Comment choisir votre agence de voyages pour vos déplacements professionnels ?
Choisir une bonne agence de voyages avec laquelle vous pouvez tisser des liens de confiance sur le long terme n'est pas une tâche facile. Pourtant, c'est souvent quelque chose d'indispensable à faire, si vous n'avez pas les ressources internes pour gérer efficacement tous vos voyages professionnels. Organiser un déplacement prend du temps, de l'énergie et beaucoup de ressources. Et c'est là où l'agence de voyages pourrait être bien plus efficiente que vous. Mais encore faut-il trouver la bonne. Pour savoir comment faire, nous avons établi un guide pratique pour ne pas vous tromper.
Définir vos objectifs
Avant de vous précipiter pour contacter les agences de voyages de votre quartier ou celles rencontrées en première page de Google, il est important de connaître exactement vos besoins et vos attentes. Définir un objectif permet de mieux structurer votre recherche, de mettre à plat votre stratégie, et de solliciter les agences avec un plan clair afin qu'elles puissent comprendre exactement ce dont vous avez besoin. Pour cela, il vous faudra répondre à quelques questions clés :
- Fréquence des voyages : est-ce que vos collaborateurs voyagent souvent ? Tous les jours ? Plusieurs fois par semaine ou par mois ? Combien de personnes cela représente-t-il ?
- Destinations : quelles sont les plus courantes ? En France ou à l'international ? Quels sont les moyens de locomotion privilégiés ?
- Typologie des voyages : votre activité privilégie-t-elle les voyages individuels ou les délégations en groupe ?
- Besoins particuliers : est-ce que certains de vos salariés ont des besoins que l'agence devrait prendre en considération ? C'est le cas des personnes à mobilité réduite, non voyantes, ou qui sont allergiques à certains aliments.
- Fournisseurs : avez-vous une liste de fournisseurs à privilégier ou à éviter (compagnies aériennes, hôtels, location de voiture…) ?
- Canal de communication : est-ce important pour vous de parler à une personne de vive voix ou est-ce que vous privilégiez les réservations sur une plateforme en ligne ?
Toutes ces questions - et leurs réponses - constituent une bonne base pour construire un premier cahier des charges qui pourra être transmis aux agences que vous aurez sélectionnées. Il reste maintenant à le compléter avec une liste qui doit être la plus exhaustive possible sur la gestion de vos voyages : vos critères de choix.
Les critères de choix
L'agence de voyages choisie doit être en mesure de travailler main dans la main avec vos services. Pour y parvenir, elle doit connaître votre fonctionnement et les critères qui vous sont importants dans la gestion de vos déplacements professionnels. Si certains sont très génériques, d'autres sont plus précis. Vous pouvez donc vous servir de la liste ci-dessous afin de prioriser ce qui est important pour vous et les intégrer à votre demande.
- Intervention rapide en cas de demande : sous combien de temps une demande doit être traitée en semaine ? Avez-vous besoin d'une agence qui soit aussi disponible le week-end ou sur différents fuseaux horaires ?
- Conseils pratiques et personnalisés pour bien gérer vos déplacements.
- Assistance 24 heures sur 24 et 365 jours par an en cas de problème.
- Possibilité de modifier vos voyages jusqu'à la dernière minute.
- Émission de titres de transport (avion, train, bateau, ferry, etc.), mais également des confirmations pour les locations de voitures ou les réservations d’hôtels.
- Gestion des annulations.
- Intégration complète du parcours voyageur de son départ à son arrivée (vols, taxis, hôtel, réservations annexes…).
- Interlocuteur unique pour votre entreprise : avez-vous besoin d'une seule personne ou êtes-vous à l'aise avec le fait que vos demandes soient traitées de manière plus globale ?
- Est-ce que vous avez besoin d'interlocuteurs parlant une autre langue que le français - en particulier si vous avez des filiales à l'étranger ou si vous organisez fréquemment la visite de personnes en provenance d'autres pays ?
- Gestion de la dimension administrative pour les voyages internationaux : visa, passeport, justificatifs particuliers, etc.
- Demandes personnalisées annexes : rendez-vous médicaux spécialisés avant le départ, forfait téléphonique local, etc.
- Gestion des attentes différenciées (accueil classique pour la plupart des collaborateurs et accueil VIP pour certaines personnes).
- Assurances couvrant tous les risques habituels pour une plus grande sérénité au moment du départ.
Une fois votre short-list établie, vous devriez passer du temps avec les agences pré-sélectionnées afin de les rencontrer, leur poser les bonnes questions et sentir si la collaboration peut être fructueuse. Gérer des voyages n'est pas une simple tâche administrative. C'est un travail où l'humain est au centre de toutes les considérations. Raison de plus pour que votre relation avec votre agence se passe du mieux possible.
Choisir la bonne agence de voyages est une étape importante pour mieux gérer vos déplacements professionnels, mais ce n'est pas la seule. En effet, chaque déplacement génère de nombreuses notes de frais qui peuvent prendre beaucoup de temps à traiter. Pour optimiser vos déplacements de A à Z, un outil de gestion des notes de frais constitue une bonne manière pour travailler mieux et plus efficacement. À garder en mémoire au moment de choisir votre agence !
