Frais de déplacement
Comment faire une attestation sur l'honneur d'une note de frais ?
Qui dit note de frais dit forcément justificatif pour procéder au remboursement. Néanmoins, si cette règle de base est généralement bien intégrée par les salariés en déplacement, il existe des situations où le justificatif est introuvable, perdu, oublié, ou n'a tout simplement jamais été émis. Cette situation est souvent problématique, car les notes de frais non justifiées sont l’une des principales sources de redressement de l’URSSAF. La solution dépend donc souvent de la politique interne de l'entreprise. Dans ces déclarations, le prénom du salarié doit être clairement indiqué.
Lors de cas exceptionnels, expliqués et pour des montants faibles, il est parfois autorisé de faire une déclaration formelle. Une solution qui doit être utilisée avec parcimonie et être bien documentée pour limiter les risques et ne pas éveiller les soupçons d’irrégularités. Cette documentation peut inclure le recours à des allocations forfaitaires ou un remboursement forfaitaire basé sur le barème kilométrique.
Comment gérer les notes de frais sans justificatif ?
Les notes de frais doivent être présentées avec des pièces justificatives, telles que des tickets ou des preuves de trajet, pour être remboursées. Le manquement à cette obligation entraîne une situation crispante pour la direction administrative et financière, car elle peut entraîner des conséquences réglementaires. Les dirigeants doivent également veiller à ce que les notes de frais ne soient pas assimilées à du salaire déguisé afin d'éviter d’autres complications légales. Il est aussi important de définir les justificatifs que les collaborateurs doivent fournir pour leurs notes de frais, en particulier pour les dépenses liées à l’activité professionnelle. Cette définition inclut le barème des indemnités kilométriques pour les trajets professionnels afin d’assurer une gestion transparente et conforme. Avant d'autoriser une déclaration formelle comme justificatif d'une note de frais, le DAF va donc d'abord chercher à épuiser tous les autres recours comme :
- Contacter le fournisseur (hôtel, restaurant, etc.) pour demander une copie de la pièce justificative oubliée ou perdue.
- Contacter le service client de l'automate qui n'aurait pas délivré de reçu (parking, péage, essence…).
- Pointer les dépenses sur le relevé de compte de l'entreprise dans le cas d'une dépense avec une carte bancaire professionnelle.
- S'appuyer sur une copie du relevé bancaire personnel au cas où le salarié aurait utilisé sa carte bancaire pour payer les frais engagés dans l’exercice de ses fonctions.
Pourquoi utiliser une attestation sur l'honneur pour une note de frais non justifiée ?
En dernier recours, une confirmation écrite permet de rembourser le salarié malgré un justificatif inexistant. Tout comme une facture, une déclaration formelle d’une note de frais possède une valeur juridique. Dans le processus de validation, il est essentiel de prendre en compte les indemnités kilométriques et les cotisations sociales associées en s’appuyant sur des tickets et d’autres justificatifs pertinents. Il est nécessaire de se tenir informé sur la loi concernant la dématérialisation de note de frais pour comprendre les obligations et les meilleures pratiques de ce domaine. Pour lui donner encore plus de poids, il est d'ailleurs conseillé de lui joindre une copie du relevé bancaire sur lequel apparaît la dépense. Cela facilitera le travail du comptable qui pourra documenter le cas et mettre à jour les remboursements non justifiés. Le DAF pourra ainsi avoir une vision globale sur le nombre de remboursements non justifiés par service, personne ou période afin d'identifier d'éventuelles personnes qui abuseraient du système (et qui pourrait aussi déclencher des soupçons de redressement fiscal ).
Si les managers et le comptable acceptent de rembourser une note de frais sans justificatif, le salarié devra donc produire une attestation écrite. Il s'agit d'une lettre manuscrite ou imprimée qui comprend notamment :
- L'identité, les coordonnées et la fonction du salarié.
- Le cadre du déplacement professionnel.
- Les détails des dépenses (montant, date et lieu, fournisseur ou prestataire qui a facturé la dépense, y compris les frais de transports).
- La signature du salarié
Ce document permettra ainsi au comptable d'enregistrer la dépense et de procéder au remboursement du salarié. Toutefois, il est important de noter que l'entreprise ne pourra pas déduire la TVA en raison de l’absence de justificatif et devra considérer une indemnisation forfaitaire si applicable.
Comment faire une attestation sur l'honneur d'une note de frais ?
Avant d'arriver entre les mains du comptable ou du DAF, une note de frais sans justificatif doit passer à travers des validations internes par les managers. Or, selon les cas, les relations interpersonnelles, les montants et le contexte, certains managers peuvent être plus ou moins rigoureux. C'est pour apporter un cadre et une structure à votre workflow qu'il est donc indispensable de parler de ce sujet dans votre politique interne.
Pour faciliter la gestion des reçus inexistants, votre politique interne peut stipuler des cas d'usages précis, comme :
- demander une attestation écrite pour valider des dépenses lorsque le justificatif original est manquant ;
- limiter X remboursements non justifiés par an et par salarié ;
- imposer un plafond pour les notes de frais sans justificatif (par exemple 50 euros) ;
- imposer une preuve de dépense comme un relevé de compte ;
- inclure le calcul des frais kilométrique 2023 pour les déplacements dans le cadre de l’activité professionnelle en appliquant un barème forfaitaire ;
- refuser tout remboursement pour des dépenses non justifiées qui auraient été faites en liquide ;
- créer un modèle déclaration écrite pour garder la même structure et en garantir la conformité en cas de contrôle.
Les déclarations écrites ne constituent pas une solution miracle pour les notes de frais sans justificatif. Il s'agit uniquement d'une solution de derniers recours à utiliser avec parcimonie. La politique doit également clarifier les critères de déduction des notes de frais, en lien avec votre comptable et votre direction administrative et financière, vous pourrez les limiter au maximum. Cela peut même constituer un indicateur clé de performance (notes de frais injustifiées par rapport aux notes de frais totales) en tentant de se rapprocher le plus possible de 0%.
