la note de frais est soumise, validée puis traitée, l'information est partagée et intégrée automatiquement dans le bulletin de salaire du collaborateur. Cette modalité de travail évite de multiples manipulations et qui limite fortement les risques d'erreurs, de doublons et d'oublis.

Faire apparaître lisiblement les notes de frais des collaborateurs dans le bulletin de salaire permet de clarifier et de justifier les remboursements transmis. La distinction entre les rémunérations et les remboursements de frais professionnels offre ainsi une meilleure visibilité qui facilite la gestion des comptes personnels pour le salarié. À noter que certains outils sont également capables de notifier le salarié lorsque les dépenses sont remboursées ou seront remboursées. C'est une bonne pratique pour encourager une information claire et transparente qui évite d'attendre son bulletin de salaire pour avoir l'information.

Si cet article vous a plu, je vous invite à télécharger notre eBook : "Comment la conformité protège votre business ?" et à découvrir notre livre blanc “Optimisation de la gestion de vos dépenses : nos conseils pour élaborer une politique de remboursement !”.

Nous vous invitons égalemment à calculer le ROI de la mise en place d'un outil de gestion de notes de frais automatisées.

Gestion des notes de frais

Automatisez et améliorez le processus de gestion des notes de frais

Logiciel note de frais