Comment calculer les frais kilométriques pour la déclaration d'impôts ?

Chaque printemps, à l'approche de la déclaration de revenus, les contribuables ont l'opportunité de maximiser leurs économies fiscales, notamment en matière de frais professionnels. En effet, une déduction forfaitaire de 10 % est automatiquement appliquée sur les revenus pour couvrir les dépenses courantes, y compris les frais de transport. Mais saviez-vous qu’il est parfois plus avantageux de renoncer à cette déduction forfaitaire et de déclarer ses frais réels en utilisant les barèmes kilométriques ?

Ce guide vous explique comment les utiliser pour optimiser votre déclaration d’impôts.

Qu’est-ce que la déduction forfaitaire de 10 % ?

Chaque contribuable salarié bénéficie automatiquement d'une déduction forfaitaire de 10 %, appliquée directement sur ses salaires imposables. Cette déduction est censée couvrir les dépenses courantes, telles que le transport ou la nourriture, et ne nécessite aucune démarche supplémentaire de la part du contribuable. 

Cependant, si vos frais réels dépassent cette déduction forfaitaire, vous pouvez choisir de les déclarer au réel. Dans ce cas, vous pouvez déduire vos dépenses professionnelles réelles, dont les frais kilométriques, en fonction des barèmes publiés chaque année par l'administration fiscale.

Dans quels cas utiliser les barèmes des frais kilométriques ?

Il existe deux cadres pour lesquels il est pertinent de calculer les frais kilométriques : les frais réels et les déplacements professionnels.

Pour les trajets domicile-travail dans le cadre des frais réels : 

• Si le domicile est situé à 40 km ou moins du lieu de travail, on peut déduire la totalité du kilométrage parcouru (soit un maximum de 80 km aller-retour).
• Si le domicile est situé à plus de 40 km du lieu de travail, le kilométrage déductible est limité à 40 km (soit un maximum de 80 km aller-retour). Toutefois, si des circonstances particulières (liées à l'emploi, à des raisons familiales ou sociales) justifient cet éloignement, il est possible de déduire l'intégralité du trajet.

Pour les déplacements professionnels

Les frais kilométriques liés à des déplacements professionnels, autres que le trajet domicile-travail, peuvent également être calculés dans le cadre d'un remboursement de notes de frais. C'est le cas où un salarié utilise sa voiture personnelle pour un déplacement professionnel (rendez-vous avec un client, participation à un événement ou à une formation, etc.). Les salariés peuvent alors utiliser le barème des frais kilométriques qui est mis à jour chaque année par l'administration fiscale. Ce barème simplifie la procédure en prenant en compte plusieurs éléments comme la dépréciation du véhicule, les frais d'entretien, et la consommation de carburant.

Calcul des frais kilométriques

La technologie GPS et l'intelligence artificielle permettent de gagnez en visibilité et en précision sur les frais kilométriques

Logiciel de Calcul des Frais kilométriques

Les barèmes kilométriques applicables

Le barème kilométrique permet de simplifier le calcul des frais de déplacement en tenant compte de plusieurs éléments : la puissance fiscale du véhicule et le nombre de kilomètres parcourus dans l'année. Ce barème inclut plusieurs types de frais comme la dépréciation du véhicule liée à l'usure, les frais de réparation et d'entretien, les dépenses en pneumatiques, la consommation de carburant et les primes d'assurances. Dans le cadre des notes de frais, le salarié peut ensuite se faire rembourser les frais de péage ou de stationnement dépensés pour un motif professionnel.

Chaque année, l'administration fiscale publie un barème spécifique, prenant en compte ces facteurs. Ainsi, selon la puissance de votre véhicule, un montant forfaitaire par kilomètre est appliqué. Ce barème couvre donc l’ensemble des frais liés à l’utilisation du véhicule pour des déplacements professionnels, qu’il s’agisse de trajets domicile-travail ou de déplacements dans le cadre de votre activité. Lorsque rien n'est en place, le salarié doit noter chaque déplacement dans un tableur Excel pour s'assurer de ne rien oublier et indiquer les dates des déplacements, les motifs et les distances parcourues. C'est une tâche qui doit donc se faire rapidement après chaque déplacement, et qui peut conduire à des imprécisions, des oublis, des données mal ajustées ou mal calculées.

Heureusement, si l'employeur souhaite limiter et automatiser les tâches chronophages à faible valeur ajoutée, un outil de gestion des frais professionnels permet de tout calculer automatiquement depuis une application mobile. Ainsi, le salarié en déplacement peut déclencher son application au moment où il part, et le trajet et les kilomètres sont automatiquement enregistrés. Lorsque le déplacement est terminé, la ligne de frais est créée immédiatement et soumise pour validation.

Alors que le montant des barèmes kilométriques avait tendance à évoluer année après année, 2024 s'inscrit dans une forme d'exception avec des montants identiques à ceux de 2023. Rappelons qu'ils avaient été augmentés de 10 % en 2022, puis de 5,4 % en 2023.

Voici les détails des frais kilométriques 2024 pour les véhicules thermiques, à hydrogène et hybrides, où la distance parcourue est symbolisée par la lettre « d ».

Exemple : pour un parcours de 6 000 km avec un véhicule de 5 CV, le montant des frais correspondants est de (6 000 x 0,357) + 1 395 = 3 537 €.

=> Retrouvez tous les barèmes kilométriques applicables dans notre article «Frais kilométriques 2024 : tout savoir sur leur remboursement et les indemnités »

Calculer les frais kilométriques est une démarche courante dans toutes les entreprises. Pour éviter la perte de temps, il est souvent contre-productif d'utiliser des tableurs Excel ou des méthodes internes peu adaptées à la réalité des déplacements. En investissant dans une application professionnelle de gestion des frais professionnels, vos équipes passeront moins de temps à compter les kilomètres parcourus et plus de temps à développer l'activité de votre entreprise et à rencontrer les bonnes personnes.

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