Comment former mes collaborateurs à ma politique de voyage ?

Avoir une politique de voyage est indispensable dans une entreprise à partir du moment où le nombre de collaborateurs en déplacement dépasse les moyens et les ressources mis en place pour gérer chaque voyage d'affaire de manière individuelle. En général, dans les petites structures, le bon sens prévaut et le contrôle interne se fait à minima. En cas de problème, l'échange se fait directement avec le salarié. Toutefois, ce n'est plus possible lorsque l'organisation se développe. Or, avoir une politique de voyage est une bonne chose, mais encore faut-il le faire savoir. Personne n'a envie de s'entendre répéter « je ne savais pas » en cas de problème, n'est-ce pas ?

Présenter la politique à tous les collaborateurs

Si elle était inexistante ou si elle subit d'importantes modifications, elle doit être présentée lors d'une réunion du personnel par exemple. Elle peut ensuite être partagée par email ou mise à disposition sur une plateforme interne. Le fait de la présenter en face à face souligne l'importance que le management accorde à celle-ci. Les salariés peuvent ainsi poser des questions et s'impliquer plus facilement. C'est à la fois une phase de découverte et d'acceptation.

Cette réunion de présentation ne vise pas à former les collaborateurs, mais bien à présenter les grandes règles qui encadrent la politique, ainsi que les raisons qui ont poussé la direction à la mettre en place. Cela peut être des recommandations à la suite d'un audit indépendant, d'un contrôle fiscal, de situations problématiques internes, ou de dérapages budgétaires et/ou comportementaux lors de voyages passés.

Organiser des sessions de formation régulièrement

En petit groupe, les sessions de formation sur la politique de voyage permettent de rentrer dans les détails. C'est l'étape de l'appropriation. À partir de situations réelles et des cas adaptés à la vie de l'entreprise, on peut repasser à travers les grands processus, et, le cas échéant, les nouveaux outils qui sont mis en place. Il est évident que ces formations concernent en premier lieu les collaborateurs en déplacement ainsi que les équipes en charge du traitement des notes de frais, des assistants au service comptable, en passant par les managers qui sont impliqués dans le cycle d'approbation.

De nouvelles sessions de formation peuvent s'organiser en cas d'évolution majeure de la politique ou de l'outil, ou bien en cas de problèmes récurrents à résoudre.

L'intégrer dans le processus d'onbofairearding

Pour les nouveaux arrivants, la politique de voyage doit partie de la présentation du package global, y compris si le poste n'est pas sujet aux voyages fréquents. Cela fait partie de la culture de l'entreprise. Les premières journées dans un nouveau poste sont souvent riches en information. Un document récapitulatif numérique ou papier sous la forme d'une fiche produit pratique est un bon support de communication à distribuer.

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La distribuer aux collaborateurs

Dans certains cas, il peut être nécessaire d'aller encore plus loin dans l'implication des collaborateurs, en particulier si l'entreprise a déjà subi un contrôle de l'URSSAF. Afin de garantir un haut niveau de conformité, il peut être nécessaire de faire signer physiquement ou numériquement chaque salarié, comme on le ferait avec un contrat de travail. C'est un signe d'engagement fort qui est symbolique, mais qui intègre la politique de voyage comme un document administratif fondateur qui régit et organise les déplacements professionnels.

La rendre disponible

La politique de voyage ne doit pas être cachée dans le recoin d'un sous-dossier sur le réseau interne. Elle doit être accessible, disponible et compréhensible. Elle peut aussi faire l'objet d'une section ou d'une page sur le site intranet en reprenant les grands points les plus importants. Une sorte de tutoriel qui valorise l'expérience des salariés sur ce sujet délicat. On peut ainsi imaginer une plateforme de selfcare ou une FAQ détaillée qui passerait à travers tous les grands cas d'usage afin de répondre aux sujets techniques, comme aux questions généralistes.

Vérifier les acquis

C'est le meilleur moyen de s'assurer que le message est bien passé. Un quiz d'une dizaine de questions avec plusieurs niveaux de difficulté peut ainsi mesurer la bonne compréhension de la politique de voyage. Pour éviter d'être trop scolaire ou infantilisant, il est recommandé d'intégrer ce test dans un storytelling adapté avec un concours interne et des prix à gagner par exemple.

Responsabiliser ses employés fait partie du travail inhérent à la professionnalisation de la gestion des notes de frais. Un travail qui implique tant les ressources humaines que la communication, la comptabilité et les services informatiques, notamment en cas de changement ou de déploiement d'un nouvel outil.