7 conseils pour gérer la productivité et relever de nouveaux défis : distanciation sociale et télétravail

Le travail à domicile était autrefois considéré comme un rêve aujourd'hui devenu réalité. Mais pour ceux d'entre nous qui ne sont pas familiers avec le travail à distance, cela peut créer certaines difficultés lorsqu'il s'agit de concilier productivité et bien-être. Souvent, les plus grands défis associés à cette nouvelle manière de travailler sont les suivants :

• Définir les horaires de travail afin d'éviter tout surmenage,
• Communiquer avec les membres de l'équipe,
• Se sentir engagé et connecté,

Et tandis que nous essayons de réajuster et de gérer rapidement les défis énumérés ci-dessus, nous devons maintenant naviguer dans de nouvelles complexités qui accompagnent la distanciation sociale, comme par exemple :

• Travailler à la maison avec son conjoint, son partenaire ou ses colocataires,
• S'occuper des enfants ou les dispenser l'enseignement pendant les heures de travail,
• Se concentrer sur le travail en période d'incertitude.

Quelle que soit la difficulté, tous ces facteurs peuvent nuire à notre santé émotionnelle et mentale et entraîner une diminution de la productivité. En effet, lorsqu'il faut trouver de nouvelles façons de distraire les enfants qui s'ennuient ou de garder l'esprit dans la sphère professionnelle parce qu'on s'occupe d'autres sujets plus préoccupants, comme la santé, il est difficile de se défaire du travail en se sentant satisfait. Cela est normal. Il est tout à fait logique de se donner du répit pendant cette période.

Réajuster notre perception de ce nouvel environnement peut également nous amener à nous recentrer et à surveiller notre état émotionnel pour nous aider à traverser cette période. Dans l'espoir de nous soulager et de nous guider, nous avons contacté certains de nos télétravailleurs pour leur faire part des conseils suivants. 

7 conseils pour rester productif en période d'incertitude 

1. Fixer les horaires de travail désignés

L'une de nos newsletter préférées, intitulé Thrive Global par Arianna Huffington, parle de l'importance de fixer des horaires de travail désignés pour maintenir la productivité.

"Lorsque vous travaillez à la maison", déclare Christy Cegelski, rédactrice et stratège en marketing pour Thrive Global, "il peut être difficile d'empêcher les tâches personnelles et professionnelles de se mélanger. Il semble parfaitement raisonnable de jeter une brassée de linge entre deux conférences téléphoniques, mais fixer des barrières est le seul moyen de s'assurer que les tâches professionnelles ont la priorité et sont accomplies dans les délais impartis. Il est important de maintenir une séparation entre les heures de travail et la vie de famille".

Fixer des heures de travail précises ne signifie pas toujours travailler régulièrement de neuf à cinq heures. Pour Andrew Walker, consultant senior, c'est probablement le domaine où j'ai ressenti le plus d'impact pendant la pandémie COVID-19. Dans l'Illinois, nous sommes en pleine crise économique depuis fin mars, ce qui signifie que ma femme et mon fils de 15 mois sont maintenant à la maison tous les jours. J'essaie de faire en sorte que mes pauses soient alignées pour donner à ma femme des pauses régulières par rapport au petit".

Marja Moore, directrice de l'analyse de Global Value Enablement, nous fait part de ses propres réflexions sur la manière dont elle planifie son emploi du temps : "Il s'agit plutôt de fixer des heures de travail en dehors des heures de travail. J'essaie de gérer mon temps sur les appareils - que ce soit mon ordinateur portable, mon téléphone ou ma tablette - et de choisir quelques heures de la journée où je me déconnecte de la technologie. Que je lise, écoute de la musique ou fasse de l'exercice, je pense qu'il est important de me déconnecter. En tant que télétravailleur, vous avez tout à portée de main (comme tous les jours), donc rien ne vous empêche de commencer à 4 heures du matin parce que vous ne dormez pas. Il est sain de trouver le temps de s'accorder une pause dans la technologie (et le travail). Laissez-vous recharger et revenez avec volonté et énergie !

Nos conseils : Trouvez des heures de travail qui correspondent à votre propre rythme de travail, puis essayez de suivre cet horaire le plus fidèlement possible afin d'atteindre un certain niveau de stabilité. N'oubliez pas de faire preuve de souplesse et d'indulgence, car d'autres événements peuvent survenir à tout moment. Être conscient de ces défis, de la façon dont ils nous touchent personnellement et de la façon dont nous pouvons adapter notre état d'esprit peut nous aider à réduire le stress et à rester productif.

2. Créer une routine

Pour certaines personnes, être dans un environnement confortable et moins structuré peut être stimulant sur le plan créatif. Lauren Nevanen, responsable de la recherche marketing, par exemple, trouve que si avoir une routine peut être important, on ne peut pas toujours en dépendre. "Qu'il s'agisse des tâches ménagères que vous voulez accomplir, du temps qu'il fait dehors ou de trouver quelque chose à manger pour le déjeuner, chaque jour sera différent. Choisir une ou deux de ces activités qui font partie de votre routine peut vous aider non seulement à accepter la nouveauté, mais aussi à vous habituer aux nouvelles situations. Acceptez ces changements, soyez présent et reconnaissant, et lorsque vous retournerez à votre bureau, accordez-y toute votre attention et votre concentration".

Mais pour d'autres, le fait de ne pas avoir une routine habituelle fait qu'il est difficile de se sentir motivé, ce qui peut entraîner une baisse de la production. Pour Cathy White, directrice de Solutions Consulting, le respect de sa routine est important pour donner le ton de sa journée. "Je commence tôt le matin, mais quand il est 17 heures, je me déconnecte de Skype et je vais me détendre pendant environ 30 minutes (c'est ce que j'appelle mon temps de trajet) avant de commencer le dîner pour la famille. Après 17 heures, je regarde mes e-mails, mais comme c'est mon heure, je décide quels e-mails nécessitent une réponse, et lesquels peuvent attendre jusqu'au matin. L'autre chose que je fais, c'est que je ne retourne jamais à mon ordinateur le soir ou le week-end. Si je ne peux pas répondre à un courriel depuis mon téléphone portable, il doit attendre".

Notre conseil : En fonction de qui vous êtes, et de ce qui fonctionne pour votre propre rythme, notre conseil est d'essayer de créer une routine similaire à celle d'avant. Qu'il s'agisse de se préparer le matin en allant faire un jogging ou de s'habiller, certaines des petites choses que nous faisons chaque jour nous aident à refaire le plein d'énergie et à préparer notre état d'esprit, afin que nous nous sentions motivés pour commencer chaque journée.

3. Établir des règles avec la famille ou les colocataires

L'un des défis les plus difficiles que nous pose la distance sociale, maintenant que nous travaillons tous à la maison, est probablement le fait que nos familles et nos colocataires sont tous à la maison aussi. Autant nous les aimons, autant nous devons fixer des limites pour rester productifs. Il est important d'établir des règles dès le début, comme certaines heures et certains moments de tranquillité pour ne pas nous déranger, afin que chacun puisse rester productif. Ryan Oliver, responsable de la génération de demande, par exemple, a une règle bien connue avec sa femme et ses deux jeunes enfants, qui consiste à se taire et à le laisser tranquille lorsque la porte du "bureau" est fermée.

Les conseils de Thrive Global :

• Communiquez avant votre journée de travail sur les conflits d'horaires potentiels, les appels téléphoniques et les moments propices aux tâches ménagères,
• Trouvez un endroit indépendant et calme pour travailler - même si c'est la salle de bain,
• Communiquer la manière dont chaque personne gère le stress au travail, y compris les moyens positifs d'aider à réconforter et à aider,
• Passez au moins 10 minutes à part pour vous détendre et vous recharger avant de vous retrouver à la fin de chaque journée.

4. Exposer des attentes raisonnables

Une fois que vous aurez commencé à trouver votre propre rythme de travail, vous pourrez évaluer le nombre de projets que vous pouvez prendre en charge et augmenter ou diminuer le volume le cas échéant. Mais il est important de maintenir le dialogue. Frank Lucier, vice-président chargé du développement de la clientèle, offre une bonne perspective : "Il est clair que le travail prend du temps pendant la semaine, tout comme la vie, surtout en ce moment. Il est important de répéter qu'il est normal de prendre du temps pendant les heures de travail pour s'occuper de ses enfants, de ses animaux domestiques, de sa famille, de ses amis ou de soi-même. C'est un message qui doit être répété afin qu'il ne soit pas perdu dans la masse et que les employés se sentent à l'aise et soutenus pendant cette période, parce qu'ils le sont".

Que vous ayez un nombre d'heures fixes dans la journée ou une astreinte, faites savoir à vos collègues comment et quand vous comptez communiquer avec eux. C'est là que le fait de tenir les collègues au courant les aide à se sentir utiles, inclus et investis dans leur bien-être. Misty Duran, responsable de programme et chef d'équipe pour Americas Marketing, nous explique comment elle s'y prend avec son équipe : "J'ai travaillé à la maison pendant de nombreuses années et je n'étais pas trop inquiète lorsque j'ai appris que mes enfants seraient maintenant à la maison avec moi. Il ne m'a pas fallu longtemps pour réaliser que les choses allaient être tout sauf comme avant. J'ai immédiatement pris contact avec mon équipe et j'ai exprimé que j'aurais besoin de beaucoup de souplesse et de grâce. Notre nouvelle norme comprendrait désormais des réunions d'équipe auxquelles assisterait mon fils de 17 mois et, entre les réunions, je devrais consacrer mon temps à aider mes deux aînés à faire leurs devoirs. Mes collègues m'ont beaucoup soutenu. J'ai également trouvé plus de tranquillité d'esprit et de soutien de la part de mes pairs en étant ouverte et vulnérable, en exprimant clairement mes besoins et mes attentes. J'ai appris que même lorsque la vie est désordonnée, c'est à vous de construire une structure qui laisse de la place pour la flexibilité".

Nos conseils : Communiquer suffisamment tôt et régulièrement est la clé. Vérifiez fréquemment avec votre équipe leur charge de travail et leur état de santé mentale. Lorsqu'il s'agit de faire face à la situation, prévoir du temps pour discuter avec les collègues peut vraiment aider les individus à prendre conscience de leurs sentiments, à se responsabiliser quant à la manière dont ils peuvent s'adapter et, à long terme, à rester heureux et productifs.

5. Planifier des Check-in réguliers

Si ce point est similaire au précédent, l'objectif final est un peu différent. Même avec des attentes claires et une bonne communication, les meilleurs plans peuvent mal tourner. Néanmoins, prévoir du temps pour des entretiens réguliers permet d'avoir une conversation naturelle lorsqu'il s'agit d'identifier les obstacles au projet, voire de faire baisser la motivation. Nous savons tous combien c'est difficile, donc plus vite et plus souvent nous nous soutenons mutuellement, plus vite les deux parties peuvent se remettre sur les rails.

Frank recommande d'activer la caméra le plus souvent possible : "Cela peut sembler évident, mais il y a beaucoup de jours avec des agendas complets et il faut prendre le temps de se voir. J'ai passé beaucoup d'appels, même occasionnels, en visio parce que le sentiment de connexion est radicalement différent". Et pendant les moments critiques comme celui-ci, c'est tellement important. "Même un appel de moins de cinq minutes peut m'aider à comprendre comment mes subordonnés directs s'en sortent", déclare Frank.

Andrew nous donne également un autre conseil : "Pour ceux qui travaillent depuis peu à la maison, il se peut que vous ayez été par le passé plus dépendant de vos collègues, donc il faut absolument accorder plus d'attention à la mise en place de chats virtuels et continuer à vous voir pendant cette période".

Nos conseils : N'hésitez pas à nous contacter. La programmation de déjeuners virtuels, d'happy hours ou simplement le temps de bavarder par vidéoconférence peut nous apporter à tous confort et connexion pendant cette période.

6. Prendre des pauses régulières

Plus vous vous perfectionnez, plus vous ignorez les possibilités de contexte et passez à côté de la capacité de vous ressourcer et d'être créatif. Même si vous n'êtes pas dans une position très créative, faire des pauses peut vous aider à mieux aborder la résolution de problèmes et à naviguer dans des conversations difficiles - ce qui est encore plus difficile à faire quand on travaille à distance.

Se lever et bouger peut aussi aider à stimuler d'autres sources d'énergie. Clay Thompson, responsable de la communication pour le marketing mondial des produits et des solutions, affirme : "Lorsque l'on travaille à domicile, il est plus facile de s'asseoir sur le canapé ou dans son bureau à domicile toute la journée sans jamais avoir à marcher très loin pour se rendre à la salle de repos ou aux toilettes, c'est pourquoi j'ai investi dans un bureau debout. Vous n'avez pas besoin d'un bureau électrique sophistiqué - il existe des alternatives abordables qui se posent sur une table. Vous pouvez même utiliser votre comptoir de cuisine. Le but est d'éviter de rester assis toute la journée" 

Se lever pour une demi-heure d'activité légère - comme marcher - correspond à un risque de décès précoce estimé à 17 % inférieur, selon Time. Marja et Katherine Taylor, directrice du marketing événementiel, aiment toutes deux prendre des pauses pour aller jouer dehors avec leurs chiens.

"Ma nouvelle routine est plus axée sur les chiens, mais elle m'aide énormément. J'emmène notre chiot dehors pour jouer deux ou trois fois par jour, selon mon emploi du temps et le temps. Cela m'aide à me vider l'esprit, à éprouver de la joie et à passer du temps avec ma famille", déclare Marja.

Nos conseils : N'oubliez pas de prendre du recul et de vous ressourcer en sortant, en bougeant votre corps ou en programmant des jeux en famille et/ou avec vos animaux domestiques. Tous ces moyens sont excellents pour stimuler d'autres sens qui se sont peut-être endormis pendant la journée de travail.

7. Savoir quand il est temps de se déconnecter : Télétravail et fatigue virtuelle : 5 façons de s'en libérer

Pour certains d'entre nous qui sont en quarantaine seuls, celle-ci pourrait être l'une des plus difficiles. Mais à long terme, le fait de nous fixer des limites en ce qui concerne nos heures de travail peut nous aider à éviter l'épuisement professionnel et à nous concentrer sur ce qui compte vraiment : notre propre bien-être.

Katherine résume parfaitement la situation lorsqu'elle dit : "La principale chose que j'ai trouvée utile est de s'en tenir à des horaires fixes. Je ne commence pas le travail trop tôt et je ne le termine pas trop tard, car ces deux situations peuvent rapidement devenir incontrôlables et entraîner de très longues journées de travail".

Frank, en revanche, nous propose une approche différente lorsqu'il s'agit de terminer la semaine de travail. Et cela a été extrêmement agréable. Frank commente : "Personnellement, je suis un grand fan des appels vidéo en fin de semaine qui n'ont rien à voir avec le travail, si ce n'est le fait que tous les participants à l'appel appartiennent à la même équipe. L'équipe affirme que ce que nous avons fait le vendredi a commencé à devenir la meilleure partie de leur semaine et cela a même fait ressortir un tout nouveau niveau de camaraderie. Cela montre aussi que nous sommes tous dans le même bateau sans même avoir à le mentionner".

Nous sommes tous dans le même bateau - restez connectés, restez en sécurité.

Grâce à un plus grand nombre d'échanges personnels, d'appels vidéo en équipe et à un plan de productivité complet, nous pouvons nous assurer que nous restons tous en sécurité et en bonne santé, tout en apportant une contribution précieuse (même si nous sommes en pyjama). Et même si nous ne maîtrisons pas toujours chaque minute de la journée, l'application de certains des conseils ci-dessus peut vraiment nous aider à créer des repères et des routines qui nous permettent de rester concentrés sur ce qui compte vraiment : notre bien-être physique, mental et émotionnel.