Comment me faire rembourser mes notes de frais de train ?

Pour les voyages professionnels en France ou dans les pays limitrophes, il est difficile de se passer du train. La SNCF est donc un acteur important dans la gestion des notes de frais. Lorsqu'un collaborateur effectue un trajet ou part en mission professionnelle en train, cela  s'intègre facilement dans une dépense professionnelle. Toutefois, lorsque les voyages deviennent courants, il existe des solutions techniques afin de simplifier et de faciliter le remboursement des notes de frais de train. Pour tout savoir sur le sujet, suivez le guide.

Voyages en train : la règle générale

Lorsqu'un collaborateur achète un billet de train sur ses fonds propres, il en demande le remboursement à son employeur. Pour ce faire, il doit suivre les procédures internes de remboursement afin de soumettre son justificatif. Pour cela, le billet de train est un justificatif accepté et conforme à la réglementation fiscale en vigueur, car il contient toutes les informations dont le service comptable a besoin. Dans ce contexte, il est important de savoir comment construire sa politique de notes de frais pour assurer une gestion efficace et conforme des dépenses de déplacement. Si la TVA n'est pas détaillée, c'est qu'elle n'est pas déductible. L'entreprise ne pourra donc pas la récupérer dans ses comptes (article 206 du code général des impôts), comme sur les autres frais de transport comme le métro, le bus, l'avion ou le taxi.

En revanche, les choses sont un peu différentes pour les frais de transport payés par les fournisseurs ou prestataires dans le cadre de missions facturées au client. La facture globale peut intégrer des billets de train qui ouvrent droit à la déduction de TVA pour le client. C'est une subtilité importante à garder en mémoire. Dans ce contexte, il est pertinent de se demander qu’est-il possible de faire passer en note de frais. Cette question est cruciale, notamment en termes de frais de transports et d’autres dépenses liées aux missions professionnelles.

La SNCF offre la possibilité aux entreprises de gérer leurs réservations directement depuis un compte professionnel sur son site web. C'est notamment utile pour demander des justificatifs pour les billets électroniques pour lesquels vos collaborateurs ne peuvent pas présenter de billets physiques en format papier. En plus, fournir aux employés un modèle de note de frais adapté peut aider à standardiser la soumission de ces justificatifs, en tenant compte des trajets effectués en transports publics. Il est important de prendre en compte les barèmes kilométriques et les modalités de déplacement établies par l’employeur pour les déplacements professionnels lors de l’élaboration de ce modèle. Ces critères sont essentiels pour une gestion précise et conforme des déplacements.

À noter que les déplacements en train peuvent être le terrain de jeu des fraudeurs. Ces derniers achètent un billet en première classe qui soit remboursable et modifiable. Cette pratique se fait souvent dans le cadre d’une déduction forfaitaire permise par leur entreprise. Ensuite, ils changent ce billet le jour même contre un billet de seconde classe afin de garder la différence de prix pour eux. C'est pourquoi il faut demander le reçu, mais également la confirmation électronique pour un e-billet ou le billet de train composté pour être sûr de rembourser la bonne dépense à la bonne personne.

Le cas des déplacements en train à l'étranger

Si, en France, la TVA est non déductible sur les billets de train ce n'est pas toujours le cas dans le cadre des déplacements internationaux.

Récupérer la TVA à l'étranger peut d'ailleurs s'avérer être complexe. Le remboursement forfaitaire peut être une solution dans certains cas, simplifiant la gestion des cotisations sociales et d’autres dépenses liées à l’activité professionnelle. En outre, comprendre comment gérer une note de frais sans facture est crucial, notamment dans les contextes internationaux où la documentation standard peut manquer. Pourtant, on estime que les entreprises pourraient réduire les frais de voyages d'environ 5% en moyenne si elles le faisaient. Le problème, c'est que la TVA est très diverse, change d'un pays à l'autre, et même si l'Union Européenne tente de simplifier les choses, le processus est chronophage en dehors de ses frontières.

Ainsi, prendre  le train avec la Deutsche Bahn en Allemagne ouvre la voie à une récupération  de la MWST, un aspect important du déplacement professionnel. Cependant, des restrictions s'imposent en Grande-Bretagne et que la TVH n'est pas récupérable au Canada, entre autres exemples. Si le volume de trajets internationaux est important, surtout ceux liés à des missions professionnelles où les indemnités kilométriques et les allocations forfaitaires peuvent s’appliquer. Il peut être utile de contacter un cabinet de conseil expert sur les questions de TVA qui pourra vous conseiller efficacement, en tenant compte de la résidence du collaborateur et des modalités prévues pour chaque année civile.

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Le processus de remboursement des billets de train

C'est une tâche qui fonctionne comme n'importe quelle dépense. Selon l'organisation de votre entreprise et si elle dotée - ou non - d'un outil centralisé, le remboursement des frais générés par le train peut être rapide comme le TGV ou aller à la vitesse d'un TER coincé derrière un RER en région parisienne ! D’ailleurs, comprendre comment faire une note de frais est essentiel dans ce processus, surtout lorsqu’il s’agit de déplacements professionnels. Il est important de tenir compte des barèmes établis pour les transports et de respecter les modalités fixées par l’employeur.

Si votre volume de déplacement en train est conséquent, l'adoption d'une application mobile de gestion de voyage est une option à considérer. En particulier parce que celle-ci peut s'intégrer pleinement avec la plateforme de réservation de la SNCF.

Plus besoin de courir partout pour rechercher les justificatifs, puisque l'information est centralisée et partagée. Cela facilite également la manière de gérer ses notes de frais, rendant le processus plus transparent et efficace. L’adoption d’un barème kilométrique pour le remboursement des trajets et la gestion simplifiée des cotisations sociales liées aux déplacements professionnels sont des atouts supplémentaires. Vos collaborateurs peuvent ainsi réserver un billet depuis leur application et tout le processus est complètement dématérialisé et automatisé. Si vous avez une carte bancaire corporate incluse, ils n'ont même pas à avancer l'argent pour leurs tickets, ce qui vient aussi retirer la pression des épaules de votre service comptable.

Les notes de frais de train, et plus globalement les frais de déplacement, incluant l’indemnité kilométrique, sont régulièrement scrutées par l'URSSAF en cas de contrôle. C'est pourquoi la régularité des notes de frais doit être une priorité, afin de ne laisser aucune zone d'ombre ou de note de frais en suspens. Avec une application métier spécialement consacrée aux déplacements professionnels, vous avez la garantie d'avoir un maximum de visibilité et de conformité sur les dépenses pour vos trajets en train… et pour tous les autres moyens de transport. En outre, l’employeur doit savoir comment protéger ses collaborateurs en déplacement, en assurant leur sécurité et leur bien-être tout au long de leur voyage.

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