Ce que tout Directeur Financier devrait savoir sur les dépenses des employés

Certains services financiers peuvent avoir l’impression que les frais professionnels sont bien gérés. Des rapports sont envoyés au PDG et, vu de loin, tout semble correct, conforme au budget et donc acceptable.

Pourtant, si l’on regarde de plus près la manière dont l’argent est dépensé dans les entreprises, on observe une véritable mutation : les collaborateurs dépensent plus d’argent dans plus de catégories et en utilisant plus de moyens de paiement que par le passé (cartes bancaires, cartes fantômes, chèques, liquide et cartes d’achat). De plus, tous ces modes de paiement sont probablement gérés par plusieurs systèmes qui ne font pas le lien entre les données et ne les partagent pas dans l’entreprise.

Les DAFs doivent interroger leurs équipes : Comment faire face à cette mutation ? Quel est le coût de l’inaction ?

Dans des cas extrêmes, l’activité peut être perturbée. Un redressement fiscal à hauteur de plusieurs millions risque de ternir la réputation de l’entreprise, de nuire à sa santé financière et d’entamer la confiance des actionnaires. D’où un exercice de mobilisation générale coûteux qui révèle que le problème est en partie dû au fait que l’équipe financière n’a ni visibilité ni contrôle sur la manière dont les collaborateurs accèdent à l’argent de l’entreprise, le dépensent et remplissent leurs notes de frais. Les dépenses engagées par les employés sont réparties dans différents postes budgétaires, ce qui les rend difficiles à gérer.

Les autres entreprises, qui estiment qu’il est inutile de changer quoi que ce soit, finissent par être moins rentables. Récemment, Oxford Economics Research a mené une enquête auprès de 1500 directeurs financiers dans le monde. Conclusion : les entreprises les plus rentables sont celles qui sont les plus susceptibles d’utiliser des outils d’analyse, et 82 % de celles dont la marge bénéficiaire croît de plus de 5% trouvent les outils d’analyse des déplacements et frais professionnels extrêmement ou très utiles.

Dans ce cas, que doivent faire les directeurs et autres responsables financiers pour mieux cerner les dépenses dans l’entreprise ? Voici trois questions que les directeurs financiers devraient poser à leurs équipes.

1. Notre solution de Travel & Expense se connecte-t-elle facilement aux autres systèmes financiers via une intégration native ou des connecteurs pré-intégrés permettant d’avoir des données à jour ?

Tirez rapidement parti de la migration du système de gestion financière dans le cloud en revoyant les processus et technologies de gestion des déplacements et frais professionnels. Pour être mieux informé des dépenses des employés et mieux les contrôler, il faut commencer par se pencher sur les frais professionnels et de déplacement actuels.

Un rapport publié par Gartner conseillait aux entreprises de ne pas se cantonner aux systèmes ERP : « n’hésitez pas à acheter une solution de gestion des déplacements et frais professionnels auprès d’un fournisseur différent de celui qui vous a vendu votre système ERP ou de gestion financière. Nombre de fournisseurs de produits de ce type possèdent en effet une solide expérience de l’intégration avec différentes solutions ERP ou de gestion financière. Les outils de gestion des déplacements et frais professionnels sont un bon exemple d’ERP post-moderne.»

2. Facilitons-nous l'application de nos politiques voyages et dépenses par nos collaborateurs ?

Les employés veulent bénéficier au travail des mêmes expériences mobiles que dans leur vie personnelle. Si une entreprise n’offre pas les outils et fonctionnalités qu’ils attendent, et leur impose un processus rébarbatif et inefficace, elle aura du mal à recueillir des données de dépenses précises.

Selon un rapport de Forrester, Les recherches montrent que, lorsque l’expérience des employés (EX) devient un facteur essentiel de réussite de l’entreprise, les entreprises doivent se concentrer sur l’optimisation des processus et des outils qui affectent les activités quotidiennes de l’employé.

3. Avons-nous une bonne visibilité sur les dépenses et réservations hors-circuit ?

Malgré une politique et des procédures très strictes en matière de déplacements, les collaborateurs réservent des voyages sans respecter les consignes de l’entreprise - pour des raisons de commodité, de coût ou d’obligation professionnelle - et sont néanmoins remboursés. Il existe indubitablement un problème de «fuite de données» dans chaque entreprise, d’autant plus que les prestataires de voyages investissent des millions dans des programmes de marketing et de fidélité intelligents qui incitent vos employés à réserver directement auprès de la compagnie aérienne, de l’hôtel et du service de taxis de leur choix. 

Grâce à une nouvelle technologie, les entreprises peuvent détecter cette «fuite» et la rapprocher des dépenses pour s’assurer que les services financiers sont informés.

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