Comment centraliser et rationaliser les dépenses de mes collaborateurs ?

Les dépenses professionnelles sont des dépenses normales dans toutes les entreprises. En revanche, leur gestion peut parfois devenir très complexe. Pour remédier à des situations qui génèrent frustration, perte de temps et de productivité pour toutes les parties, il est nécessaire de centraliser l'information. Cela permet d'éviter les doublons, d'avoir une visibilité sur toutes les dépenses en cours et à venir, et de rationaliser les dépenses. La puissance des outils mobiles et l'accessibilité des services cloud représentent des game-changers dans la gestion des dépenses professionnelles. Mais pour bien fonctionner, l'environnement et les habitudes de travail doivent être parfaitement adaptés.

Se doter d'une politique de notes de frais

Il s'agit d'un cadre réglementaire qui explique, précise et documente les grandes règles applicables aux remboursements et à la gestion des notes de frais. C'est un document structurant qui s'applique à tous et qui partage les bonnes pratiques essentielles pour centraliser et rationaliser les dépenses des salariés.

Chaque entreprise devrait ainsi se doter d'une politique de notes de frais. Si la forme est variable, le niveau de détails dépend généralement des contraintes internes et de la taille de l'entreprise.

Les TPE et les PME peuvent rester sur des principes génériques quand les ETI ou les grands groupes ont généralement besoin d'être beaucoup plus précis dans les usages. C'est, par exemple, le cas pour les questions liées aux dépenses annexes comme le Wi-fi dans les hôtels, les pourboires, les frais de roaming pour l'international ou encore le service en chambre.

Une politique de notes de frais efficace permet de limiter les risques de fraude, de non-conformité, et en cas de contrôle de l'administration fiscale, elle impose un cadre qui professionnalise votre approche. Elle normalise votre stratégie et fait de la gestion des notes de frais un levier de performance. Grâce à elle, vous êtes en maîtrise des règles en cours dans votre organisation. Elle évite la dispersion des données et impose un format unique facilitant le reporting, le pilotage de tableaux de bord et la mise en place de KPI cohérents dans votre activité, service ou département.

Mettre à la disposition de ses collaborateurs une carte bancaire professionnelle

Une dépense effectuée avec un moyen de paiement personnel est une ligne en plus sur une note de frais avec toutes les étapes habituelles de validation. C'est aussi une avance d'argent au profit de son employeur qui impose au salarié une rigueur particulière dans la gestion de sa trésorerie.

C'est justement pour gagner du temps et travailler avec davantage de réactivité que les employeurs peuvent mettre à la disposition de certains de leurs collaborateurs une carte corporate. Elle permet de régler toutes les dépenses liées à une obligation professionnelle avec un maximum de transparence. Si elle n'élimine pas complètement le travail de vérification et de rapprochement, elle en diminue fortement les contraintes. Le service comptabilité peut ainsi vérifier l'utilisation qui est faite de chaque carte, mettre à jour, et en temps réel, les plafonds de dépenses, et gérer plus efficacement le budget attribué.

S'il est difficile d'équiper tout le monde d'une carte corporate, il est recommandé de cibler les managers et les collaborateurs qui disposent des plus gros volumes de notes de frais, comme les commerciaux itinérants, les chargés de projets ou les directeurs de service par exemple.

Travailler avec un logiciel de gestion connecté

Il existe encore beaucoup d'entreprises où la gestion des notes de frais se fait à la main ou par l'intermédiaire de multiples tableaux Excel. Pour garantir une parfaite circulation de l'information et une exactitude des données, un logiciel de gestion connecté peut s'intégrer avec un ERP, un logiciel de facturation, de gestion de trésorerie ou un outil de CRM. Le but est de créer un écosystème digital qui viendra limiter les risques d'erreur et facilitera le travail et l'échange de données.

C'est la même chose pour la gestion des dépenses de voyage. Il existe des portails connectés et des applications mobiles qui s'interfacent avec les outils de gestion existants. Grâce à eux, il devient possible d'accélérer le traitement des dépenses, d'optimiser le rythme et la fréquence des remboursements tout en centralisant l'information. C'est une rupture profonde avec les anciennes méthodes qui nécessitaient des ressources humaines nombreuses pour un travail à faible valeur ajoutée.

Connecter son logiciel de gestion avec sa solution de travel management offre également la possibilité de faciliter la facturation des déplacements aux clients lorsque c'est nécessaire, et de mieux superviser certaines dépenses des sous-traitants et divers partenaires.

À l'ère du tout digital, où la donnée est omniprésente et la mobilité une norme, la gestion des dépenses professionnelles doit s'adapter. Cette dernière doit être agile, réactive et efficace pour sécuriser les flux de trésorerie, conserver une bonne visibilité sur les dépenses, centraliser les données pour en faciliter les analyses et créer des rapports pertinents en quelques clics.

Si cet article vous a plu, je vous invite à télécharger notre livre blanc “Guide Gartner des solutions de gestion des frais et déplacements pros” et à découvrir Concur Expense pour la gestion automatisée de vos notes de frais.

Nous vous invitons égalemment à calculer le ROI de la mise en place d'un outil de gestion de notes de frais automatisées.