Contrôle des coûts de l’entreprise
Quelles techniques pour sensibiliser vos collaborateurs à la fraude ?
Quelques euros par ici et par là, et à la fin de l'année, le montant accumulé peut être substantiel. Cette technique, c'est celle des fraudeurs qui travaillent en toute discrétion afin d'arrondir leurs fins de mois. Que ce soit pour des raisons purement vénales, pour justifier un hypothétique manque de reconnaissance ou une promotion non obtenue, ou tout simplement pour nuire à son employeur, les fraudeurs sont présents dans toutes les entreprises. Une étude montrait d'ailleurs que 17% des notes de frais était frauduleuse pour un montant moyen de 43 euros par personne.
Pour lutter contre la fraude, l'utilisation d'un outil numérique, centralisé, mobile et connecté est une véritable avancée. Mais, il existe également des options complémentaires à ne pas sous-estimer.
Une politique voyage mise à jour
La politique voyage est un document interne qui fait office de loi concernant les déplacements professionnels. Selon les entreprises, la politique peut être très détaillée ou très synthétique, mais en général, elle contient l'ensemble des informations concernant la gestion des notes de frais :
- Comment les faire ?
- Qui doit valider ?
- Quels outils utiliser ?
- Quels sont les contrôles mis en place ?
- Quelles sont les modalités de remboursement ?
- Etc.
Pour sensibiliser vos collaborateurs à la fraude, il est important d'intégrer cette question dans la politique voyage. Elle doit donc détailler les sanctions possibles, les processus internes et les moyens mis en place pour la détecter. Cela inclut la vigilance contre les cyberattaques, l’utilisation de logiciels et de systèmes de sécurisation pour protéger les données des collaborateurs sur leur ordinateur. La prévention des cybercriminels, notamment ceux utilisant des ransomware et d’autres virus, est cruciale.
Des sessions de formation et des études de cas réels
Parfois, la fraude n'est pas toujours un terme bien compris par tous les collaborateurs. Est-ce que le fait d'inviter exceptionnellement son conjoint au restaurant sur le compte de l'entreprise est un problème ? Ou celui de faire le plan d'essence de sa voiture personnelle en même temps que celui de la voiture louée pour un déplacement ?
Pour éviter tout malentendu, il faut mettre en place des garde-fous qui doivent limiter un périmètre clair : ce que les équipes ont le droit de faire et de ne pas faire. La sélection des fournisseurs et du prestataire doit être faite avec soin. Une étape de validation est essentielle pour s’assurer de leur fiabilité et de leur conformité aux politiques de l’entreprise contre la cybercriminalité. Des sessions de formation, basées notamment sur des cas réels (dans l'entreprise ou ailleurs), constituent une bonne méthode pour sensibiliser ses collaborateurs. Ces formations doivent être suivies régulièrement (une fois par an par exemple) et la présence doit être obligatoire. Il est aussi opportun d'intégrer un examen sous la forme de quiz afin de vérifier la compréhension du sujet. Pour que ces sessions de formation soient réussies, le ton et le style du ou des formateurs sont très importants : si elles sont trop administratives et législatives, vous risquez de perdre tout le monde.
Une méthodologie claire pour des contrôles en continu
Pour limiter la fraude, les contrôles doivent être aléatoires, et leur méthodologie doit être claire et partagée. À partir du moment où vos collaborateurs savent que leurs notes de frais sont susceptibles d'être contrôlées, il y a des chances pour que les fraudeurs potentiels calment leurs ardeurs. De votre côté, vous devrez rester vigilant afin de ne pas vous faire piéger par une fausse note de frais. Ceci est particulièrement important dans le contexte d’une PME, où les conséquences financières peuvent être plus significatives. Il est important de les former à reconnaître les signes d’une demande potentiellement frauduleuse. Cela inclut les tentatives de phishing, qui exploitent souvent un sentiment d’urgence pour pousser à l’erreur.
Une méthodologie efficace repose sur deux leviers :
- Une bonne gestion de la donnée : à partir des informations quantitatives de vos notes de frais, il est facile d'en tirer des portraits types, des moyennes et des médianes par personne, service, déplacement, filiale ou business-unit, etc. Chaque dépense avec un décalage statistique significatif par rapport à la norme est donc potentiellement un cas à contrôler. Pour y parvenir, il faut alors disposer des bons outils pour centraliser vos informations.
- Un contrôle permanent et soutenu : votre service comptable peut passer au crible 20% de toutes les notes de frais transmises. Cela veut dire effectuer un contrôle soutenu pour s'assurer de la légitimité et de la véracité des dépenses soumises, en téléphonant aux prestataires, en demandant des relevés bancaires et en croisant d'autres données (emails, calendriers, etc.). Ensuite, selon les résultats de ces contrôles, vous pouvez établir une cote de confiance, comme le ferait un credit manager, selon le type de destinations ou de transports (on peut imaginer, par exemple, que les voyages à l'étranger dans certains pays sont plus propices à un relâchement des règles).
Des sanctions exemplaires
Si un individu commet un acte de fraude au sein de votre organisation, il faut agir de manière exemplaire. En effet, un fraudeur, par sa simple action (que ce soit pour 10 euros ou pour 1 000 euros) ne respecte pas son obligation contractuelle de loyauté envers son employeur. Le licenciement pour faute grave est donc la seule issue.
Si vous parvenez à démontrer l’existence d’une intention de nuire de la part du salarié, le licenciement pour faute lourde est envisageable, vous permettant ainsi de réclamer des dommages et intérêts au titre du préjudice subi. Dans tous les cas, aucune fraude ne doit être excusée, car elle viendrait briser le lien de confiance qui existe entre employeur et employé.
Sensibiliser vos collaborateurs à la fraude est un enjeu important. Sur le plan économique, cela évite des fuites financières pour des remboursements illégitimes. Sur le plan corporate, c'est l'assurance d'une conformité organisationnelle qui est aussi un symbole de bonne gestion. Sur le plan technologique, enfin, la lutte contre la fraude permet d'utiliser des outils élaborés pour faciliter la vie des salariés modèles et de repérer ceux qui tentent de flouer le système.
