Comment avoir de la visibilité sur toutes les dépenses ?
Entretien croisé avec Emmanuel Vergé et Virginie Brard de chez Concur, paru dans GPO Magazine N°99 daté juin/juillet/août/septembre 2017
Alors même que les dépenses voyages d’affaires représentent souvent le second centre de coûts indirects des PME et ETI, il existe différents leviers permettant de les optimiser.
GPO Magazine : Quelles sont les problématiques des PME et ETI en matière de gestion des voyages d’affaires ?
Virginie Brard : Les PME et ETI comptent dans leurs rangs des entreprises traditionnelles, des filiales de grands groupes internationaux ou des start-up. Toutes ont une réelle volonté d’optimiser les dépenses liées aux déplacements professionnels de leurs collaborateurs, représentant souvent leur second centre de coûts indirects. Pour autant, elles ne comptent que rarement parmi leurs effectifs une personne dédiée à la gestion des voyages d’affaires, généralement prise en charge par les directions achats ou les directions financières. Par ailleurs, si elles ont une visibilité sur les réservations réalisées via leur agence de voyages, ce n’est malheureusement pas le cas de celles réservées hors agence, directement auprès des fournisseurs.Une démarche qui tend pourtant à se développer de plus en plus. Dans ce contexte, le contrôle des dépenses s’avère souvent fastidieux quand il n’est pas inexistant.
Emmanuel Vergé : L’objectif de ces entreprises consiste donc aujourd’hui à mettre en place une politique voyage et à renforcer leur visibilité et leur contrôle sur les dépenses de leur collaborateurs en la matière. Une transparence financière d’autant plus impérieuse pour les entreprises comme les start-up, notamment lorsqu’elles sont en phase de levée de fonds…
GPO Magazine : Que leur préconisez-vous pour identifier en amont ces dépenses ?
E. Vergé : Elles cherchent à cet effet des solutions qui intègrent aussi bien un Self Booking Tool qu’un outil de gestion de notes de frais et un circuit de validation des réservations. Ces outils doivent également répondre aux contraintes des entreprises et de leurs collaborateurs en termes de réactivité, d’agilité et de flexibilité.
V. Brard : Autant de contraintes auxquelles répond Concur Travel&Expense. Au-delà de la gestion de la réservation et des notes de frais, cette solution propose, au travers de son module Request, un circuit de validation des demandes d’engagement de frais. Elle intègre également l’outil TripLink qui capture l’ensemble des dépenses voyages dont celles réalisées directement auprès des fournisseurs. Elle permet ainsi d’activer différents leviers d’optimisation des coûts : pré-validation des réservations, contrôle des dépenses réalisées par et hors de l’agence de voyages, suppression des doublons sur les notes de frais, automatisation des processus, etc.
E. Vergé : Par ailleurs, pour remporter l’adhésion des collaborateurs, cet outil se veut davantage pédagogique que répressif. Il ne s’agit pas de pénaliser les fraudeurs mais davantage de les sensibiliser à la politique voyage de l’entreprise.
GPO Magazine : Quels sont les autres bénéfices d’une telle solution ?
V. Brard : Grâce aux fonctionnalités de reporting, cette solution permet également aux acheteurs d’avoir une visibilité sur l’ensemble des dépenses voyages et ce, en fonction de différentes catégories (hôtellerie, compagnies aériennes…). Ils disposent ainsi d’éléments probants
pour négocier leurs tarifs auprès de leurs prestataires de voyages. Enfin, la solution facilite la récupération de la TVA à l’international.
