TVA récupérable : guide complet

La gestion de la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) est une mécanique de précision qui est normalement bien gérée par les services comptables. Seulement, il existe tellement d'exceptions et de règles particulières, que ce n'est pas toujours simple de s'y retrouver, en particulier pour les voyages d'affaires. En voulant être trop conservateur et ne pas prendre de risques, on peut passer à côté d'un montant de TVA récupérable important que l'entreprise aurait pu déclarer. À l'inverse, être trop insouciant peut mener à de graves conséquences en cas de contrôle de l'administration fiscale. Pour trouver le bon équilibre, suivez le guide de la TVA récupérable.

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La TVA : retour aux fondamentaux

La TVA est un impôt supporté par le consommateur final qui repose sur les entreprises. En effet, ces dernières sont chargées de collecter la TVA lors d'achat et de vente afin de reverser le surplus à l'État. En général, la très grande majorité des prestations contiennent un taux de TVA qui peut varier selon les produits ou les offres. 

La TVA déductible, c'est celle qui est payée par l'entreprise lors de ses achats. La TVA collectée, c'est celle que l'entreprise facture à ses clients, qui peuvent être des entreprises ou des particuliers. C'est la différence entre les deux qui constitue le montant de TVA à remettre aux services fiscaux (ou qui permet de demander un remboursement dans le cadre d'un crédit de TVA).

Récupérer la TVA sur ses achats est donc une étape importante pour bien gérer sa trésorerie, mais elle ne peut se faire qu'à trois conditions :

• L'achat doit concerner les besoins d’exploitation de l'entreprise. Il est interdit de récupérer de la TVA sur des dépenses personnelles.
• La TVA récupérable (ou déductible) ne doit pas être visée par une mesure d’exclusion prévue par le code général des impôts, comme c'est le cas de certains frais de déplacement.
• L'achat doit être justifié par une facture qui doit comprendre toutes les mentions obligatoires en vigueur, comme l’identification des parties, le détail du produit ou de l'offre, la date, le total hors taxe, le taux et le montant de la TVA, le total TTC, etc.

Comment calculer la TVA récupérable ?

La TVA récupérable est le montant de la taxe sur la valeur ajoutée qu’une organisation assujettie à la TVA peut récupérer. Pour la calculer, il faut faire la différence entre la TVA déductible (celle qui est payée par l'entreprise lorsqu'elle achète des biens et services), et la TVA collectée (celle qui est payée par les clients lorsqu'une facture est émise).

Il existe donc trois options possibles pour l'entreprise :

• La TVA collectée est égale à la TVA déductible : c'est un heureux hasard qui fait qu'il n'y a rien à payer ou à réclamer.
• La TVA collectée est supérieure à la TVA déductible : l'entreprise doit reverser la différence aux services de l'État.
• La TVA collectée est inférieure à la TVA déductible : l'entreprise dispose alors d'un crédit de TVA qu'elle pourra reporter dans ses comptes l'année suivante ou, sous certaines conditions, en demander un remboursement.

Pourquoi récupérer la TVA ?

Pour ne pas faire peser sur votre trésorerie des charges inutiles. En ne récupérant pas la TVA, vous devrez imputer à votre budget des surcoûts de 20% (pour le taux normal). C'est la raison pour laquelle il est important d'être vigilant quant à la manière de gérer votre TVA, car les pouvoirs publics ne vont pas vérifier vos comptes à votre place.

Si vous oubliez de récupérer une partie de la TVA à laquelle vous avez droit, c'est de l'argent en moins dans votre trésorerie. C'est pourquoi, il est important de s'appuyer sur un logiciel métier capable de faire ce travail à votre place et/ou de collaborer avec des comptables et professionnels de la fiscalité qui sauront vous guider.

C'est quoi la TVA non récupérable ?

Il s'agit de la TVA qui est payée par l'entreprise, mais qu'il est impossible de récupérer en raison d'une règle particulière du code des impôts. C'est, par exemple, le cas si une entreprise achète un véhicule de tourisme, paye pour son entretien, mais aussi pour les dépenses de carburants (avec certaines subtilités selon le type de carburant et de véhicule), les transports de personne, et les cadeaux dépassant 73 € par bénéficiaire et par an (montant au 1er janvier 2021). 

Le cas des notes de frais : comment récupérer la TVA ?

En général, la plupart des dépenses liées aux notes de frais sont éligibles à la récupération de la TVA, à l'exception de deux grands postes : le logement et les déplacements. Explications.

Les dépenses de logement

Vos collaborateurs logent dans un hôtel dans le cadre d'un déplacement et vous souhaitez récupérer la TVA dépensée ? Dommage, ce ne sera pas possible. Le code des impôts exclut de la déduction de TVA, les frais de logement des salariés et des dirigeants, quel que soit le motif. Ainsi, toutes les dépenses d'hôtel, même si elles sont dûment justifiées par un déplacement professionnel ne peuvent pas faire l’objet d’une récupération de TVA.

Toutefois, il y a des petites subtilités.

C'est ainsi que la TVA qui s'applique sur les repas pris à l'hôtel (dont les petits-déjeuners) peut être déduite. Pour cela, il est important que le taux et le montant soient clairement mentionnés sur la facture. Même si cela ne représente qu'un petit montant par rapport au coût de la nuit, sur une année de déplacement, passer à côté de cette déduction serait préjudiciable pour vos finances.

Il est également important de noter que les règles de récupération de TVA s’appliquent exclusivement aux dépenses remboursées au réel. Si vous donnez à vos collaborateurs un forfait pour leurs frais de mission, il ne sera pas possible de faire une demande de récupération, même sur les dépenses qui auraient été éligibles avec un remboursement au réel. Ici, ce sont donc les règles de l’URSSAF sur les déplacements qui s’appliqueront.

Les déplacements

Toutes les dépenses liées aux déplacements et aux transports de personnes ne peuvent être éligibles au droit à déduction de la TVA. Train, métro, bus, taxi, avion, bateau, bus… le montant à payer est global et aucune TVA ne peut être récupérée.

Mais là aussi, il y a des détails importants à connaître.

Si les frais de déplacement sont à la charge d'un fournisseur et re-facturés à l’entreprise dans le cadre d'un contrat de prestation, la TVA devient déductible. C'est notamment le cas pour des missions de conseil, où les frais de voyage du consultant sont facturés en parallèle de la mission principale.

Concernant la location des véhicules, la récupération de TVA dépend de l'usage. En effet, il est interdit de récupérer la TVA pour une voiture de tourisme, même si elle est louée pour une mission professionnelle, mais il est en revanche possible de récupérer celle sur la location des véhicules utilitaires.

Concernant le carburant, c'est le même principe. Il existe des particularités selon le type de carburant et le type de véhicule. En effet, pendant longtemps, le gazole a été soumis à une fiscalité allégée, car la TVA pouvait être intégralement récupérée sur des véhicules utilitaires et partiellement sur les véhicules de tourisme. La loi de finances 2017 a prévu un alignement sur 5 années des règles de récupération de la TVA de l’essence sur celles du gazole, afin de ne plus favoriser un carburant reconnu comme davantage polluant.

Toujours concernant les déplacements, il faut aussi comprendre les distinctions entre voitures et véhicules au regard de la TVA :

• Une voiture de tourisme à usage professionnel ne permet pas la récupération de la TVA. Le prix TTC payé par l'entreprise est celui qui sera intégré dans ses comptes.
• Un véhicule utilitaire ou une voiture de société permet la récupération de TVA selon certaines conditions : s'il s'agit de véhicules utilitaires ou de véhicules utilitaires légers, de véhicules industriels, de véhicules particuliers destinés aux auto-écoles ou, aux transports des personnes (taxis, VSL…), et de véhicules particuliers destinés à la location ou à la revente à l’état neuf.

Enfin, il est à noter que les indemnités kilométriques qui sont remboursées aux salariés lorsqu'ils utilisent leur véhicule personnel pour un usage professionnel ne sont pas soumises à la TVA.

Gérer la TVA sur les notes de frais est un défi quotidien pour les entreprises. Pour faciliter ce travail, la plupart des plateformes de gestion des frais professionnels incluent ces spécificités de manière native. Le risque d'erreur est donc fortement réduit et cette pratique contribue aussi à faciliter la gestion et la validation des notes de frais.

Si cet article vous a plu, je vous invite à regarder notre Webinar "Comment rentabiliser sa solution de note de frais avec la récupération de TVA ?” et à lire l'article "TVA déductible : comment fonctionne-t-elle ?".

Nous vous invitons également à calculer le ROI de la mise en place d'un outil de gestion de notes de frais automatisées.

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