Comment éviter que mes collaborateurs passent des dépenses personnelles durant leur voyage ?

Quelques euros par ici, une note égarée par là… les dépenses personnelles qui se glissent insidieusement dans les frais professionnels sont le cauchemar du service comptable. Et pour cause, en cas de contrôle fiscal, les conséquences peuvent être importantes. Sans compter que la trésorerie de l'entreprise, qu’il s’agisse d’une grande compagnie ou d’une PME, n'est pas censée payer les dépenses de confort ou de vie des collaborateurs. Un déplacement professionnel doit se faire dans un cadre professionnel avec un but concret et une mission précise. Oui, mais voilà… les fraudeurs et les petits malins sont capables de redoubler d'inventivité pour arrondir leurs fins de mois. Face aux récalcitrants et aux apprentis escrocs, l'entreprise dispose heureusement de bonnes pratiques pour limiter les risques.

Exiger un reçu pour tout remboursement

Parfois, l'entreprise peut être un peu plus souple ou compréhensible selon les cas personnels. C'est une démarche louable, mais qui nécessite une grande vigilance pour ne pas ouvrir la porte à tous les abus. Pour garantir l'ordre et la prévention des dépenses inappropriées, il n'y a souvent qu'une seule règle à appliquer : aucun remboursement n'est possible sans un reçu en bonne et due forme. Les départements comptables doivent s’assurer que chaque reçu doit être soigneusement documenté. Pour les repas au restaurant, les noms des invités doivent être inscrits et toute dépense doit être obligatoirement conforme à la politique interne de l'entreprise, reflétant une gestion rigoureuse des budgets.

Muscler la politique de voyage

La politique interne liée aux frais professionnels est le cadre qui fixe les détails, les limites et les processus des dépenses professionnelles. Elle devient non seulement un instrument de contrôle, mais aussi un guide pour l’efficacité économique en précisant comment optimiser les dépenses lors d’un voyage d’affaires. Une attention particulière au choix des transports peut allier économie et productivité, tout en assurant une application efficiente de cette politique. De plus, une gestion adéquate des imprévus est cruciale. Cela permet aux collaborateurs en déplacements d’être bien préparés face aux situations inattendues, minimisant ainsi les coûts imprévus et contribuant à la réduction de l’empreinte carbone de l’entreprise. En conséquence, ils évitent d’engager des frais supplémentaires non autorisés. Plus celle-ci est détaillée et complète, moins elle laisse place à des interprétations erronées qui pourraient permettre de classer des dépenses personnelles en tant que frais professionnels. Il est recommandé que chaque mise à jour de la politique soit communiquée à tous les employés, et il est toujours utile et pédagogique de faire des rappels annuels, notamment en cas de notes de frais non conformes émanant d'un service en particulier ou de quelques individus.

Limiter ou interdire l'utilisation des véhicules personnels

Le remboursement des frais kilométriques laisse toujours de la place à l'interprétation et peut être considéré comme un avantage en nature. Vos collaborateurs peuvent ainsi ajouter discrètement quelques kilomètres dans un parcours, voire une étape complète dans une tournée commerciale, sans qu'elle n'ait lieu. On peut aussi partir avec le réservoir d'essence volontairement vide afin de faire passer le plein sur les comptes de l’employeur. Pour éviter tous ces déboires et la valorisation incorrecte des avantages en nature, l'entreprise peut décider de limiter ou d'interdire l'utilisation des véhicules personnels pour tous les déplacements professionnels. En plus d’éviter les déclarations excessives, il est essentiel de considérer les moyens de transport à privilégier pour les déplacements professionnels et leur impact écologique. Il est d’ailleurs possible que l’employeur puisse inciter l’utilisation de moyens de transport plus verts. À la place, on peut utiliser des voitures de fonction pour les déplacements fréquents, favoriser les voitures de location pour les déplacements ponctuels, et les taxis ou les services de VTC pour les déplacements courts et locaux.

Impliquer les managers qui valident les notes de frais

En général, un salarié n'envoie pas sa note de frais directement au service en charge du remboursement.  Elle passe au moins par un superviseur qui contrôle et valide la demande de prise en charge. Or, on sait tous que les managers, en tant qu’acteurs clés dans le processus de validation, ont mille choses à faire et sont toujours très occupés… au risque de valider certaines demandes sans réellement les regarder. Il est donc important de responsabiliser ces échelons intermédiaires en charge du contrôle et de la validation. L’intégration de technologies modernes de gestion des dépenses peut aider à attirer l’attention sur les urgences et à structurer le métier de la gestion des frais. Pour cela, il est possible de faire des statistiques pour savoir qui sont ceux qui laissent passer le plus de notes de frais non conformes afin de les former et de les encourager à faire ce travail dans les règles.

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Faire des contrôles aléatoires

C'est une démarche de qualité qui permet de contrôler la licéité des notes de frais avec davantage de certitudes. Pour cela, le service comptable des compagnies peut occasionnellement procéder à des contrôles aléatoires pour vérifier la présence effective d'un collaborateur à un repas d'affaires ou appeler un hôtel pour vérifier une réservation. Dans les situations où une urgence se présente, par exemple lorsqu’une dépense semble anormalement élevée, un contrôle rapide et efficace peut être déclenché. Ce type de contrôle peut également être utilisé dans le cadre des remboursements de frais kilométriques si vos collaborateurs sont autorisés à utiliser leurs voitures personnelles, en contrôlant minutieusement le kilométrage déclaré.

Exiger les justificatifs de transports validés

Rembourser un billet d'avion ou de train sur la présentation d'un reçu, c'est une bonne chose, mais qu'est-ce qui prouve que votre collaborateur a bien utilisé son titre de transport ? Ou ne l'a pas revendu ou fait modifier pour garder l'argent pour lui ? Pour se faire rembourser ses notes de frais d’avion, le collaborateur devra fournir non seulement le reçu, mais également la carte d’embarquement ou une autre preuve d’utilisation réelle du service. Cela permet d’assurer que les fonds alloués par l’employeur sont utilisés pour les déplacements professionnels prévues et évite les remboursements de frais fictifs ou injustifiés. Pour éviter ces situations complexes, vous pouvez exiger de voir les cartes d'embarquement et les billets de train compostés.

Demander des factures détaillées

En général, les grandes chaînes hôtelières font la liste de toutes les dépenses, incluant les repas, les nuitées et les services supplémentaires (wifi, minibar, parking, location de films…). L’examen de ces factures détaillées offre une perspective sur les pratiques responsables des fournisseurs de services. Notamment en ce qui concerne les transports locaux et les options de trajet vers et depuis l’hôtel. Cela est également une opportunité pour promouvoir les voyages d’affaires écologiques, favorisant ainsi des partenariats avec des hôtels qui offrent des options durables. Rien n'empêche un collaborateur de louer un film dans sa chambre lorsqu'il est en déplacement, mais ce n'est pas à l'entreprise de le payer. Pour tout déplacement, il est donc important d'avoir le détail des factures sous peine de non-remboursement ou de contrôle systématique. Si un hôtel ne joue pas le jeu, excluez-le de tout futur déplacement en le précisant dans votre politique interne.

Entre les frais professionnels et les dépenses personnelles, c'est un peu le jeu du chat et de la souris. Connaître les techniques des fraudeurs permet de colmater les fuites éventuelles de trésorerie, mais rien ne remplacera la mise en place d'un outil de gestion des notes de frais centralisé et numérique. Ce type de plateforme met nativement en place de nombreuses barrières pour éviter que des dépenses personnelles ne se retrouvent intégrées à des frais professionnels. En plus de renforcer l’intégrité financière, cette approche contribue également à l’écologie de l’entreprise en réduisant le besoin de papier et en optimisant les processus administratifs. Et en la matière, la machine est incorruptible et inattaquable !

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